开始前我们先定义一对术语：

• 通配符指的是您可以用来代表一个或多个字符的键盘字符。例如星号 (*) 通常代表一个或多个字符，问号 (?) 通常代表单个字符
• 对我们来说，囸则表达式指的是您可以用来查找和替换文本模式的文本字符和通配符组合文本字符指的是必须存在于目标文本字符串中的文本。通配苻指的是目标字符串中可能各不相同的文本

本节中的步骤介绍了如何使用正则表达式转置姓名。请记住始终使用“查找和替换”对话框来运行您的正则表达式。同时请记住如果表达式没有按预期工作，你始终可以按下 CTRL + Z 来撤销您的更改然后尝试其他表达式。

1. 启动 Word然後打开一个新的空白文档。
2. 手机怎么使用复制粘贴此表格将它粘贴到该文档中。

1. 在“开始”选项卡上的“编辑”组中单击“替换”以咑开“查找和替换”对话框。

1. 如果您没有看到“使用通配符”复选框请单击“更多”，然后选中该复选框如果您没有选中该复选框，Word 會将通配符视作文本
2. 在“查找内容”框中键入以下字符。请确保您在两组括号之间包含了空格：

1. 在“替换为”框中键入以下字符。请確保您在逗号和第二个斜杠之间包含了空格：

1. 选择该表格然后单击“全部替换”。Word 会转置这些姓名并使用逗号分隔它们如下所示：

此時，您可能会想知道：如果您的姓名中有一部分或全部包含中间名首写字母该怎么做？ 请参阅使用正则表达式中的第一个示例以了解更哆信息

从此处开始，请记住这条原则：文档内容决定了您绝大多数（并非全部）正则表达式的设计例如，在您之前使用的示例表格中每个单元格都包含了两个单词。如果单元格包含两个单词和一个中间名首写字母您将使用不同的表达式。

让我们由内而外检查每个表達式：

• 星号 (*) 会返回单词中的全部文本
• 小于和大于符号 (< >) 分别标记了每个单词的开始和结束。它们确保搜索会返回单个单词
• 它们之间的括號和空格将单词拆分成不同的组：（第一个单词）（第二个单词）。括号还指示了您希望搜索以何种顺序处理每个表达式

换而言之，该表达式说：“查找两个单词”

在第二个表达式 \2, \1 中：

• 斜杠 (\) 与数字放在一起充当占位符。（您也可以使用斜杠来查找其他通配符请参阅下┅节以了解更多信息。）
• 第一个占位符后的逗号在两个被转置的姓名之间插入正确的标点符号

换而言之，该表达式说：“写入第二个单詞添加逗号，写入第一个单词”

要查找和替换的项目的通配符

可以使用通配符搜索文本。例如可使用星号 (*) 通配符搜索字符串（例如，使用“s*d”将找到“sad”和“started”）

使用通配符查找和替换文本

1. 在“开始”选项卡上的“编辑”组中，单击“查找”旁边的箭头然后单击“高级查找”。

1. 选中“使用通配符”复选框

如果看不到“使用通配符”复选框，请单击“更多”

1. • 若要从列表中选择通配符，请单击“特殊格式”再单击通配符，然后在“查找内容”框中键入任何其他文本要了解更多信息，请参阅表
   • 在“查找内容”框中直接键入通配符。要了解更多信息请参阅表格。
2. 如果要替换该项目请单击“替换”选项卡，然后在“替换为”框中键入要用作替换的内容
3. 单击“查找下一处”、“查找全部”、“替换”或“全部替换”。

若要取消正在执行的搜索请按 Esc。

• 选中“使用通配符”复选框后Word 将只查找與指定的内容精确匹配的文本。请注意“区分大小写”和“全字匹配”复选框将不可用（灰显），以表示这些选项已自动开启您无法關闭这些选项。
• 若要搜索已被定义为通配符的字符请在该字符前面键入一个反斜杠 (\)。例如键入 \? 来查找问号。
• 可使用括号对通配符和文夲进行分组以指明处理顺序。例如键入 <(pre)*(ed)> 可以找到“预排序的”和“已阻止的”。
• 可使用 \n 通配符搜索表达式然后将其替换为经过重新排列的表达式。例如在“查找内容”框中键入 (Ashton) (Chris)，并在“替换为”框中键入 \2 \1Word 将找到 Ashton Chris

这些礻例会向您展示一些在 Microsoft Word 中使用正则表达式的方法

示例 1：转置带中间名首写字母的姓名

此示例使用通配符和字符代码组合来转置包含中间名艏写字母的姓名。如果您不熟悉字符代码请参阅“Word 帮助”主题。

在操作过程中请记住下列事实：

• 在对表格中的姓名使用此表达式时，您必须首先将该表格转换成文本
• 如果表格包含多个列，请将包含姓名的列手机怎么使用复制粘贴到空白文档中然后在那里将它转换成攵本。
• 转置姓名后请将文本重新转换成表格。然后您可以删除原始列并使用您已更改的数据 替换它

1. 如果您还没完成这一步，请启动 Word 并創建一个新的空白文档
2. 将空白表格插入到该文档中。将表格设为宽一列高四行
3. 逐个手机怎么使用复制粘贴这些姓名，并将每个姓名粘貼到空白表格单元格中：

1. 选择该表格然后在“表格工具布局”选项卡上的“数据”组中，单击“转换成文本”
2. 选择“段落标记”作为攵本分隔符，然后单击“确定”

1. 在“开始”选项卡上的“编辑”组中，单击“替换”以打开“查找和替换”对话框
2. 选中“使用通配符”复选框（您可能需要单击“更多”以查看该复选框），然后在“查找内容”框中键入以下表达式：

请确保在两组括号之间和感叹号之后輸入空格如果您之前没有看到 ^13 字符，我们会在下一节介绍它的作用

1. 在“替换为”框中，键入以下表达式：

1. 选择姓名列表然后单击“铨部替换”。Word 会转置这些姓名以及中间名首写字母或中间名如下所示：

将已更改的文本重新转换为表格

1. 请选择已转置的姓名列表。
2. 在“插入”选项卡上的“表格”组中单击“表格”，然后单击“将文本转换成表格”

会打开“将文本转换成表格”对话框。

1. 在“文字分隔位置”下单击“段落”，然后单击“确定”

让我们从“查找内容”框中的表达式开始，逐个查看这些表达式从而了解它们是如何工莋的。

整个表达式会查找两组模式：一个带有中间名首写字母（或中间名）的名和一个姓(*) 会查找全部名。请注意它后面有一个空格。

表达式的此部分与姓相匹配：

感叹号会排除括号中指定的任何字符在此案例中，[! ] 代表“查找除空格外的全部信息”它的作用是从姓前媔剪裁掉空格。

@ 字符会查找前一个字符的一个或多个匹配项因此，它的作用是确保删除姓前面的全部空格

我们需要知道姓的结尾处，洇此我们还使用 ^13 字符来搜索每一行结尾处的段落标记但是，由于我们不准备重新使用该段落标记所以我们会用括号将所有其他的内容括起来。

您可以通过以下步骤来尝试这一操作：将姓名再次手机怎么使用复制粘贴到您的测试文档中（请确保使用段落标记分隔它们）嘫后使用 ([! ]@)^13 在“查找内容”框中进行搜索。搜索会与每个姓相匹配

因为搜索会在下一行的起始处重新开始，所以我们使用星号通配符 (*) 来匹配此处到下一个姓的起始处之间的全部内容

由于我们不准备在姓前面重新使用空格，我们使用括号来将它从两组中排除：

 要点   请谨慎使鼡 ^13 字符代码通常，您可以 ^p 字符代码来搜索段落标记但是，无法在通配符搜索中使用该代码您需要替换为使用代码 ^13。尽管无法在通配苻搜索中使用 ^p 字符代码您应当在通配符替换操作中使用它。这是为什么 ^p 字符包含了格式信息，^13 字符则没有此外，您完全无法将样式信息分配给 ^13 字符在替换操作中错误使用 ^13 代码会在实质上将您的文档转换成无法设置格式的文件。

“替换”表达式 (\2 \1) 会完成实际转置在“替换为”框中，\2 字符让搜索首先写入第二个模式然后在该模式后添加逗号。\1^p 字符指定了写入第一个模式的位置并让搜索在该模式后写入段落标记

您可以使用此处显示的正则表达式来将欧洲格式的日期转换为 格式的日期。

1. 手机怎么使用复制粘贴以下日期并粘贴到您的文档Φ：28th May 2003
2. 打开“查找和替换”对话框然后在“查找内容”框中键入以下表达式：

1. 在“替换为”框中输入以下表达式：

请确保在每个字符集之間插入空格。

让我们从“查找内容”框中的表达式开始该表达式的作用是将日期分解为四个部分，由多组括号来表示每个模式都包含您在全部日期（以您在示例中使用的样式书写）中查找的组件。按从左到右的顺序：

• 数字范围 [0-9] 匹配第一个模式中的一位数数字因为日期鈳以由两个数字组成，我们让搜索返回一位数或两位数的日期：{1,2}结果为第一个模式：([0-9]{1,2})。

序数词组成了第二个模式序数词包含“th”、“nd”、“st”和“rd”，因此我们将这些字母添加到范围 [dhnrst] 中因为序数词总是由两个字母组成，我们将字母计数限制为 2：([dhnrst]{2})

• 接下来是空格，之后昰查找月份名的文本字符和通配符所有月份名都以这些大写字母开头：ADFJMNOS。我们不知道每个大写字母后有多少个字符因此我们在它们之後使用星号 (*)。我们只对月份名本身感兴趣因此我们使用大于和小于字符来将结果限制为单个单词。结果为第四个模式：(<[ADFJMNOS]*>)
• 最后，我们搜索年我们使用相同的数字范围，但这次我们将计数限制为四个字符 ([0-9]{4})

请注意，我们在“替换为”框中只写入四个地址模式中的三个我們从日期中省略了序数词 ("th")，因为美国格式的日期 不使用序数词如果您想在日期中保留序数词，请在“替换为”框中输入 \3 \1\2, \4在本例中，您茬 3 和逗号之后都输入了空格其他地方则没有。

此时您可能要问：如何处理没有拼写月份名的日期？例如 28/05/03。使用此表达式搜索：

如果ㄖ期使用的格式为 28/05/2003则在最后一个模式中使用 {4}，而非 {2}

关于在正则表达式中使用列表分隔符

上面的例子使用以下参数来查找一位数或两位數日期：{1,2}。在本例中逗号将两个值分隔开。但是请记住您在 Windows 中的区域设置会控制您使用的列表分隔符。如果您的区域设置将分号的使鼡指定为列表分隔符则您必须使用分号，而非逗号

要找出您的操作系统指定的列表分隔符，请执行以下操作：

示例 3：向称呼添加句号或从称呼删除句号

在某些国家，尊称（Mr.、Mrs. 等）不包括句号此示例为您展示了如何向尊称添加句号，戓从尊称删除句号从现在开始，我们假定您知道如何使用“查找和替换”对话框

此表达式会查找没有句号的 Mr、Ms、Mrs 和 Dr：

请注意，表达式會使用另一个包含空格的模型该空格将紧随尊称之后（如果那里没有句号）。此表达式会添加句号：

要反向操作请使用此表达式进行搜索：

使用此表达式进行替换：

示例 4：查找重复段落或行

在使用此表达式时，您可能希望首先对列表排序以便将重复行相邻放置。同样嘚您需要删除全部空白段落标记。换言之如果您使用空白段落来分隔文本块，如下所示：

您需要删除那些段落如下所示：

您可以用洎己喜欢的方法来删除空白段落，但是我们正在谈论正则表达式，因此这里就有一个能够查找两个连续段落字符的方法使用此表达式進行搜索（@ 字符会重复查找和替换操作并删除全部多个空行）：

使用此表达式替换结果：

现在，我们来看看替换文本的方法此表达式会查找两个连续相同段落的任意序列：

此表达式还会匹配在段落中结束的较长文本重复项。例如对以下列表运行该表达式：

搜索会查找前㈣行，只有当总体模式更改时才会停止与之相反，如果您对此列表运行该表达式：

表达式会只查找前两个段落 

要搜索更多的相同项目，请添加更多占位符例如，此表达式会查找三个连续相同段落：

您还可以使用大括号来达到同样的目的以下示例会分别查找两个和三個相同段落：

或者，您可以查找两个或三个相同段落：

您还可以查找两个或更多相同段落：

可以使用以下字符串替换这些表达式中的任意┅个：

此外您可以在必要时重复查找和替换操作，以便替换您文档中的全部重复段落或者您可以添加 @ 通配符，让表达式为您重复该操莋：

您还可以使用此方法来替换表格中的重复行要做到这一点，请首先删除合并的单元格然后为表格排序以相邻放置重复单元格。接著请将您的表格转换成文本。（在“表格”菜单上指向“转换”，然后单击“表格到文本”；出现提示时使用制表符分隔符。）完荿替换后请将文本重新转换成表格。

要了解更多如何在 Word 中使用正则表达式的示例请参阅 MVP FAQ 网站上的。

或许大家都有这种经历吧在网頁或者其他地方，看到不错的语句就习惯性的手机怎么使用复制粘贴粘贴到自己的中，但是一看有很多明显是一句话被"强制"分开，断荇了篇幅太多的话，一个一个手动删除显然不是可取的方法下面，就在Word2013版本中为大家演示如何去除这些顽固的强制性换行

①我们启動Word2013，按下Ctrl+H打开替换对话框在查找内容里面输入： 、([!。：……！）])^13{1,}  ，然后点击更多按钮

②勾选使用通配符，替换为里面输入： \1 之后峩会对这些做出解释说明。

③全部替换大家可以看看替换前后的效果对比。

几点说明 1.、([!：……？！）])^13{1,}  \1都是什么意思我来给大家大致解释一下，查找所有以非句号、冒号、中文省略号、问号、感叹句和右括号为结尾、硬回车符号为标志的段落然后将其删除。

2.有些个别哋方还是无法删除这是因为这种方法只能删除非句号、冒号、中文省略号、问号、感叹句和右括号为结尾、硬回车符号为标志的段落，洳果你选中的文字部分有恰好以这些标点处回车的是无法删除的，只能过后手动删除了

◆ 全选（快捷键Ctrl+A）：就是全部选Φ文档内的所有内容这所有内容包括：文字、表格、图形、图像等可见的和不可见的标记。

◆ 按住Shift+左选中光标左边第一个字符Shift+右选中咣标右边第一个字符，Shift+上选中从光标处向上到同列的字符Shift+右选中从光标处向下到同列的字符。(注：此处的?、à、á、?表示：上、下、左、右光标键)

◆ Ctrl+Shift+á从光标向上选中光标所在的一段Ctrl+Shift+?从光标向下选中光标所在的一段。

◆ 扩展选中（快捷键F8）：按一次打开扩展功能；再按一佽选中光标所在的位置的单词（若是中文的话选中光标所在的后一个字）；再按一次选中光标位置所在的一句；再按一次选中光标位置所茬的一段落；再按一次则相当于全选取消扩展功能，按Esc键

◆ 把光标放到页面的左边，出现形如“?”，点击就选中一行上下拖到就选Φ若干行。

◆ Alt＋鼠标拖动：选中矩形区域

◆ 按住Shift选中多个对象（非嵌入型的），也可以用绘图工具栏第二个按钮的“选择对象”（“?”）来选择。

 对于Word2003可以把光标放到任一位置点右键/“选择格式相似的文本”功能，这个功能有点类似于F4比较“另类”。“相似”两字佷值得玩味多试几遍，其意自现

不常用”的“选中”方法

说他“不常用”并不真的是不常用，而是对于新手而言的不常用

◆ 通过菜單格式/样式和格式（Word2003版，别的版本类似）点击要选择的样式，点右边的下拉框出现“选择所有XX实例”、“修改”、“删除”等。此处嘚XX代表使用这种样式的段落是多少点选“选择所有XX实例”就选中了所有应用了此样式的段落。（注：对于规范的排版这个是最好用的，可能我们只要四五个样式就把一篇小册子搞定）

◆ 不得不提到的替换(快捷键Ctrl+F)：在查找内容中输入要选中的文字、或点格式、高级等设置，再点选突出显示所有在该范围找到的项目在选查找全部、关闭，这就就选中了你可以想到的任意的内容这个看似简单，其实是所囿技巧中伸缩度最大的一个

一种类似于图形软件方面的选中技巧：

在Photoshop中，有一个命令叫“保存选区”非常好用在Word中也可以找到类似的方法，这就是书签利用书签“存储选区”也是很好的方法，但要注意他必须是连续的区域。

方法是：先选中要定义的区域插入/书签，输入书签名定义一个书签。使用时：插入/书签找到想选中的书签，点“定位”就选中了书签所代表的选择这个功能在后台VBA中也很恏用，制定特定模板的首选

特例：对段落进行样式时，不需要选中段落的只要把光标放到段落中就行了。

 一.图表和公式的自动编号

在論文中图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号，例如图1－1表2－1，公式3－4等在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为┅个大问题，比如若在第二章的第一张图（图2－1）前插入一张图则原来的图2－1变为2－2，2－2变为2－3…，更糟糕的是文档中还有很多对這些编号的引用，比如“流程图见图2－1”如果图很多，引用也很多想象一下，手工修改这些编号是一件多么费劲的事情而且还容易遺漏！表格和公式存在同样的问题。

能不能让Word对图表公式自动编号在编号改变时自动更新文档中的相应引用？答案是肯定的！下面以图嘚编号为例说明具体的作法

图 1- 3 我的聊天记录

自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。按论文格式要求第一章的图编号格式为“图1－×”。

步骤：1-----将图插入文档中后，选中新插入的图在“插入”菜单---“引用”---选“题注”，

新建一个标签“图1－”

编号格式为阿拉伯数芓（如果不是点击“编号”修改），

位置为所选项目下方单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方，

并插入标签文字和序号此時可以在序号后键入说明，比如“形态学膨胀运算示例”

还可以移动文本框的位置，改动文字的对齐方式等

再次插入图时题注的添加方法相同，不同的是不用新建标签了直接选择就可以了。

Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号

在文档中引用这些编号时，比如“洳图1－1所示”分两步做。

选中题注中的文字“图1－1”在“插入”菜单选“书签”，键入“书签名”点“添加”。

这样就把题注文字“图1－1”做成了一个书签在需要引用它的地方，

将光标放在插入的地方（上例中是“如”字的后面）

如图 1- 2（“图 1-2”是引用跟踪自动生荿的）

如图 1- 1（“图 1-1”是引用跟踪自动生成的）

在“插入”菜单选“交叉引用”，弹出对话框中引用类型选“书签”“引用内容”为“书簽文字”，选择刚才键入的书签名后点“插入”Word就将文字“图1－1”插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书簽的交叉引用就可以了不用再做书签。@

至此我们就实现了图的编号的自动维护当在第一张图前再插入一张图后，Word会自动把第一张图的題注“图1－1”改为“图1－2”文档中的“图1－1”也会自动变为“图1－2”。

表格编号的作法与图相同唯一不同的是表格的题注在表格上方，且要求左对齐

公式的编号略有不同，插入公式后将公式单独放在一个段落，版式为“嵌入式”（Word默认）光标放在公式之后，不要（注意是“不要”）选中公式在“插入”菜单选“题注”，由于没有选中项目所以“位置”一项为灰色，新建标签“公式1－”点击“插入”，Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置在文档中引用公式编号的方法与图相同，此处不在赘述公式的编号要求在右边行末，具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明

这里顺便说一下，交叉引用、书签和题注都是Word的域域是文档中可能发生變化的内容，Word使用域来进行文档自动化多个域的联合使用可以实现更复杂的功能，各个域的具体使用方法请参考Word的帮助注：

（1）题注Φ新建标签时，Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格看起来不那么舒服，可以在插入题注后将空格删除然后再将文字做成书签。

（2）书签名最好用图（表、公式）的说明文字尽量做到见名知“图”。

（3）图（表、公式）的编号改变时文档中的引用有时不会自动哽新，可以鼠标右击引用文字在弹出的菜单中选“更新域”。关闭文档再打开Word会更新所有的域二.制表位的使用

制表位是指水平标尺上嘚位置，它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始的位置使用户能够向左、向右或居中对齐文本行；或者将文本与小数字符或竖线字符對齐。用户可以在制表符前自动插入特定字符如句号或划线等。默认情况下按一次Tab键，Word将在文档中插入一个制表符其间隔为0.74厘米。

淛表位的类型包括：左对齐居中对齐，右对齐小数点对齐和竖线对齐等，这些制表位的使用方法大致相同这里仅根据论文中公式排蝂的要求和目录的制作为例说明制表位的使用方法和效果，更详细的说明请参阅Word的帮助文档

论文里的公式要求单独放在一个段落，公式居中；按章节进行编号编号用小括号括起来放在右边行末。首先输入公式和编号公式的版式选择“嵌入式”，编号用小括号括起来嘫后把光标放在公式所在的段落里，点击页面左上角的制表位图标切换到居中制表位，用鼠标在水平标尺上大约中间的位置点一下这樣就放置了一个居中制表位在点击的地方，如果位置不合适还可以用鼠标拖动进行调节再把左上角的制表位图标切换到右对齐制表位，鼡放置居中制表位相同的方法放置一个右对齐制表位在行末

设置好制表位后，把光标放在公式的前面按一下Tab键，这样就在公式的前面插入了一个制表符此时公式以居中制表位为中心居中对齐，再把光标移到公式和左括号之间再按Tab键插入一个制表符，编号就跑到行末叻

用制表位的方法来处理公式的排版，很简单也很方便不用去敲很多空格去把公式挪到中间，编号推到行末还有一个好处，若公式戓编号的长度发生变化时Word会自动调节以使公式始终在页面的中间，编号始终在行末不会因为公式或编号变长而换行。更简单的作法是紦公式段落的设置保存为样式所有的公式段落应用此样式，即简单又方便而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。手工设置制表位你能保证每次居中制表位的位置都一样吗？！

 涉及到制表位还有一个概念：前导符前导符是填充制表符所产生的空位的符号，一般囿实线、虚线、点划线等在目录中经常见到（就是标题和页码之间的圆点）。制作目录时敲入标题和页码后，在行末设置一个右对齐淛表位点击“格式︱制表位”，制表位对话框显示了光标所在段落的制表位信息选择右对齐制表位，前导符选择圆点（Word默认无前导符）确定后在标题和页码之间插入一个制表符，可以看到页码跑到行末了而且页码和标题之间用圆点进行了填充。当页码或标题长度变囮时Word会自动增加或删除圆点。这里用目录做例子只是想说明前导符的使用方法其实制作目录还有更好的方法，下文详述注：

（1）按┅次Tab键插入的是一个制表符，因此不要在文档中用制表符代替空格来产生空白间隔不然若把这段文字粘贴到其他存在不同制表位的段落，或文档的制表符默认设置变化时版面就会混乱。

（2）有时候按Tab键后Word会产生一个灰色箭头这实际上是Word的制表符格式标记，格式标记还囿段落标记（拐弯的箭头）、空格（灰色圆点）等这些格式标记在打印文档时是不会打印出来的，格式标记是否显示以及显示哪些可以茬“工具 | 选项”的“视图”选项卡里进行.

目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码首先介绍Word的一个概念：大纲级別。Word使用层次结构来组织文档大纲级别就是段落所处层次的级别编号，Word提供9级大纲级别对一般的文档来说足够使用了。Word的目录提取是基于大纲级别和段落样式的在Normal模板中已经提供了内置的标题样式，命名为“标题1”、“标题2”…，“标题9”分别对应大纲级别的1－9。我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式但有点麻烦。下文中的目录制作方法直接使用Word的内置标题样式关于自定义样式嘚方法请参阅Word的帮助文档。

目录的制作分三步进行

1) 修改标题样式的格式。通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求需要手动修改。在菜单栏上点“格式︱样式”列表下拉框中选“所有样式”，点击相应的标题样式然后点“更改”。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等按论文格式的要求分别修改标题1－3的格式。

2) 在各个章节的标题段落应用相应的格式章的标题使用“标题1”样式，节标题使用“标题2”第三层次标题使用“标题3”。使用样式来设置标题的格式还有一个优点就是更改标题的格式非常方便。假如要把所有一級标题的字号改为小三只需更改“标题1”样式的格式设置，然后自动更新所有章的标题字号都变为小三号，不用手工去一一修改即麻烦又容易出错。关于如何应用样式和自动更新样式请参考Word帮助。

提取目录按论文格式要求，目录放在正文的前面在正文前插入一噺页（在第一章的标题前插入一个分页符），光标移到新页的开始添加“目录”二字，并设置好格式新起一段落，菜单栏选“插入︱索引和目录”点“目录”选项卡，“显示级别”为3级其他不用改，确定后Word就自动生成目录若有章节标题不在目录中，肯定是没有使鼡标题样式或使用不当不是Word的目录生成有问题，请去相应章节检查此后若章节标题改变，或页码发生变化只需更新目录即可。注：

目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹这是Word的域底纹，打印时是不会打印出来的（如果你愿意浪费一张纸可以试着打印一下目录）茬“工具︱选项”的“视图”选项卡可以设置域底纹的显示方式。

参考文献的标注本不是一件麻烦的事情但是对参考文献编号后就成了┅件麻烦的事情，产生的问题和图表公式编号的问题是一样的手工维护这些编号是一件费力而且容易出错的事情，我们的目的是让Word自动維护这些编号很幸运，它可以做到方法跟图表公式的作法相似。

 光标放在引用参考文献的地方在菜单栏上选“插入︱脚注和尾注”，弹出的对话框中选择“尾注”点击“选项”按钮修改编号格式为阿拉伯数字，位置为“文档结尾”确定后Word就在光标的地方插入了参栲文献的编号，并自动跳到文档尾部相应编号处请你键入参考文献的说明在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献。参考文献标注偠求用中括号把编号括起来至今我也没找到让Word自动加中括号的方法，需要手动添加中括号

在文档中需要多次引用同一文献时，在第一佽引用此文献时需要制作尾注再次引用此文献时点“插入︱交叉引用”，“引用类型”选“尾注”引用内容为“尾注编号（带格式）”，然后选择相应的文献插入即可。

不要以为已经搞定了我们离成功还差一步。论文格式要求参考文献在正文之后参考文献后还有發表论文情况说明、附录和致谢，而Word的尾注要么在文档的结尾要么在“节”的结尾，这两种都不符合我们的要求

解决的方法似乎有点笨拙。首先删除尾注文本中所有的编号（我们不需要它因为它的格式不对），然后选中所有尾注文本（参考文献说明文本）点“插入︱书签”，命名为“参考文献文本”添加到书签中。这样就把所有的参考文献文本做成了书签在正文后新建一页，标题为“参考文献”并设置好格式。光标移到标题下选“插入︱交叉引用”，“引用类型”为“书签”点“参考文献文本”后插入，这样就把参考文獻文本手机怎么使用复制粘贴了一份选中刚刚插入的文本，按格式要求修改字体字号等并用项目编号进行自动编号。

到这里我们离唍美还差一点点。打印文档时尾注页同样会打印出来，而这几页是我们不需要的当然，可以通过设置打印页码范围的方法不打印最后幾页这里有另外一种方法，如果你想多学一点东西请接着往下看。

选中所有的尾注文本点“格式︱字体”，改为“隐藏文字”切換到普通视图，选择“视图︱脚注”此时所有的尾注出现在窗口的下端，在“尾注”下拉列表框中选择“尾注分割符”将默认的横线刪除。同样的方法删除“尾注延续分割符”和“尾注延续标记”删除页眉和页脚（包括分隔线），选择“视图︱页眉和页脚”首先删除文字，然后点击页眉页脚工具栏的“页面设置”按钮在弹出的对话框上点“边框”，在“页面边框”选项卡边框设置为“无”，应鼡范围为“本节”；“边框”选项卡的边框设置为“无”应用范围为“段落”。切换到“页脚”删除页码。选择“工具︱选项”在“打印”选项卡里确认不打印隐藏文字（Word默认）。

好了试着打印一下尾注所在的页，是不是白纸！

 首先介绍一个概念：节。这里的“節”不同于论文里的章节但概念上是相似的。节是一段连续的文档块同节的页面拥有同样的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页媔边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注。如果没有插入分节符Word默认一个文档只有一个节，所有页面嘟属于这个节若想对页面设置不同的页眉页脚，必须将文档分为多个节

论文里同一章的页面采用章标题作为页眉，不同章的页面页眉鈈同这可以通过每一章作为一个节，每节独立设置页眉页脚的方法来实现

 首先介绍页眉的制作方法。在各个章节的文字都排好后设置第一章的页眉（若连页眉都不知怎么加，请参考Word帮助）然后跳到第一章的末尾，菜单栏上选“插入︱分隔符”分节符类型选“下一頁”，不要选“连续”（除非你想第二章的标题放在第一章的文字后面而不是另起一页）若是奇偶页排版根据情况选“奇数页”或“偶數页”。这样就在光标所在的地方插入了一个分节符分节符下面的文字属于另外一节了。光标移到第二章这时可以看到第二章的页眉囷第一章是相同的，鼠标双击页眉Word会弹出页眉页脚工具栏工具栏上有一个“同前”按钮（图像按钮，不是文字）这个按钮按下表示本節的页眉与前一节相同，我们需要的是各章的页眉互相独立因此把这个按钮调整为“弹起”状态，然后修改页眉为第二章的标题完成後关闭工具栏。如法炮制制作其余各章的页眉

页脚的制作方法相对比较简单。论文页面的页脚只有页码要求从正文开始进行编号，但昰在正文前还有扉页、授权声明、中英文摘要和目录，这些页面是不需要编页码的页码从正文第一章开始编号。首先确认正文的第┅章和目录不属于同一节。然后光标移到第一章，点击“视图︱页眉和页脚”弹出页眉页脚工具栏切换到页脚，确保“同前”按钮处於弹起状态插入页码，这样正文前的页面都没有页码页码从第一章开始编号。注：

（1）页眉段落默认使用内置样式“页眉”页脚使鼡“页脚”样式，页码使用内置字符样式“页码”如页眉页脚的字体字号不符合要求，修改这些样式并自动更新即可不用手动修改各嶂的页眉页脚。

（2）论文里页眉使用章标题可以采用章标题做成书签，然后在页眉交叉引用的方法来维护两者的一致

 顾名思义，分页苻是用来分页的分页符后的文字将另起一页。论文中各章的标题要求新起一页放在新页的第一行，这时就可以使用分页符在前一章嘚最后放置一个分页符，这样不管前一章的版面有什么变化后一章的标题总是出现在新的一页上。肯定还有人用敲多个回车的方法来把嶂标题推到新页！这样做的缺点是显而易见的若前一章的版面发生了变化，比如删掉了一行这时后一章的标题就跑到前一章的最后一頁的末尾；若增加一行，则后一章标题前又多了一个空行快抛弃这种费力不讨好的作法吧！换行符(Shift+Enter)

这里又涉及Word的一个概念：段落。段落昰独立的信息单位具有自身的格式特征，如对齐方式、间距和样式每个段落的结尾处都有段落标记（一个灰色的拐弯箭头）。敲Enter键有兩个作用一是在光标位置插入一个段落标记，表示一个段落的结束；二是另起一行换行符和敲Enter键不同，它只有第二个作用没有第一個，即换行符的前一行和后一行仍然属于同一个段落共享相同的段落格式。双击图标

以一个例子作为说明你可能需要在论文里画一个簡单的流程图，你先插入了需要的文本框并加入了相应的文字排好位置，这时你需要用箭头把这些文本框连起来你用鼠标在绘图工具欄上点了一下箭头图标，然后画了一个箭头再点一下图标，又画一个箭头第三次点图标，画了第三个箭头…有点麻烦是不是？要是鈳以连续画该多好！事实上可以做到！用鼠标在箭头图标上双击然后在需要的地方画箭头，看到了吗当画完一个箭头时，图标依然保歭为嵌入状态表示可以连续作图。当所有箭头都画完后再在嵌入的图标上点一下，嵌入的图标弹起Word又回到了文字输入状态。不只箭頭图标具有这样的功能其他许多图标都可以如此。格式刷就是一个当需要把一段特殊的文字格式多次应用时，双击格式刷连续刷需偠的文字，很方便

你还在用插入空格的方法来把章节标题推到页面中间吗？太土了吧！用格式工具栏上的居中按钮吧右对齐按钮会从荇末开始排列文字。 

1.问：WORD里边怎样设置每页不同的页眉如何使不同的章节显示的页眉不同？

答：分节每节可以设置不同的页眉。文件——页面设置——版式——页眉和页脚——首页不同

 2.问：请问word中怎样让每一章用不同的页眉怎么我现在只能用一个页眉，一改就全部改叻

答：在插入分隔符里，选插入分节符可以选连续的那个，然后下一页改页眉前按一下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了简言之，分节符使得它们独立了这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式把光标移到上面就显示出”同湔“两个字来了

 3.问：如何合并两个WORD文档，不同的页眉需要先写两个文件然后合并，如何做

答：页眉设置中，选择奇偶页不同/与前不同等选项

 4.问：WORD编辑页眉设置如何实现奇偶页不同? 比如：单页浙江大学学位论文，这一个容易设；双页：（每章标题）这一个有什么技巧啊？

答：插入节分隔符与前节设置相同去掉，再设置奇偶页不同

 5.问：怎样使WORD文档只有第一页没有页眉页脚？

答：页面设置－页眉和页腳选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头格式－边框和底纹，选择无这个只要在“视图”——“页眉页脚”，其中的页面设置裏不要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志不选，前后的设置情况就不同了

 6.问：如何从第三页起设置页眉？

答：在第二页末插入分节符在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页还有页眉把它设置成正文就可以了●在新建文档中，菜单—视图—页腳—插入页码—页码格式—起始页码为0确定；●菜单—文件—页面设置—版式—首页不同，确定；●将光标放到第一页末菜单—文件—页面设置—版式—首页不同—应用于插入点之后，确定第2步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档，第3步应用于插入点之后这样，莋两次首页不同以后页码从第三页开始从1编号，完成

 7.问：WORD页眉自动出现一根直线，请问怎么处理

答：格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边；选中页眉文字和箭头格式－边框和底纹－设置选无

 8.问：页眉一般是---------，上面写上题目或者其它想做的是把这根线变为双线，WORD中修改页眉的那根线怎么改成双线的?

答：按以下步骤操作去做：●选中页眉的文字包括最后面的箭头●格式－边框和底纹●选线性为双线的●在预览里，点击左下小方块预览的图形会出现双线●确定▲上面和下面自己可以设置，点击在预览周围的四个小方块页眉线就可以在不同的位置

 9.问：Word中的脚注如何删除？把正文相应的符号删除内容可以删除，但最后那个格式还在應该怎么办？

答：步骤如下：1、切换到普通视图菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏2、在尾注的下拉菜单Φ选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了选中它，删除3、再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了選中它，删除4、切换回到页面视图,尾注和脚注应该都是一样的

 10.问：Word 里面有没有自动断词得功能?常常有得单词太长了，如果能设置一下自動断词就好了

答：在工具—语言—断字—自动断字勾上，word还是很强大的

11.问：如何将word文档里的繁体字改为简化字

答：工具—语言—中文簡繁转换

12.问：怎样微调WORD表格线？WORD表格上下竖线不能对齐用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远想微调表格竖线让上下对齐，请问該怎么办

答：选定上下两个单元格，然后指定其宽度就可以对齐了再怎么拉都行press  "Alt"，打开绘图其中有个调整坐标线，单击将其中水岼间距与垂直间距都调到最小值即可。打开绘图然后在左下脚的绘图网格里设置，把水平和垂直间距设置得最小

 13.问：怎样微调word表格线？我的word表格上下竖线不能对齐用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远我想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办

 :)●打开绘图，设置一下网格（在左下角）使水平和垂直都为最小，试一把！●press"Alt"

14.问：怎么把word文档里已经有的分页符去掉？答：先在工具——> 选项——> 视图——> 格式标记选中全部，然后就能够看到分页符delete就ok了。

15.问：Word中下标的大小可以改的吗?

 16.问：Word里怎么自动生成目录啊答：用“格式>>样式和格式”编辑文章中的小标题，然后插入->索引和目录

17.问：Word的文档结构图能否整个手机怎么使用复制粘贴? 论文要写目录了不想再照著文档结构图输入一遍，有办法手机怎么使用复制粘贴粘贴过来吗答：可以自动生成的，插入索引目录

18.问：做目录的时候有什么办法時右边的页码对齐？比如：

答：画表格然后把页码都放到一个格子里靠右或居中，然后让表格的线条消隐就可以了打印出来就很整齐。

19.问：怎样在word中将所有大写字母转为小写比如一句全大写的转为全小写的

答：格式->更改大小写->小写

20.问：在存盘的时候，出现了问题症狀如下：磁盘已满或打开文件过多，不能保存另开新窗口重存也不管用。如何解决

 答：把word文档全选，然后手机怎么使用复制粘贴然後关掉word，电脑提示你粘贴板上有东西要不要用于别的程序，选是然后，再重新打开word然后粘贴，然后保存。

21.问：WORD中的表格一手机怎麼使用复制粘贴粘贴到PPT中就散掉了怎么把WORD里面的表格原样粘贴到PPT中？

答：1）比较好的方法是：先把表格单独存为一WORD文件然后插入－－>對象，选由文件创建然后选中上面的WORD文件，确定；

2）还可以先把表格copy到excel中然后copy到PPT中，这个也是比较好的办法；

3）可以先做成文本框洅粘贴过去；

4）手机怎么使用复制粘贴粘贴，但是在PPT中不能粘在文本框里面；

5）拷屏做成图片，再弄到PPT里面

22.问：有没有办法将PPT的文字拷入WORD里面？

答：另存就可以了只要以.rtf格式另存即可

23.问：用word写东西时字距老是变动，有时候自动隔得很开有时候进入下一行的时侯，上┅行的字距又自动变大了这是为什么？怎么纠正啊

答：是因为自动对齐的功能，格式——>段落——>对齐方式可以选还有允许断字的功能如果check上，就不会出现你说的情况了

24.问：在使用WORD的样式之后，如标题1、标题2之类的在这些样式前面总会出现一个黑黑的方块，虽然咑印的时候看不到但看着总是不舒服，有没有办法让它不要显示呢

答：“视图”－－>“显示段落标志”，把前面的勾去掉其实这个佷有用，可以便于知道哪个是标题段落

 25.问：文章第一页下面要写作者联系方式等通常格式是一条短划线，下面是联系方式基金支持等。这样的格式怎么做出来就是注明页脚吗？

答：插入——脚注和尾注

26.问：文字双栏而有一张图片特别大，想通栏显示应该怎么操作？

答：可以选择的内容按双栏排。选择其他内容按单栏排。

27.问：Word里面如何不显示回车换行符

答：把视图->显示段落标记的勾去掉或工具->选项->视图->段落标记

  28.问：有没有方法把WORD里的软回车一下子替换掉？识别出来的文字全带着软回车能把他们一次全删掉吗？

答：查找＋替换，按CTRL+H；软回车好象是^l在特殊字符里有

答：画个文本框，文本框里写一个钩然后拖过去；或者先在WORD里插入符号“√”，然后选中“√”到-》格式-》中文版式-》带圈字符-》选“□”

 30.问：还是不行，这样拷过去的框框字体是windings的而原来的是宋体的，两者有很大的区别

答：根据模板新建专业型传真，里面有框双击后打勾，copy就ok

 31.问：Word中怎么在一个英文字母上打对号

 答：透明方式插入图片对象，内容是一個√

 32.问：WORD里怎么显示修订文档的状态文档修订后，改后标记很多但是在菜单里没有“显示修订最终状态”等，怎么调出来

答：工具－>自定义－>命令－>类别（工具）－>命令（修订）－>把“修订”等拖到工具栏上

 33.问：怎样把许多分开的word文档合并成一个文档。我的论文是按照章节分开写的但现在图书馆要提交电子版的学位论文，是一个文档的我找了很多选项但好象不能合并，选择插入文件功能可以加叺内容，但文档中的页眉却插不进去有谁有高见？

答：acrobat6  可以直接把多个文档打印成一个pdf文档可以提交pdf格式的论文，先一个一个word文档转換为pdf格式的然后在pdf文档菜单的文件菜单中，选上作为pdf格式打开追加上就可。

 34.问：Word里面要写方程式怎么办啊

答：插入－对象－公式编輯器equation，如果没有公式编辑器Equation要自己从光盘中安装，或者安装Mathtype公式编辑器按右键把它拖出来－－插入－－命令－－自定义－－工具应该是倒过来

 35.问：想在WORD里面表示矩阵怎样才能画出那个很大的矩阵括号？

答：装公式编辑器mathtype好了~：）

 答：工具－自定义－插入－公式编辑器紦它拖到工具条上即可；或者安装OFFICE后，再次安装选增加功能吧，会有提示的

答：点击菜单[工具]->[自定义]点击对话框下方[键盘]，在[类别]里選择[插入]在命令里选择[InsertEquation]，指定你的快捷方式

 38.问：WORD中出现公式的行往往要比只有文字的行来得宽如何把这些行改的跟只有文字的行一样寬？

答：段落行距设为固定值即可这样会有一个问题，比如设置为18磅有些公式符号（特别是有下标的）不能全部显示打印稿可以显示。怎么解决这个问题这个如何解决还需要考虑。

 39.问：我的文档就是公式多应该怎么办？

答：公式多的时候最好的消除这个问题的办法就是每打几个公式就要存盘，如果连续打太多就会出现这个问题。出现问题的时候：●选中所有内容ctrl＋C●把WORD所有文档关闭，●最关鍵：出现一条信息务必选择“是”●重新打开WORD编辑器，●ctrl＋V粘贴●ctrl＋S，存盘

 40.问：怎样在word里面的公式编辑器中输入空格

 41.问：如何使word中公式全都小一号？一个一个选实在麻烦

 42.问：如何将WORD中的公式编缉拉到外面?

答：工具－自定义－命令－插入－右边找公式编辑器往上拖

 43.问：怎样可以去掉word里面公式，或是图片上方总是出现的灰色的横条啊以前没有的，不知道怎么跑出来了看着怪晕糊的。。。

答：工具－>选项->视图->域底纹选不显示，或选取时显示就可以了

 44.问：整个论文用一个WORD文档，太大不好编辑，一个地方有增删后面那么长一個文档版面分布会变得乱七八糟，特别是图表之类的东东想让每章的偶数页自动显示自己的章号和题目，WORD里这个能够自动实现吗

答：鈈要整个论文放一个WORD文档，一章一个然后每章就可以奇偶分开处理了

 45.问：论文按照章节写的，想把它们合并成一个文件并保持原有的攵件格式。采用了在文件末尾插入分节符的方法但插入后有些文件的部分格式发生了变化，请问如何解决

答：用主控文档的方法比较恏，在大纲模式里设置的；采取插入文件的方式格式有些变化

答：在页面设置那里，板式选项最下面有个行号选项

答：先在word的工具栏仩，点中双箭头那个纽就可以看到原先看不到的空格，然后再编辑一下这个空格的大小比如小五或小四什么的。

 48.问：只要一回车或昰改变光标位置的任何操作，都会使上一行的）变成＝有人遇到过这个问题么？

答：是不是设置了自动替换啊符号里的自动替换看看吧！

 49.问：WORD有没有可以按单词的首字母进行排序？就是从A-Z进行排

答：表格中的内容可以按照拼音排序弄到excel里，排序再回来

答：先打R2，然後用鼠标选中2,同时按"Ctrl"“shift”和"+"

 51.问：Word中发现空格都是小圆点，是怎么回事情每输入一个空格就出现一个小圆点，怎么把它消除掉啊这个涳格会打印出来吗？

答：不会打印出来如果想不显示：工具－选项－视图 格式标记中前面的勾去掉即可

 52.问：word如何使两个表格能排在一起？我做的表格每一个都比较小但是表格数比较多，我想两个表格排成一行请问该怎么做？

答：试试在局部分栏每个分栏中一个表格。

 53.问：为什么换机器打开WORD文档排版变了在一台机器上排好板的WORD文档换在另一台机器打开就变了？页码都不对了怪哉。

答：是默认的页媔设置不一样吧或者版本不同

 54.问：Word里面插入表格的问题，同一表格前后两行被分在了不同的页上想限制他们在同一页怎么做？

答：转換成图文框可能更容易排版一点或者加个文本框

 55.问：怎么在word里画坐标图?在word里有了坐标图，文字却加不加去怎么办?

答：作图时直接将文字加上去；word中的绘图工具条文字环绕里面寻找合适的方案，把图放在文字的底层

答：打开文档另存为—工具—常规选项—打开、修改权限密码，保存

答：先转化为pdf然后打印到文件，通过distiller生成ps

 59.问：Word无法识别origin中的汉字怎么办？用origin做的图形中有汉字copy到word中就成了问号，因此峩不得不先用export把图形变为jpg文件才能解决这个问题有没有方便的解决办法？

答：ORIGIN里面的字体改成宋体或者仿宋

 61.问：把origin的图手机怎么使用复淛粘贴粘贴到word总有一大块的空白，这个空白有什么工具可以去掉吗还有就是用word自带的图表工具画图时，也是有一大块空白去不掉这個可以解决吗？

答：右键选择图片工具栏点裁减

 62.问：插入的图片为什么老是处于页面的顶端，想拖下来放到其他地方却又自动跑到顶端去，就是拖不下来请问该如何处理？

答：改变图片的属性就可以了。

 63.问：如何保证一幅图像固定在某一段的后面另一段的前面，洏不会因为前面段落的删减而位置改变

答：右键点击图片－>设置对象格式—>版式—>嵌入型

 64.问：如何把在WORD里面图形工具画的图转化为jpg？

答：另存为html格式然后在html文件对应的文件夹里找

 65.问：请问什么格式的图片插入word最清晰？手头持有png和tif格式手机怎么使用复制粘贴粘贴到word中模糊一片，请问转换成什么图片格式用于word最清晰什么方法（插入图片来自文件还是直接手机怎么使用复制粘贴粘贴）对清晰度有否影响？

答：emfeps等矢量图最清晰，不会因为缩放损失分辨率而jpeg，bmp等点阵图就不行了

 66.问：在WORD中如何让图片的左、上、下边都是文本？

答：在分栏嘚数量为1的情况下实现图片选中后右键，设置图片格式--版式-四周型就可以了

 67.问：jpg文件插入word文件以后怎么让文件变小jpg格式图片插到word文件鉯后文件变的巨大，有什么方法可以让它小一点最好能一张软盘放的下。

答：两个方法：●用photoshop改变图片的分辨率当然要看得清楚，然後插入word

●word有强大的压缩功能把文档另存为比如：temp.doc，看看是不是小了很多

 68.问：Matlab仿真图片大家一般怎么弄到word里面的?相对横轴和纵轴修改一丅的说

答：一般都是在Matlab里面把所有的直接修改好了，然后再保存的时候用jpg格式在word中间导入就好了

 69.问：如何向WORD中的图片添加文本？想在图爿上输入一些说明文字

答：插入文本框将版式设成“悬浮”在WORD的绘图工具里面有个自选图形，找到你要的括号直接在页面上画就可以叻。可以移动大小也可以改。然后把他挪到文字边上即可。一个小窍门就是用CTRL+箭头可以进行微调如果你觉得经常需要对这些文字编輯，怕图形错位的话可以将需要的文字打在一个文本框里，记得将文本框设置成透明无色的（这样就看不见文本框了）然后将文本框囷你的括号（或其他符号）组合成一个图形，就万无一失了

答：有几种办法：一是可以在WORD中进行CAD编辑的方法：将CAD的背景设为白色，然后將CAD窗口缩小到你想手机怎么使用复制粘贴的图形的大小，正好可以容纳就可以了否则WORD里面有很大的空白，然后拷贝，选中所有的图形中的线条右键。到WORD中粘贴二是，先转为wmf文件具体先将窗口缩小，如上然后，按emport选中线条，存储WORD中，插入图形，来自,文件找到文件就可以插入了。

答：基本上没有办法挽救回来了只能重新插一遍图。据微软的技术支持所说红叉是由于资源不够引起的。吔就是说如果你所编辑的文档过大，可能因为资源问题导致图片无法调入从而显示红叉。可是实际情况是有时候所编辑的文档并不夶，可是还是出现红叉这就可能是因为你设置了快速保存，在选项菜单中可以找到这是由WORD的文档结构所决定的。当你设置为快速保存時每次保存的时候只是把你改动过的部分添加到文档尾部，并不重写文档本身以达到快速的目的。所以你会看到一个本来并不长的攵档的实际大小可能有好几兆。当取消了快速保存后文档长度将大大减小。还有一个减小红叉出现可能性的办法是把图片的属性中的"浮動"去掉这样可能在编辑的时候有一定的困难，但是对于避免红叉的出现确实很灵再说一句，一旦红叉出现了应该是没有办法恢复的，只有再重新贴图

 72.问：如果Word突然定在那里了怎么办？

答：重新打开会回复或者在word自身的templates里面找到近期文件，重写的不用太多

 73.问：如哬解决word说磁盘已满不让保存的问题？

答：有时候当要保存一个文件时，Word会弹出一个对话框说是磁盘空间已满无法保存文件，可实际上磁盘上空间还很大这是非常令人恼火的一件事情。这一信息最常见的原因是Temp文件夹已经达到了一个文件夹中可以包含的最多文件数的上限这时的解决方法很简单：在【资源管理器】中右击安装有Windows系统的磁盘，在出现的快捷菜单中单击【属性】将出现【属性】对话框，從【常规】选项卡中选择【磁盘清理】按钮此时将出现【磁盘清理】对话框。执行磁盘清理完毕以后Windows会弹出一个新的对话框。在【要刪除的文件】框中选中【临时文件】选项然后选择【确定】。Windows将删除临时文件要人工删除临时文件，进入临时文件夹删除任何旧的臨时文件（临时文件以波浪号开始，以．tmp扩展名结束）返回Word，再次试着保存文件如果此时还不能正确保存文档，可以采取以下的方法步骤如下：（l）按Ctrl＋A选定整个文档。（2）按Ctrl＋C将整个文档手机怎么使用复制粘贴到内存中（3）关闭Word程序。此时系统会提示："您将大量攵本放在了''剪贴板''中是否希望在退出Word后这些文本仍可用于其他程序？"（4）选择【是】按钮。（5）重新打开Word程序（6）按Ctrl＋V，将手机怎麼使用复制粘贴下来的文本粘贴到新文件中注意：在删除临时文件时，可能会出现一个对话框提示不能删除正在使用的文件。这是因為Windows运行的时候需要不断地用到一些临时文件。因而在人工删除临时文件时，试着在开始时只删除几个文件然后对桌面上的回收站进荇清空。否则可能无法删除所有选择的文件

 前一段时间用Word2000写论文，越来越觉得Word设计者独具匠心我从初中开始用Word5.0，一直用到现在这个版夲其间用它排过两本书，大概用过超过80%的功能（粗略地按help统计）包括自己写宏和带对话框的Word  Basic，应该说比较有发言权微软的东东总的來讲让我满意的很少（Windows一日不消除蓝屏，就一日不能登大雅之堂）Word算头一号。我看过一篇对微软Office组总头的专访他说市场调查显示绝大哆数用户只用到Word很少的一点功能，非常可惜我相信这并非妄言。半月前我们实验室有个哥们说vi比Word功能强我听着不服，让他举例他说，vi可以选定文本中的一列Word不行。我当时无言以对因为我确实不知道Word里怎么选定列，EditPlus或者UltraEdit倒是可以后来我看了帮助，才知道Word里按Alt拖鼠標是可以选列的再早些时候，PlateauWolf曾经敏锐地观察到Word中文排版每行最后的标点符号参差不齐并因此大肆鼓吹WPS 2000。我也是到最近才知道Word里有個选项，“排版时压缩标点间距”把它关了就没事了。可见往往弱的不是Word而是我们。

 下面我总结几条用Word排论文的技巧

 插公式时经常需偠让公式居中对齐、行末的公式编号右对齐只要设一个居中制表位和一个右对齐制表位，输入时按TAB即可建议居中制表位位置用字符做單位，比如五号字体在缺省A4页面上是每行40字符居中制表位就可以设在20字符处。

 我的公式编号用SEQ域输入从“插入”菜单选“域”即可。這样做的好处是如果我有100个公式在最开始插入一个新的，那么这100个公式的编号都要加1如果手工修改会非常耗体，而Ctrl+A全部选定再F9更新域則十分快捷参考文献用尾注，也在“插入”菜单里缺省的是上标格式，按Ctrl+'+'可以改成正常格式好处也是可以自动排号。图片说明用题紸一般排版要让题注宽度小于版心距，我用水平标尺上的悬挂缩进加右缩进实现Word表格中可以进行简单的计算。比如我有一个表格让苐三列的值显示第二列比第一列多百分之几，用“表格”菜单的“公式”即可不用Excel高射炮轰蚊子。对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用“插入”菜单下。好处是可以做成超级链接而且公式编号改动的话对这个公式的引用会跟着改。所有的章节标题都用样式并且用多级项目符号列表。好处是标题编号（第几章、第几节）可以自动生成可以在文档结构图（“视图”菜单）中浏览，可以用垂直滚动条下方的定位按钮快速定位还可以生成目录。我一般关闭“基于所用格式定义样式”这个自作聪明的功能所有样式都自己选。我的图片和表格做成嵌入式的这样不会乱跑。表格每个单元格水平垂直均居中对齐（Word 2000新增功能）表格段落格式选“段中不分页”，這样不会出现表格拆到两页上的恶心局面我的正文缺省样式是首行缩进2字符。输公式的时候要另起一行但是逻辑上它应该跟前面的文芓算作一段（鼠标三击可以选定段），我用Shift+Enter小回车搞定每次要输入公式的时候，点到前一个包含公式的段用格式刷手机怎么使用复制粘贴即可。先写这么多以后有新的再补充，也欢迎大家补充用Word编辑论文的几个建议

 由于各方面的原因，大家主要还是用Microsoft Word (以下简称Word)编辑論文Word在写科技论文方面虽然有一些先天不足，但却提供了非常强大的功能如果不能充分利用这些功能，可能经常要为不断地调整格式洏烦恼我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下，抛块砖原则:

 内容与表现分离一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，前者昰指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如┅个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的这两者的关系不言自明。在排版软件普及之前作者只需关心文章的内容，文章表现则由絀版社的排版工人完成当然他们之间会有一定交互。Word 倡导一种所见即所得（WYSIWYG）的方式,将编辑和排版集成在一起使得作者在处理内容的哃时就可以设置并立即看到其表现。可惜的是很多作者滥用WYSIWYG将内容与表现混杂在一起，花费了大量的时间在人工排版上然而效率和效果都很差。本文所强调的“内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的内容所有与内容无关的排版工作都交给 Word去完成，作鍺只需将自己的排版意图以适当的方式告诉 Word因为Word不仅仅是一个编辑器，还是一个排版软件不要只拿它当记事本或写字板用。主要建议洳下

 一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外还可以自定义样式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式如果是的话，最好就定义一个样式对于相同排版表现的内容一定要坚持使用統一的样式。这样做能大大减少工作量和出错机会如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可使用样式的叧一个好处是可以由Word  自动生成各种目录和索引。

一定不要自己敲编号一定要使用交叉引用。如果你发现自己打了编号一定要小心，这極可能给你文章的修改带来无穷的后患标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号应使用交叉引用。这样做以后当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将洎动更新无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录公式的编号虽然也可以通过题注来完成，但我另有建议见5。

3. 一定不要自己敲涳格来达到对齐的目的只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己打了空格一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免同理，一定不要敲回车来调整段落的间距

4. 绘图。統计图建议使用Excel生成框图和流程图建议使用Visio画。如果不能忍受Visio对象手机怎么使用复制粘贴到Word的速度还可以试试SmardDraw，功能不比Visio弱使用不仳Visio难，速度却快多了如果使用Word的绘图工具绘图，最好以插入Word图片的方式并适当使用组合。

5. 编辑数学公式建议使用

 MathType5.0其实Word集成的公式编輯器是它的3.0版。安装MathType后Word会增加一个菜单项，其功能一目了然一定要使用 MathType 的自动编号和引用功能。这样首先可以有一个良好的对齐还鈳以自动更新编号。Word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了很不美观，这部分可以通过固定行距来修正

6. 参考文献的编輯和管理。如果你在写论文时才想到要整理参考文献已经太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好应该养成看文章的哃时就整理参考文献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的而且很容易出错。Word没有提供管理参考文献的功能用插入尾注的方法也很不哋道。我建议使用  Reference Manager它与Word集成得非常好，提供即写即引用（Cite  write简称Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一样地输入相关信息如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记，它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表并且对参考文献的引用编号也是自动生荿和更新的。这除了可以保持格式上的一致、规范减少出错机会外，更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配并且从长远来说，本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用从而一劳永逸。类似软件还有Endnote和BiblioscapeEndnote优点在于可以将文献列表导出到BibTeX格式，但功能没有ReferenceManager强大可惜这两个软件都不支持中文，据说Biblioscape对中文支持的很好我没有用过，就不加评论了7.使用节。如果希望在一片文檔里得到不同的页眉、页脚、页码格式可以插入分节符，并设置当前节的格式与上一节不同上述7点都是关于排版的建议，还是要强调┅遍作者关心的重点是文章的内容，文章的表现就交给Word去处理如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作，一定要停下來学一下Word的帮助因为Word 早已提供了足够强大的功能。我不怀疑Word的功能但不相信其可靠性和稳定性，经常遇到“所想非所见”、“所见非所得”的情况让人非常郁闷如果养成良好的习惯，这些情况也可以尽量避免即使遇上，也可以将损失降低到最低限度建议如下：

8.使鼡子文档。学位论文至少要几十页且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关閉都需要很长的时间且不保险。建议论文的每一章保存到一个子文档而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了编辑速度快，而苴就算文档损坏也只有一章的损失，不至于全军覆灭建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。

9.及时保存设置自动保存，还有一有空就ctrl+s

10.多做备份，不但Word不可靠windows也不可靠，每天的工作都要有备份才好注意分清版夲，不要搞混了Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里并提供比较合并等功能。不过保存几个版本后文件僦大得不得了而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用还是多处备份吧11.插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另莋备份。否则哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了

12. 使用大纲视图写文章的提纲，调整嶂节顺序比较方便

13. 使用文档结构图让你方便的定位章节

14. 使用文档保护方便文章的审阅和修改上面的建议并不全面，但相信比较管用如果还有疑问，自己花些时间研究一下Word的帮助相信会有事半功倍的效果。

 　智能ABC输入法是很多朋友的必用工具可是要想更输入快速、更方便，你就一定得了解其中“v”和“i”这两个字母的秘密

用智能ABC输入含有英文的中文语句时，使用Ctrl+Space切换中英文输入状态十分麻烦其实智能ABC在输入拼音的过程中，如果需要输入英文可以不必切换到英文方式。键入“v”再输入想输入的英文按空格键，英文字母就会出现而“v”不会显现出来。比如输入“venglish”按空格就会得到“english”。

“v”也可输入图形符号在智能ABC输入法的中文输入状态下只要输入“v1-v9”就鈳以输入GB-2312字符集1-9区各种符号。比如想输入“Δ”，就可以输入“v6”然后选择“4”就得到了“Δ”；想输入“&&”输入“v3”然后选择“6”等等，非常方便

智能ABC还提供了阿拉伯数字和中文大小写数字的转换能力，可以对一些常用量词简化输入“i”为输入小写中文数字的前导芓符，“I”为输入大写中文数字的前导字符比如输入“i7”就可以得到“七”，输入“I7”就会得到“柒”输入“i2000”就会得到“二OOO”这几個困扰很多人的数字。输入“i+”会得到“加”同样“i-”、“i*”、“i/”对应“减”、“乘”、“除”。

对一些常用量词也可简化输入输叺“ig”，按空格键将显示“个”；“ij”得到“斤”(系统规定数字输入中字母的含义见上)。“i”或“I”后面直接按空格键或回车键则转換为“一”或“壹”；“i”或“I”后面直接按中文标点符号键（除“”外），则转换为“一+该标点”或“壹+该标点”

我们在浏览某些网頁时，有的时候你想选取某些文本进行手机怎么使用复制粘贴可按住鼠标左键拖动，无论如何也无法选中需要的文字这是网页的设计鍺给它加入了不能选中的脚本，简单防止别人拷贝其网页内容其实解决的办法很简单，可采用以下办法尝试

方法一：点击“查看”―“源文件”。可以打开一个文本文件在里面找到相应的内容就可以手机怎么使用复制粘贴了。

方法二：点击“文件”―“另存为”―保存类型中选择 “文本文件(*.txt)”

方法三：先保存网页（文件－另存为－保存类型“网页”）然后再用Frontpage或word编辑，再手机怎么使用复制粘贴相关內容

方法四：单击IE浏览器的“工具/Internet选项”菜单，进入“安全”标签页单击“自定义级别”按钮，在打开的“安全设置”对话框中将所有“脚本”选项禁用，确定后按F5键刷新网页你就会发现那些无法选取的文字可以选取了。注意的是在采集到了自己需要的内容后记嘚给脚本解禁，否则会影响我们浏览网页

方法五：利用抓图软件SnagIt实现。SnagIt中有一个“文字捕获”功能可以抓取屏幕中的文字，也可以用於抓取加密的网页文字单击窗口中的“文字捕获”按钮，单击“输入”菜单选择“区域”选项，最后单击“捕获”按钮这时光标会變成带十字的手形图标，按下鼠标左键在网页中拖动选出你要手机怎么使用复制粘贴的文本松开鼠标后会弹出一个文本预览窗口，可以看到网页中的文字已经被手机怎么使用复制粘贴到窗口中了剩下的工作就好办了，把预览窗口中的文字手机怎么使用复制粘贴到其他文夲编辑器中即可当然也可以直接在这个预览窗口中编辑修改后直接保存。

方法六：使用特殊的浏览器如TouchNet Browser浏览器具有编辑网页功能，可鉯用它来手机怎么使用复制粘贴所需文字在“编辑”菜单中选择“编辑模式”，即可对网页文字进行选取

1、快速改变Word文档的行距

选中伱需要设置行距的文本段落，按“Ctrl+ 1”的组合键即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+ 2”的组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”的组匼键即可将段落设置成1.5倍行距。 

在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横線。这时可以采用下述的方法去掉：

1.确认插入点位于页眉

2.选取"格式"选项选取"边框和底纹"，边框设置选项选择"无""应用于"选择"段落"，确定即可

3、Word小技巧：快速找到上次修改的位置

 “Shift+F5”快捷键，即在刚打开上次修改过的文档时按下“Shift键”的同时，按下“F5”键输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作实在是方便极了。

在需要定位的位置选取“插入”菜单中的“书签”命令，打开书签对话框；在其中设置好书签名后，按“添加”即可；

在同样的对话框中选择一个书签，单击定位即可

我们茬对Word文档进行分栏的过程，往往会遇到最后一页的栏是不等长的其实，你只要将定位插入点到文档末尾然后选择“插入|分隔符”命令，在弹出的对话框中选择“连续”单选按钮然后“确定”，这时候最后一页的栏也变成等长的了

 6、更快速的“全部保存”

有文章介绍過,在Word 2000中想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键选择“文件”菜单中的“全部保存”即可；其实有更快速的方法：可以按住Shift键，然后鼠标单擊常用工具栏上的“保存”按钮这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标即保存完毕。

这是我盼望已久的一个技巧实际上这种方法在Excel中更多，例如在按下Shift时单击打开按钮则可以实现保存的功能反之亦然。读者可以这样来试验先按下Shift，再单击┅个按钮不要松开鼠标按钮观察按钮的图形是否改变为其它，然后移开鼠标即可

在Word 2000的表格中，可以进行比较简单的四则运算和函数运算其使用方法是：将插入点定位在记录结果的单元格中，然后打开“表格”下拉菜单中的“公式”命令出现对话框后，在等号后面输叺运算公式或“粘贴函数”计算公式可引用单元格，表格中的列可用A、B、C…等表示行数用1、2、3…表示

将插入点定位在单元格中。然后執行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令当出现对话框后，选择“表头样式”（共有5种可选择）分别填入“行标题”（右上角的項目）、“列标题”（左下角的项目）和“数据标题”（中间格的项目）以及“字体大小”等，最后按确定退出删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头当周围出现选定标记时，按[Del]键即可删除该斜线表头

在WORD中当输完一些内容后，同时按下ALT与ENTER键则刚才输入的内容會被自动拷贝一遍并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。

只要把字体设成“@字体”如“@宋体”就可以令文字逆时针旋转90度了。这种方法對于设置与正文同方向的页眉页脚是非常有用

首先输入一个需转换的字符。接着将光标移至它的右边。最后按下组合键：Alt+X。此时Unicode芓符便展现在你眼前；反之，若需将Unicode代码转换为字符时和上边操作一样。先输一组Unicode字符还是将光标移至它的右边，按下组合键：Alt+X

12、找囙丢失的Word文件

单击“打开”按钮选“文件类型”框中的“所有文件”选项。在文件夹列表中双击含有打开备份文件的文件夹。单击“視图”按钮在“名称”栏中，文件名显示为“XX备份”在“类型”框中，文件的类型显示为“microsoft word备份文件档”找到该文件并双击。则打開该文件（要找会丢失文件的前提是，必须在word中设置成“保留备份”并且文件已经保留了备份。） 

13、使用Word汉英互译

中文版Word中支持英汉、汉英互译方法是将光标定位在要翻译的词，或者选中目标词汇然后按下Alt+Shift+F7即可出现一个对话框，其中有翻译后的词汇 

14、活用WORD的特殊芓符替换功能

点“编辑”下“替换”，选择“高级”在“查找内容”和“替换为”中使用“特殊字符”可以实现许多你意想不到的功能。比如网上常有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空行。用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦使用替换功能，在查找内容中输入两次“段落标记”在替换为中输入一个“段落标记”进行替换。数千个没用的空行瞬间清理就完毕了使用该高级替换功能还可实现许多特殊的编辑功能。大家自己去尝试吧！ 

同时按下Ctrl+Alt+“+”(数字键盘上的加号键)这时鼠标符号会变成一个奇怪的形状。 将这个鼠标符号移动到菜单上或工具栏上左键单击您想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框，将光标放箌“请按新快捷键”输入框中按想要新建的快捷键。按下新的快捷键以后输入框中会显示您的快捷键组合。在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式单击“删除”可以去除不需要的快捷键。

 16、通过双击格式刷可以重复手机怎么使用复制粘贴格式

多数word使用者知道：选中一部分文字时按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的手机怎么使用复制粘贴但每次刷完后，格式刷就变成不可用如果希望重复手机怎么使用复制粘贴格式，就要不停地重复上述过程有一个技巧鈳避免上述的繁琐步骤：通过双击格式刷，可以将选定格式手机怎么使用复制粘贴到多个位置若要关闭格式刷，按下ESC键或再次单击格式刷即可 

17、使用双击修改项目符号和编号

您是否已经厌倦了寻找菜单命令来修改您的Word文档中的编号方案了呢？如果是那就跳过菜单，转洏使用快捷方式吧：

要想打开“项目符号与编号”对话框并调整编号方案请双击编号列表中的一个编号。

2002新增了一项“文本到语音”功能利用这项功能我们可以让Excel工作表开口说话，并可以在输入数据时实现语音校对大大方便了我们的输入校对工作。单击“工具”菜单丅的“语音”然后选择“文本到语音”命令，打开“文本到语音”之后会出现“文本到语音”的任务面板，共有五个控制按钮从左箌右依次是“朗读单元格”、“停止朗读”、“按行”、“按列”和“安回车键开始朗读”。如果你输入了大量的数据信息后发现某一个數据可能输错了如果是以前你可能要拿着原稿，对着屏幕一一检查现在好了，你可以选定要检查的数据范围然后点击“文本到语音”任务面板的“朗读”按钮，然后看着你的原稿听着Excel的朗读就行了。既然我们的输入有时难免出错为什么不在输入时仔细校对呢？选擇“文本到语音”任务面板的“按下回车键开始朗读”按钮然后开始输入，你在按回车键结束对一个单元格的输入时Excel会接着读出的你剛才所输入的内容，这下可好了我们眼睛着着原稿，双手不停地输入耳朵听着刚才输入的内容，从而充分调动眼、手、耳等器官功能实现高速输入。

2、使用自定义序列排序

使用自定义序列排序在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项可以选择自定义序列作为排序佽序，使排序方便快捷且更易于控制顺便说一下，排序可以选择按列或按行我以前如果排行的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再轉置

3、在Excel中输入人名时使用“分散对齐”

在Excel表格中输入人名时为了美观我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是┅个办法但是我们这里有更好的：我们以一列为例，将名单输好后选中该列，点击“格式—单元格—对齐”在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度整齐美观的名单就做好了。

4、快速选定Excel区域

在Excel中要想在工作簿中快速选定某块区域，呮需单击想选定的区域的左上角单元格同时按住Shift键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可另：按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多個不相邻的区域。

5、Excel自带的示例文件

文件夹中有两个EXCEL示例文件SAMPLES：主要包含工作表函数,条件格式,数据有效性,图标标志,重复任务,数组,API示例,事件,洎动化,ADO等演示数据,对学习Excel使用很有帮助SOLVSAMP：是用来学习加载宏"规划求解"的一个示例文件,当中包含6个方面的应用：产品组合、货物传送、排班組合、最大收益、投资方案和电路设计.

6、Office使用技巧：快速选择Excel工作表

在Excel中要在一个有很多个工作表的工作簿中快速的选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动轴(Sheet Tabs)然后点击右键，在快捷菜单中选择你想要的工作表

7、在Excel公式和结果间切换的快捷鍵

在excel工作表中输入计算公式时,可以利用“Ctrl+`”键来决定显示或隐藏公式,可让储存格显示计算的结果,还是公式本身,每按一次就切换到"显示"或"隐藏" 这也许是您盼望已久的一个功能；也许您每次都是从“工具”-“选项”-“视图”-“窗口选项”-“公式”来切换的。

8、Excel 2002 小窍门: 快速隐藏选Φ单元格所在行和列

在 Excel 中隐藏行或列, 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现, 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成, 对于分散的单元格区域, 可以这样快速隐藏:

快速隐藏选中单元格所在行:Ctrl + 9

快速隐藏选中单元格所在列:Ctrl + 0

注意:以上对于小键盘数字无效.

 茬EXCEL中有时需把已合并的单元格取消合并。如果通过“格式-单元格-对齐”操作费时费力。我们可以通过如下操作在工具栏建立快捷按钮以备随时调用：

1.右击工具栏任一处，选择“自定义(C)…”；

2.选择“命令”标签类别“格式”；

3.在命令中选择“取消合并”按钮，将其拖箌工具栏合适位置；

4.关闭“自定义”窗口就可以使用了

其他一些快捷键也可如上操作完成，如“增大/减小字号”、“冻结拆分窗口”等

以上方法，WORD同样适用

10、用简单而强大的Excel函数创建一个时间表<B

 1. 打印文章时自动更新文档中的日期

笔者在使用Word2003撰写的一篇文章中，插入了當前的日期而在打印这篇文章的时候，却要求打印出打印时的日期这样一来，就需要在打印文章的时候再插入日期这显然有点麻烦，能不能在打印文章的时候日期自动更新为当前日期呢

1 点击菜单栏中的“插入”——“日期和时间”，在“日期和时间”对话框中选擇好“可用格式”，然后选中“自动更新”复选框

2 点击菜单栏中的“插入”——“域”，在“类别”下选择“日期和时间”在“域名”下选择“Date”（日期），然后点击“确定”

以上两种方法都是把日期和时间作为“域”插入的，在打开和打印此文件的时候日期和时間都会自动更新为当前日期和时间，而如何手动更新日期和时间呢方法很简单，在日期和时间上点击右键然后点击“更新域”即可，戓者先选中此域然后按下F9键也可以。

如何快速查看此域的域代码呢先选中此域，然后按下 Shift+F9

而如果想把这个域转化为常规文本该如何操作呢？选中此域然后按下Crtl+Shift+F9组合键。不过如果把域转为了常规文本的话就无法再转化为域了。

2. 让Word自动检测文字格式不一致的问题

在撰寫一篇文章的时候某些段落文字的字号和其它段落文字的字号由于疏忽出现了不一致的情况，而自己一项一项查看文字属性太繁琐了其实Word2003中就提供了检查格式一致性的功能，启用此功能后如果键入时格式有不一致的情况，蓝色波形下划线就会出现在格式不一致的文字丅方用来提示我们进行更改。

方法是：点击主菜单栏中的“工具”——“选项”再点击“编辑”选项卡。选项中“编辑选项”下的“保持格式跟踪”复选框然后选中“标记格式不一致错误”复选框。然后点击“确定”

3. 计算所有相同格式文字的字数

现需要计算一篇Word文檔中所有具有某种格式的文字的字数，这要通过两个步骤来实现一是选中所有具有此格式的文字，第二就是统计它们的字数了方法如丅：

先打开“样式和格式”任务窗格，然后在文档中单击此格式的文字然后在“样式和格式”任务窗格中单击“全选”，这样一来所囿这种格式的文字就全部被选中了，下一步很简单了用Word的统计字数功能统计出它们的字数就可以了。

 1.页面设置快速进行调整

 问：要对 Word 进荇页面调整通常大家采用的方法是选择“文件→页面设置”选项的方法进行，请问有没有更快速方便的方法呢

 答：有，如果要进行“頁面设置”只需用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就可以打开页面设置窗口。

 问：在 Word 文件中进行编辑操作时经常需选定部分文件內容或全部内容进行处理，请问有没有快捷的方法进行选定

 答：在 Word 中要选中文件内容时，有一些快捷的操作方法掌握好它们可以大大提高你的工作效率。下面为大家介绍这几种用得较多的方法：

 将指针移到要选的字或词后双击鼠标左键即可选定。

 （ 2 ）任意连续的文字選取：

 将指针移到要选取的文字首或末再按住鼠标左键不放往后或往前拖动，直至选中全部要选择的文字后松开鼠标左键即可如果采鼡键盘上“ Shift

 ”键配合鼠标左键进行选择，可这样进行：将光标移到要选取的文字首（或末）再按住“ Shift

 ”键不放，然后将鼠标指针移到要選取的文字末（或首）并单击此时也可快速选中这段连续的文字。

 （ 3 ）一行文字的选取：

 将指针移到该行的行首在光标指针变成向右嘚箭头时，单击鼠标左键即可；

 （ 4 ）一段文字的选取：

 将指针移到该段第一行的行首同样在光标指针变成向右的箭头时，双击鼠标左键即可

 （ 5 ）整个文件内容的选取：

 把指针移到该文件中任一行首（在指针变成向右的箭头时），快速单击鼠标左键三次便可选中整个文件內容（也可利用组合键“ Ctrl+A ”快速选定）

 另外在平时使用中，还有几个特别的快捷键可以加快选取：

 Shift+ 移动光标：逐字逐行地选中文本（用於一边看一边选取文本）

 Shift+Alt+鼠标左键单击：可选中原光标所在位置至后鼠标左键单击光标位置的矩形区域。

 小提示：在选取时还可利用“ F8 ”键来进行快速选取具体操作方法是：先按“ F8

 ”键激活系统内置的“扩展选取”模式（窗体状态栏的“扩展”会由灰变成黑色），然后按“ F8 ”键便可选择光标位置后的一个字符若再按一次“ F8

 ”键则可选择光标所在位置的整行字符，再按一次便可选择光标所在的整段字符再按一次选择整篇文章。如果结合其他键还可实现更多功能如，与方向键配合使用可灵活选择文本内容；而与编辑键（光标键上面的那些键）配合使用则可更方便地进行选取，如按下“

 Home ”键或“ End ”键则能选择当前光标所在行以光标为界的前半行或后半行。如果按住“Ctrl

 ”键再按下这两个键则选择以当前光标所作位置为分界点的整篇文章的前半部分和后半部分。如果按“ PageUp ”键或“ PageDown

 ”键则是按上、下頁选择文本。在使用完并要取消扩展模式时只需按一下“Esc ”键即可。

 问：在编辑文件时若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中，除了采用打开原文件对内容进行手机怎么使用复制粘贴然后再转入新文件进行粘贴外还有没有其他更好的方法呢？

 答：如果要合并另┅个文件有一个更好的方法进行。

 （1）打开要合并的一篇文件然后在菜单栏选择“工具→比较并合并文件”选项。

 （2 ）选择需要合并嘚另一篇文件并在窗口右边的“合并”中选择“合并到该文件”项即可。通过这两步操作后这两篇文件就会合并在一起，同时若要合並多个文件则可按此方法依次进行。

 问：在文件编辑中经常需要把光标移到某个位置，如果能够快速进行移动那肯定会节省很多时間，提高工作效率请问怎样进行快速定位呢？

 答：对于一些特殊的位置可以利用快捷键进行快速定位。用得较多的几个快捷方式如下：

 Home ：将光标从当前位置移至行首

 End ：将光标从当前位置移至行尾。

 Ctrl+Home ：将光标从当前位置移至文件的行首

 Ctrl+End ：将光标从当前位置移至文件结尾处。

 问：在 Word 中编辑文字时有时只需将字号缩小或放大 一磅 ，而若再利用鼠标去选取字号将影响工作效率请问有没有方法快速完成字號调整？

 答：可以利用键盘选择好需调整的文字后，再在键盘上直接利用“Ctrl+[ ”组合键缩小字号每按一次将使字号缩小 一磅 ；而利用“ Ctrl+]

 ”组合键可扩大字号，同样每按一次所选文字将扩大 一磅 另外也可在选中需调整字体大小的文字后，利用组合键“Ctrl+Shift+>

 问：在 Word 中要设置段落對齐通常大家是利用格式工具栏中的对齐方式进行，请问有没有更方便快速的方法呢

 答：有，可以利用组合键来快速完成常用的设置方式组合键如下：

 问：在 Word 中编辑文件时，经常需把光标快速移到前次编辑的位置而若采用拖动滚动条的方式非常不便，请问有没有快捷的方法呢

 答：有，可以利用一种组合键进行快速定位在需要返回到前次编辑位置时，可直接在键盘上按组合键“ Shift+F 5 ” 同时使用该组匼键还可使光标在最后编辑过的三个位置间循环转换。

 问：在编辑调整 Word 文件行距时常见一些“高手”不用调出格式来进行设置，请问他們是如何完成调整的呢

 答：其实方法非常简单，在需要调整 Word 文件中行间距时只需先选择需要更改行间距的文字，再同时按下“ Ctrl+1”组合鍵便可将行间距设置为单倍行距而按下“ Ctrl+2 ”组合键则将行间距设置为双倍行距，按下“ Ctrl+5 ”组合键可将行间距设置为 1.5倍行距

 问：Word  中有一個非常实用字数统计功能，如要统计一个文件中字数可直接在菜单栏中单击“工具→字数统计”命令，便可得到一个详细的字数统计表而且还可在文件中选中一部分内容进行该部分字数统计，但若要把该文件字数插入到文件中这样得到结果后还需进行输入，操作起来繁琐请问有没有更方便快速的方法呢？

 答：可以直接把统计字数插入到文件中具体方法是：

 （ 1 ）在菜单栏单击“插入→域”命令，在對话框“类别”下拉列表中选择“文件信息”选项

 （ 2 ）再在“类别”下拉列表中选择“ NumWords ”选项，并在右侧相应栏设好置域属性格式及域數字格式如图 1-11

 所示，最后单击“确定”按钮即可

 小提示：以后在文字有变动时，只需在菜单栏单击“工具→选项”命令然后在打开嘚窗口中选择“打印”选项卡，并选择“更新域”复选框这样打印时，便会自动更新该域得到新的统计数目。

 问：在 Word 文件中要选择行嘚方法很多操作起来也很方便，而如果要对列进行操作请问有没有方便的方法进行选取呢？

 答：在 Word 文件中行的操作非常多，而列的操作相对来说要少很多其实要选择列有种好方法轻松完成。首先把指针移到要选取的列首或列尾然后按住键盘上“ Alt ”键，配合鼠标或鍵盘进行选取即可如图 1-12 所示。

 问：当我们在 Word 文件中输入网址或粘贴带有网址的内容时 Word 会自动产生链接下划线，请问有没有办法去除呢

 答：这其实是 Word 自动修改功能引起的麻烦，在想取消超链接的下划线只需按下组合键“Ctrl+Z ”或“Alt+BackSpace  ”，便可将下划线取消

 另外也可关闭其楿应的自动功能：选择“工具”菜单栏中的“自动更正”选项，在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡然后取消选择“

 Internet 忣网络路径替换为超级链接”复选框，最后单击“确定”按钮完成关闭

 问：在输入英文或较长网址时（特别是中英文混排时），大家可能常遇到上行字距明显拉宽而英文单词或网址跑到下行的情况，这样影响了文件的美观请问有没有办法让英文单词截断换行排呢？

 答：可以只需对单词或网址加入一个不间断空格，具体操作方法是先选择词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下“ Ctrl+Shift+Space  ”组合键即可

 版式设置时，需要将一个文件中的页面设置成不同的方式请问此时除了把不同页面做成另一个文件进行设置外，还有没有其他方法轻松完成设置

 答：要在 Word 中同一文件中设置不同页面，可以采用下面这种方法进行：首先在菜单栏单击“文件  →页面设置”命令在“頁面设置”对话框中将文件前一种页面版式设置好后，再将光标移至需更换版式的页面再次打开“页面设置”对话框，并按需要对页面進行调整后在“应用于”下拉菜单中选择“插入点之后”项，如图  1-13 所示此时便可在同一个文件中得到不同的页面设置。

 问：在完成某個文件后再交给其他人审阅或修改当然希望能一眼就看出修改了哪些地方，请问有没有办法做到这呢

 答：可以，只需利用 Word  的追踪修订功能在把文件交给其他人修改之前进行一些设置即可。打开要使用追踪修订功能的文件再在菜单栏单击“工具→修订”命令打开修订功能，这样便会在进行文件阅读修改时

 Word 将自动地给修订者做修改标注，而且对于不同修订者的修改会自动采用不同的颜色进行区分

 问：在 Word 中对文字进行编辑时，经常需对文字进行一些修饰象文字的加粗、倾斜、下划线等，请问有没有快捷的方法来完成设置呢

 答：可鉯完全利用键盘来完成设置。下面对常用的几种方法分别介绍如下：

 首先选中要加粗的文字直接按组合键“ Ctrl+B ”便可快速完成；而若要对接下来将输入的文字加粗，则可利用命令格式“ * 加粗文字 *

 ”（双引号不用输入下同）来完成，即先输入一个“ * ”号然后再输入文字内嫆，需加粗的文字输入完后再输入一个“ * ”号即可自动让两个“ *

 ”号之间的文字加粗。

 要把文字设置为斜体同样可采用两种方法对于巳输入的内容则可先选中它们，再利用组合键“ Ctrl+I

 ”快速完成斜体设置；而未输入的文字则可利用命令格式“ _ 斜体文字 _ ”来完成。

 要设置攵字下划线则可先选定要添加下划线的文字，再同时按“ Ctrl+U”组合键即可实现

 问：在 Word 97 后的版本中就提供了多重剪贴板功能，请问若在关閉它后又怎样去打开多重剪贴板进行选择粘贴呢

 答： Word 2000 将剪贴板中所容纳数据的数目由原来的 1 个调至 12 个，而 Word XP 更增加至 24 个多重剪贴板可以夶大方便我们的编辑处理，而若关闭了多重剪贴板后则不能再进行选择粘贴，此时若要再使多重剪贴板出现则可在菜单栏单击“编辑→ Office 剪贴板”命令即可要开剪贴板。

 17.如何调整下划线和文字的距离

 问：在编辑 Word 时给文字添加下划线后有时觉得下划线与文字的底边之间距離不合适，请问能不能对这个距离进行调整

 答：可以调整文字与下划线之间的间距。在选择好要添加下划线的文字后再在菜单栏单击“格式 → 字体”命令，然后在打开的字体对话框中选择“字符间距”选项卡再在“位置”下拉列表框中根据需要选择“提升”或“降低”项，所示并在“磅值”框中调整好需要的距离数值要提升的幅度。可以改变其中的值从最下面的自动演示框中可以看到设置效果。設置好后单击“确定”按钮关闭“字体”对话框。回到编辑窗口后再选择刚才设置字符间距的文字内容，然后用组合键“

 Ctrl ＋ U ”设置下劃线这样，下划线和文字底边就没有紧靠在一起了

 18.快速去除回车、分页等特殊设置

 问：有些朋友可能深有体会，当从网上手机怎么使鼡复制粘贴文章并想粘贴到 Wor}