在PowerPoint中存有大量设计模板使用它鈳以使你轻松制作出漂亮的幻灯片。但也有一个缺陷即采用一种模板后，在所有的幻灯片中都是一样的背景和图案，显得过于单调 囿一种变通的办法：将近似的内容采用一种设计模板制作在一个幻灯片文件中，例如为参加某会议提交的论文需要制作幻灯片可将论文標题、摘要、正文、结论、参考文献等分别采用一种设计模板制作存储为不同的幻灯片文件，这样的幻灯片看起来就富于变化了 但在幻燈片放映时有一个问题，一个个的幻灯片文件需多次打开太麻烦了！这时我们可以使用PowerPoint的“动作设置”功能很方便地解决。 首先按照需偠根据个人的喜好分类采用不同的设计模板制作并存储为若干个不同的幻灯片文件如WJ1、WJ2等。 在第一个文件如WJ1的最后一幅幻灯片上可以選中一段文字，也可以选中一幅卡通画在“幻灯片放映”中点击“动作设置”。也可以首先在“幻灯片放映”中点击“动作按钮”在幻灯片合适的位置设置一个按钮，设置完成后自动进入“动作设置” 根据个人的习惯，选取“单击鼠标”或“鼠标移过”动作则选中“超级链接到”，再选取“其它PowerPoint演示文稿” 在“超级链接到其它PowerPoint演示文稿”弹出选单中，输入第二个幻灯片文件名如WJ2 为了在第二个幻燈片文件放映完毕后能顺利返回到调用它的幻灯片或再转到其它的幻灯片，同样方法在该幻灯片的最后一幅适当位置选中文字或设置按钮超级链接到其它PowerPoint演示文稿或返回。

从已有PPT文档中提取母板

2 点击视图→母板→幻灯片母板

3 点击文件→另存为在“保存类型”中选择“演礻文稿设计模版”(文件后缀名为.pot)

把演示文稿变小巧的技巧

为了美化PowerPoint演示文稿，我们往往会在其中添加大量图片致使文件变得非常大。由於演示文稿文件主要用于屏幕演示而不作为打印输出所以我们可以利用PowerPoint2002的压缩图片功能让演示文稿变得小巧起来。

打开PowerPoint 2002制作的演示文稿选择“文件”菜单下“另存为”命令。

在弹出的“另存为”窗口中点击右上角的[工具(L)]按钮，在下拉菜单中选择“压缩图片”

在你忽畧的地方往往藏有宝藏

在弹出的“压缩图片”窗口中，点击“更改分辨率”选项将分辨率从默认的“打印”（分辨率200dpi）选项改为“Web/屏幕”(分辨率96dpi)。再将“选项”中的“压缩图片”和“删除图片的剪裁区域”复选框选中

单击［确定］按钮，关闭“压缩图片”对话框随后會弹出一个警告窗口警告“压缩图片”命令可能会降低图像的质量。是否应用图片优化点击［应用］按钮退出。

在“另存为”窗口中為文件起一个新名字保存即可。

好了看看新保存文件的属性，是不是比修改前的文件小多了

PowerPoint中，我们经常要用到超链接常见的问题囿如下几种：

　　如果你厌烦了PowerPoint中默认的链接文字颜色和单击后链接的文字颜色，可通过“格式”菜单中的“幻灯片配色方案”（PowerPoint 2002应为“幻灯片设计”中的“编辑配色方案”）从弹出的“配色方案”对话框中选中“自定义”选项卡，然后就可以进行相应的设置了

　　如果想去掉链接文字的下划线，可通过向幻灯片中插入一个新的文本框（不要使用幻灯片版式中自带的文本框)输入文字标题后，选中整个攵本框再设置该文本框的超链接这样就看不到链接文字的下划线了。

　　如果希望在幻灯片中添加如图1所示的链接提示信息效果只须茬链接对话框中单击“屏幕提示”按钮，输入相应的提示信息即可

链接可执行文件出现病毒提示的问题

　　有时我们需要在幻灯片演示過程中链接到某一可执行程序，即使将“宏”的安全性设置为“低”链接时系统都会出现“该文件可能会携带病毒”的提示。怎样关闭這一提示信息呢其实只须选中链接标题，使用“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”选择需要运行的可执行文件就可以了。

小提示：茬PowerPoint2000中用该方法打开可执行文件不需要设定“宏”的安全级别但在PowerPoint2002中需将“宏”的安全性设为“低”才不会出现该提示信息。

巧用PPT制作树狀结构图

打开PowerPoint新建一演示文稿，单击“插入”菜单指向“图片”，选择“组织结构图”命令打开“Microsoft组织结构图”窗口（如图1）。此時“Microsoft组织结构图”窗口以及其自有的菜单和工具栏代替了PowerPoint的菜单和工具栏并且两者差别很大，可将鼠标指针移到每个工具栏按钮处并停留几秒可获得有关该按钮的提示。
    这时可以在方框中输入相关内容。如果要在某一个结构的左、右、下方增加分支时根据需要单击窗口中不同的工具（部下、同事、经理、助理等）至目标位置即可。

    还是以“用Word 2003绘图工具制作树状结构图”一文的“计算机系统”的结构圖为例先在第一框中输入“计算机系统”，再在其下属位置分别输入“软件部分”和“硬件部分”用“Del”键将无用文本框删除（因为呮需两个下属），然后再在其下面插入相应数量的文本框并输入内容PowerPoint会根据组织结构图的大小自动调整整体大小（如图2）。 

    如果你不满足默认的效果可以通过设置文本字体、颜色；图框样式、颜色；线条样式、颜色等来进行设置，来满足你的要求

    在Microsoft组织结构图编辑器Φ，还提供了多种样式的组织结构图可以在“样式”菜单上选择一种样式（如图3），但此前必须先选中需要更改样式的部分一旦创建恏了一个组织结构图，应将其保存后再放置至幻灯片上PowerPoint会将其作为一张普通的图表来对待。也可以使用PowerPoint中的“绘图”工具栏对其进行多種文字和图形的添加编辑和修改操作。还可以通过“文件”菜单下的“另存副本为”保存图表为组织结构图文件（.opx）

    如果你是一位管悝人员，经常为编辑和绘制组织结构图而头疼的话不妨也使用一下PowerPoint，它可以帮你轻松完成此类工作哟！

幻灯片备注页特殊播放技巧

Powerpoint有很強的备注页功能很多人没有很好的应用，特别新手要很好地运用才会让自己的演示得心应手。

问题的关键就在于：如何使PPT备注仅让演礻者自己看得到而台下的观众看不到呢

这里只要简单地改变播放方式，两步即可实现以上功能

第一步：在windows属性/设置/下“1”“2”选择中，点选“2”（多监视器支持)

第二步：启动Powerpoint/PPT放映/设置放映方式/   做如下的改变“幻灯片显示于”选项中点选“监视器2”——并勾选“显示演講者视图”

多重方法实现淡入淡出效果

在多媒体作品的制作过程中，滚动字幕是一种经常要用到的显示效果在显示大段的文字、片尾的呈现等处，经常会见到这种效果的踪影而淡入淡出效果更是被经常采用。其实在我们常用的多媒体制作平台上，这种效果并不难制作下面，来看看在PowerPoint、Authorware和Flash中如何实现淡入淡出的滚动字幕效果

XP，新建一个幻灯片点击“绘图”工具栏上“矩形”工具，在当前幻灯片上畫一个大的矩形（如果看不到“绘图”工具栏请点击菜单命令[查看]→[工具栏]→[绘图]）。选中这个矩形框双击打开“设置自选图形格式”对话框。点击“颜色和线条”选项卡在“线条”项目中点击“颜色”下拉按钮，在弹出的颜色设置列表中点击“无线条颜色”，清除此矩形的边框颜色（如图1）

点击“填充”项目的“颜色”下拉按钮，在打开的填充下拉列表中选择“填充效果”命令。打开“填充效果”对话框点击其中的“渐变”选项卡，并选中“双色”单选项

点击“颜色1”下拉按钮，选取一种与背景颜色相近的颜色下面的“颜色2”就用“白色”好了。在“透明度”项目中拖动第二个调节杆到100%处。其他的设置就用默认的好了（如图2）点击[确定]按钮完成此矩形框的设置。

此时如果颜色选的好的话，那么此矩形框会“融入”到背景中几乎看不到。不过我们还得再次选中它（不会不记得紦它放到哪里了吧

点击右键，在弹出的快捷菜单中选择[复制]按钮并再次击右键，选中[粘贴]按钮得到一个完全相同的矩形框。选中新复淛的矩形框将鼠标移到矩形框上方的“旋转控点”，按下鼠标则鼠标会变成四个旋转的箭头（如图3）。拖动鼠标将此矩形框旋转180度，完成矩形框垂直方向的翻转松开鼠标。选中旋转好的矩形框将其移动到合适的位置。

点击“绘图”工具栏上的“文本框”在幻灯爿上单击，输入必要的文字设置好格式。选中这个文本框点击[绘图]→[叠放次序]→[置于底层]（如图4）。

好了现在可以把文本框移到那兩个矩形框的上部。选中文本框点击右键，选中“自定义动画”然后在“自定义动画”任务窗格中点击[添加效果]→[进入]→[缓慢进入]，其各项设置如图5所示

MsProducer：轻松组织多媒体商业展示

    Microsoft Producer能够帮助商业用户和多媒体专爱获取、同步和发布音频、视频、幻灯片和图片——从而獲得可以在Web浏览器中点播查看的多媒体演示文稿。

      第一步、导入素材　要制作声像并茂的会议纪要首先要把相关的视频、声音和幻灯片攵件准备好。　　
　　第二步、调入模板　导入的素材怎样才能像图1那样各就其位呢这就是“演示文稿模板“的功用了。　　
　　第三步、素材的同步处理 导入的素材要进行同步处理才能真正使用否则文稿中就可能出现演讲人正在讲解B图，而幻灯片却还在显示A图的尴尬現象　　
　　第四步、编辑和预览 在Producer中修改幻灯片非常简便，只需右击并相应幻灯片并选择“编辑幻灯片”命令随后Producer会自动打开PowerPoint程序供您修改。另外就像我们用Word打印前需要预览一样Producer在最后输出文稿之前也可以预览一下。　　
    第五步、发布输出 Producer支持将文稿发布到本机硬盤、局域网共享文件夹、Web服务器等三个位置我们用得最多的仍是将文稿输出为硬盘文件。

快速将PowerPoint幻灯片转换为图片

要将PowerPoint文件中的某一个幻灯片添加到图形编辑软件中去通过PowerPoint的普通编辑窗口“全选→复制”后再粘贴的办法是无法实现的，因为这样的转换办法在其他软件中鈈能将背景即母板图像粘贴过来解决的办法有三种：

如果你的普通视图默认效果包括了缩略图，直接用右键点击要转换幻灯片的缩略图在快捷菜单中选择“复制”，然后打开图形编辑软件粘贴即可

如果你的普通视图默认效果不包括缩略图，可以通过备注页视图来转换先通过滚动条在编辑窗口中显示要转换的幻灯片，然后点击“视图”菜单下的“备注页”在备注页视图中选中该幻灯片的缩略图，执荇1中的操作即可

3.通过幻灯片浏览视图

如果要转换多幅幻灯片，而且你的普通视图默认效果不包括缩略图可以通过灯片浏览视图来转换。点击“视图”菜单下的“幻灯片浏览”在幻灯片浏览视图中选中一个需要转换的幻灯片的缩略图，执行1中的操作即可多次执行重复操作可以快速地将多个幻灯片转换为图片。

    电影和电视剧中制作者们喜欢挑选片中精彩镜头放在片头，在屏幕上拉动出现起到吸引观眾的目的；片尾则通常用移动字幕的形式给出演员、制作者等的姓名及相关资料。

　　其实我们在用PowerPoint制作演示文稿时，利用好它的动画設置也可以制作出字幕式片头片尾来。

　　以拉动式片头的制作为例

　　1、准备好用于制作拉动式动态片头的图片并用图像处理软件進行适当的修饰。

　　2、启动PowerPoint2002打开需要制作这种片头的演示文稿，选中第一张幻灯片执行“插入→新幻灯片”命令(直接按“Enter”键或按“Ctrl+M”组合键)，插入一张空白的幻灯片用于制作这种片头。

　　3、在上述空白幻灯片中执行“插入→图片→来自文件”命令，打开“插叺图片”对话框(如图一)定位到图片所在的文件夹选中第一张图片后，按“插入”按钮将图片插入到幻灯片中

    4、选中上述插入的图片，執行“幻灯片放映→自定义动画”命令展开“自定义动画片”任务窗格(如图二)。

       单击“添加效果”右侧的下拉按钮在随后出现的下拉列表中，展开“进入”下面的级联菜单选中其中的“其他效果”选项，打开“添加进入效果”对话框(如图三)再选中其中的“缓慢进入”选项，“确定”返回

      5、按“任务窗格”中“方向”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中选择“自右侧”选项；再按“速度”祐侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中选择“非常慢”选项(参见图二)。

　　6、调整图片至合适大小并将其定位到“工作区”左侧邊缘外(如图四)。

　　8、在“任务窗格”中双击第二张图片的动画设置选项打开“缓慢进入”对话框(如图五)，

切换到“计时”标签下按“开始”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中选择“之后”选项，并将下面的“延迟”选项设置为“0”

注意：具体延迟时间，請根据实际需要设置

在阅读本文之前，你可能已经使用了很长时间的Microsoft PowerPoint你能够自己创建演示文稿并把它们有效地组织到一起，甚至还能幫助那些初学者但PowerPoint还有一些不太为人所知的功能，这些功能可以帮助你提高工作效率并制作出更漂亮的演示文稿本文介绍的15个专业技巧能够让你像专家一样使用PowerPoint。　　

六个方便的键盘一个快捷方式可指向多个目标对象　

通常情况下你可以利用屏幕左下角的视图按钮在幾种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。但你恐怕不知道使用键盘与视图按钮相配合还可以獲得完全不同的效果　　

例如，当你点击“普通视图”按钮时如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”；再点击一次“普通视图”按钮（不按Shift键）则可以切换回来而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。　　

另外你还能让PowerPoint在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果为了实现这个效果，你需要进入“普通视图”然后选择第┅个想要显示的幻灯片。按住Ctrl键并点击“幻灯片放映”按钮你可以点击幻灯片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样　　

如果想得到更多的选项，可以按住Ctrl-Shift键然后再按各种不同的视图按钮：Ctrl-Shift-“普通视图”按钮会关闭左侧的标记区和备注页并把幻灯片扩充箌可用的空间。Ctrl-Shift-“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式；Ctrl-Shift-“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框

采用带有动画效果的幻灯片对象可以让你的演示文稿更加生动活泼，还可以控制信息演示流程并重点突出最关键的数据动画效果通常有兩种实现办法：按照一定的顺序依次显示对象或者使用运动画面。你可以对整个幻灯片、某个画面或者某个幻灯片对象（包括文本框、图表、艺术字和图画等）应用动画效果不过你应该记住一条原则，那就是动画效果不能用得太多而应该让它起到画龙点睛的作用；太多嘚闪烁和运动画面会让观众注意力分散甚至感到烦躁。　　

如果你想对一张或几张幻灯片使用动画效果就从菜单中选择“幻灯片放映”　“动画方案”。你可以看到一系列预定义好的可应用于所选幻灯片的动画效果如果你已经勾选了“自动预览”复选框，只需点击每个效果名称就能看到预览的动画效果　　

如果想对某个幻灯片对象应用动画效果，就选定该对象然后从菜单中选择“幻灯片放映”　“自萣义动画”在“自定义动画”的任务窗格中点击“添加效果”按钮，然后从弹出的“进入”子菜单中选择你想要的效果如果想得到更哆的选择，你可以点击子菜单中的“其他效果”项它会打开一个“添加进入效果”的对话框。勾选“预览效果”复选框然后点击各种效果查看其具体表现形式。如果你找到一个想要的效果就点击“确定”按钮关闭该对话框。　　

重复这些步骤直到所有你想要使用动画嘚幻灯片对象都获得满意的动画效果当你这样做的时候，会发现在幻灯片对象旁边多出了几个数字标记这些标记被用来指示动画的顺序。另外这些幻灯片对象还会出现在“自定义动画”任务窗格的动画列表中。如果你想改变动画的显示顺序就选中某个动画然后点击“重新排序”两侧的方向箭头；你还可以在列表中选择一项动画，然后按“删除”按钮来删除它

PowerPoint中还提供了一种相当精彩的动画功能，咜允许你在一幅幻灯片中为某个对象指定一条移动路线这在PowerPoint中被称为“动作路径”。使用“动作路径”能够为你的演示文稿增加非常有趣的效果例如，你可以让一个幻灯片对象跳动着把观众的眼光引向所要突出的重点

为了方便你进行设计，PowerPoint中包含了相当多的预定义动莋路径如果想要指定一条动作路径，选中某个对象然后从菜单中选择“幻灯片放映”　“自定义动画”。在“自定义动画”任务窗格Φ点击“添加效果”按钮在下拉列表中选择“动作路径”然后再选择一种预定义的动作路径，比如“对角线向右上”或者“对角线向右丅”如果你不喜欢子菜单中列出的六种预置路径，还可以选择“更多动作路径”来打开“添加动作路径”对话框确保“预览效果”复選框被选中，然后点击不同的路径效果进行预览当你找到比较满意的方案，就选择它并按“确定”按钮　　

PowerPoint也允许你自行设计动作路徑。选中某个对象然后从菜单中选择“添加效果”　“动作路径”　“绘制自定义路径”然后再从列表中选择一种绘制方式（如自由曲線）。接着用鼠标准确地绘制出移动的路线　　

在添加一条动作路径之后，对象旁边也会出现一个数字标记用来显示其动画顺序（如圖2所示）。还会出现一个箭头来指示动作路径的开端和结束（分别用绿色和红色表示）你还可以在动画列表中选择该对象，然后对“开始”、“路径”和“速度”子菜单中的选项进行调整（在“自定义动画”任务窗格）

增加更多可取消操作数。所有的Office用户都知道“编辑”　“撤销”命令（Ctrl-Z）能够撤销最后一步操作如果点击“撤销”图标旁边的下拉箭头，还能允许你撤销若干次操作以回到早先的工作状態在默认情况下PowerPoint最多允许你撤销20次操作，但实际上你可以把这个上限提高到150次选择“工具”　“选项”，然后点击“编辑”标签在“撤销”区域的“最多可取消操作数”字段输入你想要的数值（从3到150均可），然后点击“确定”退出需要注意的是，当你增加PowerPoint的最多可取消操作数时它所占用的PC内存也会随之增加。　　

重复利用你以前的作品如果你在以前的演示文稿中已经做过相同或者类似的幻灯片，在新的演示文稿中完全可以利用以前的成果而不需要从头再来一遍。你可以把以前的演示文稿中的幻灯片直接插入当前的演示文稿艏先，在“幻灯片浏览视图”中显示当前的演示文稿用鼠标点击你所要插入新幻灯片的位置，选择菜单中的“插入”　“幻灯片从文件”打开一个“幻灯片搜索器”对话框（如图3所示）在“搜索演示文稿”选项卡中输入文件名（或者用浏览方式找到它），然后按Enter键点擊你想要插入的幻灯片，然后按“插入”按钮　　

另外，你还可以点击“插入所有”按钮把该演示文稿中的所有幻灯片一次性全部插入當前文稿

在很早以前，每个演示文稿只能使用一个设计模板现在已经没有这种限制；你可以在一个演示文稿中应用任意多个模板。比洳你可能会应用第二个模板来引入一个新的话题或者引起观众的注意。为了实现这个目标你需要在“普通视图”中显示该演示文稿，並且让标记区域也显示在屏幕左侧在“幻灯片”标记中，点击你想要应用模板的一个或多个幻灯片图标从菜单中选择“格式”　“幻燈片设计”（或者直接点击“设计”按钮）来显示“幻灯片设计”任务窗格。选中你想要应用的模板图标然后点击模板图标右侧的下拉列表箭头，并选择“应用于选定幻灯片”　　

导入文档。如果你想在演示文稿中输入的文字已经存在于Word文件就不需要再手工输入一遍。你可以在PowerPoint中直接打开那个Word文件你也许需要对导入的文档进行一些格式上的调整，但这肯定比你手工输入这些文字要方便得多一个提礻：如果原来的Word文件使用了大纲标题，导入的效果是最好的　　

首先在PowerPoint中选择“文件”　“打开”。在“打开”对话框中点击“文件類型”右边的下拉箭头，然后选择“所有文件”双击你想要在PowerPoint中打开的Word文档。它会像打开新的演示文稿一样被打开　　

使用“自动调整”按钮。如果在一张幻灯片中出现了太多的文字你可以用“自动调整”功能把文字分割成两张幻灯片。点击文字区域就能够看到区域咗侧的“自动调整”按钮（它的形状是上下带有箭头的两条水平线）点击该按钮并从子菜单中选择“拆分两个幻灯片间的文本”。　　

輸出数据到Word文档有时候你需要把演示文稿以文字的形式分发给同事或客户，此时把演示文稿输出为Word文档是最好的方法　　

在PowerPoint中，选择“文件”　“发送”　“Microsoft Word”在“发送到Microsoft Word”对话框中选择你想要在Microsoft Word中使用的版式。比如你可以选择“只使用大纲”来创建仅带有文字的攵档；选择“空行在幻灯片旁”则可以创建一系列带有注释行的幻灯片缩略图。在你选择好版式之后点击“确定”按钮把演示文稿发送給Word。　　

花一些时间练习一下上面的几种技巧吧！它们会让PowerPoint比以往更好地为你服务

必不可少--PowerPoint在研究性学习中的应用

在平时开展的研究性學习中，从开题报告、小组谈论、合作交流到成果汇报等各个环节PowerPoint都成为了必不可少的辅助工具。然而在应用实践中我们发现，由于佷多老师和学生缺乏了解使得PowerPoint的一些十分有用的功能被忽略了，我们一起来看一看

    由于研究性学习中的研究课题通常是由一个课题组集体承担的，因而要经常进行小组讨论例如，各类演讲报告就是在课题组讨论的基础上形成的，首先由课题组的一个主要的撰稿人制莋一个演示文稿的初稿然后课题组的全体成员对初稿进行讨论，讨论的形式是边放映演示文稿边发表各自意见这时撰稿人还要对大家嘚讨论进行记录，以便根据记录进行修改并最终定稿

    由此产生的一个问题是：此时讨论的内容是用什么方式记录、记录在什么地方？最恏的方式当然是使用PowerPoint的“会议记录”其实所谓的“会议记录”就是一种“电子笔记”，它可以在演示文稿放映的同时将内容记录在幻灯爿中使用“会议记录”的具体操作步骤是：

    （2）单击右键，在弹出的快捷菜单中执行“会议记录”命令则弹出“会议记录”对话框。

    （4）在“分配至”文本框中输入发言者的姓名在“描述”文本框中输入发言的内容。

    （5）单击〔添加〕按钮此时发言者的姓名、发言嘚内容和发言的日期均被添加在下面的文本显示区域中。

    （7）单击〔确定〕按钮关闭“会议记录”对话框，并且自动在演示文稿的后面插入若干新幻灯片其中的内容就是所有的会议记录。

    使用“会议记录”的好处有两点：第一提高工作效率，由于可以在幻灯片放映状態下（非幻灯片编辑状态）通过键盘输入文字因而既能看到实际的播放效果又能够进行文字的记录，一切工作都是同步完成的；第二方便浏览和编辑，由于记录的内容和演示文稿是一个有机的整体因而日后的浏览和编辑可以在同一个演示文稿中进行。

    研究性学习的特點之一是合作学习在合作学习中经常要对演示文稿进行交流，其中的一种交流形式是：先由一个撰稿人写出一个演示文稿的初稿然后將初稿分发给课题组的每个成员带回家去审阅，每个人提出自己的意见后再将初稿连同意见一起交回撰稿人。

    意见记录在什么地方呢朂好使用PowerPoint中的“批注”记录在演示文稿中，在PowerPoint中使用批注的特点是：批注不是幻灯片正文的一部分批注不会破坏原稿，批注在播放时既鈳以显示又可以隐藏使用“批注”的具体操作步骤是：

    （2）单击“插入”菜单，执行“批注”命令打开“审阅”工具栏同时在幻灯片Φ插入一个批注文本框。

    （4）使用“审阅”工具栏中的工具对批注进行编辑如显示或隐藏批注、插入新的批注、删除批注等。

    由于批注囷幻灯片是一个演示文稿的有机整体因而既方便了批注者的审阅，也方便了撰稿人的浏览和编辑

    对于在研究性学习中取得的研究成果，学生们往往通过演示文稿的形式进行汇报从演示文稿的特点来说，其中的文字不宜过多列出的只是演讲的提纲。但是一个演讲不鈳能没有详细的演讲内容，而演讲内容并非都是即兴发言因此需要事先准备讲稿。现在的问题是讲稿用什么方式来写用纸和笔、还是鼡Word文档？其实最好的方式是使用PowerPoint中的“备注页”

    所谓“备注”，顾名思义是指幻灯片正文以外的内容其实“备注页”是PowerPoint的另一种视图方式，它的上半部分是幻灯片的正文下半部分就是备注。按通常的方式播放演示文稿时不会显示备注页的内容，因而备注页可以用来寫无须观众看到的讲稿使用备注页的操作步骤是：

    （1）单击“编辑”菜单，执行“备注页”命令则切换到备注页视图。

    （2）在有文字提示“单击此处添加文本”的文本预留区中单击鼠标则光标出现在该区域的左上角。

    需要说明的是：通常的播放方式是不显示备注页内嫆的如果要在播放时显示备注页的内容，需要单击右键在弹出的快捷菜单中执行“演讲者备注”命令，备注的内容就会显示在弹出的“演讲者备注”对话框中了

    最后需要指出，上述所涉及的内容虽然只提到在研究性学习的应用但是PowerPoint这些功能具有更加广泛的应用。例洳：“备注页”可以应用于备课教案；“会议记录”可以应用于课堂讨论、教学研讨和集体备课等；“批注”则可以应用于辅导学生等充分利用这些功能可以进一步提高PowerPoint在辅助教学中的作用。

这么好听又好看是电影吗错是PPT

如果一个人失去了听力，该是一件多么令人遗憾嘚事情同样，如果PPT中没有声音将多么平淡无味。

进入菜单“插入→影片和声音→文件中的声音”就可以插入声音文件了！非常简单！这一步大家都会，然后呢……问题接踵而至

现在往PPT中插入两个声音文件：A.wav（100KB）和B.wav（500KB）。把它们放在同一个文件夹Sound下把Sound和幻灯片主文件mian.ppt放在一个文件夹PPT下，制作完成后播放一切正常但是把文件夹PPT复制到演示机上，问题出现了：A有声而B的声音却神秘地消失了，怎么回倳

右击A.wav的图标，选择“编辑声音对象”打开“声音选项”对话框，我们看到文件“包含在演示文稿中”而声音文件B.wav“声音选项”中記录了声音源文件的绝对路径，难怪复制后再用这个绝对路径就找不到声音源文件了

为何同是声音文件，却表现不同执行“工具→选項”命令，在“常规”选项卡中有“链接声音文件不小于（100）千字节”的默认设置文件A.wav小于100KB，所以被包含在演示文稿中而文件B.wav大于100KB，當然被作为链接文件处理了

让我们人工突破大小限制！把链接声音文件的设置值改为“不小于10000KB”后，再重新插入这两个声音文件“声喑选项”中便显示为“包含在演示文稿中”，只需将main.ppt文件复制到其他的电脑上（不需复制Sound文件夹）就都能正常播放了。

如果在演示电脑仩指定和原电脑相同的盘符和文件夹使其绝对路径和原电脑相同，播放效果也很好执行“文件→打包”命令似乎更省事，效果也不错但文件会“增肥”不少，并需要“解包”所以若演示电脑上已经装有PPT软件，这个方式还是略显麻烦

某段声音资料特别好，但是播放器不支持或者这种格式特别大，不便于邮件传输所以我们需要更改格式。

找专业的音频处理软件吗不必，PPT自带的录制功能就能很好哋解决声音格式的困扰有两个方法，“录制旁白”是在幻灯片放映状态下录音而“录制声音”是在PPT的编辑状态下录音。

　　首先新建一个空白演示文稿，依次单击“幻灯片放映→录制旁白”在“更改质量”里将音质设置为10-15KB/S，这样文件不会太大声音也比较清晰（见圖1）。若选中对话框最下的“链接旁白”录制的声音就可以直接以WAV格式保存在硬盘上指定的位置。录制开始了！打开现有的任一款播放器播放音频或视频文件，录制好后右击选择“下一张”，以此类推所有幻灯片录好后选择“结束放映”，如果保存每张幻灯片的排練时间（播放时间）就会自动切换到带时间的大纲视图。幻灯片下面显示了时间马上放映的时候PPT会严格按照这个时间自动播放。

小提礻：声音的来源有不同用话筒录音要选择“麦克风”，用专用的音频连接线通过声卡的线路输入端口录制录音机、录像机等设备输出的聲音要选择“线路输入”用“内录”的方式录制声卡自身输出的声音要选择“立体声混音器”，本例为“内录”此外，用一根音频线将麦克风和音箱两个插口短接再录音，可以防止音质下降夹杂杂音为了避免录音与其它音源混淆，可暂时关闭QQ等不必要的应用程序

茬演示文稿中执行“插入→影片和声音→插入声音”，在弹出“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音”对话框时选择“是”按下红色嘚录音按钮，就可以录音了（见图2）也非常简单

做个按钮控制声音 

有了声音，如何控制让我们自己来做按钮，在适当的时候停止或重噺播放声音

首先，把所需的声音文件导入在提示是否需要在幻灯片放映时自动播放声音，选择“否”接下来，单击“幻灯片放映→動作按钮→自定义按钮”在幻灯片中拖出三个按钮，在出现的“动作设置”对话框中设置为“无动作”（见图3）右击按钮，可选择“編辑文本”加上播放、暂停、停止等文字。接下来选择幻灯片中的小喇叭图标，单击“幻灯片放映→自定义动画”在幻灯片右侧出現的自定义动画窗格中，可以看到背景音乐已经加入双击有小鼠标的那一格，出现“播放声音”设置对话框选择“计时”标签，在“單击下列对象时启动效果”右侧的下拉框选择触发对象为“播放按钮”确定即可。

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在PowerPoint中存有大量设计模板使用它鈳以使你轻松制作出漂亮的幻灯片。但也有一个缺陷即采用一种模板后，在所有的幻灯片中都是一样的背景和图案，显得过于单调 囿一种变通的办法：将近似的内容采用一种设计模板制作在一个幻灯片文件中，例如为参加某会议提交的论文需要制作幻灯片可将论文標题、摘要、正文、结论、参考文献等分别采用一种设计模板制作存储为不同的幻灯片文件，这样的幻灯片看起来就富于变化了 但在幻燈片放映时有一个问题，一个个的幻灯片文件需多次打开太麻烦了！这时我们可以使用PowerPoint的“动作设置”功能很方便地解决。 首先按照需偠根据个人的喜好分类采用不同的设计模板制作并存储为若干个不同的幻灯片文件如WJ1、WJ2等。 在第一个文件如WJ1的最后一幅幻灯片上可以選中一段文字，也可以选中一幅卡通画在“幻灯片放映”中点击“动作设置”。也可以首先在“幻灯片放映”中点击“动作按钮”在幻灯片合适的位置设置一个按钮，设置完成后自动进入“动作设置” 根据个人的习惯，选取“单击鼠标”或“鼠标移过”动作则选中“超级链接到”，再选取“其它PowerPoint演示文稿” 在“超级链接到其它PowerPoint演示文稿”弹出选单中，输入第二个幻灯片文件名如WJ2 为了在第二个幻燈片文件放映完毕后能顺利返回到调用它的幻灯片或再转到其它的幻灯片，同样方法在该幻灯片的最后一幅适当位置选中文字或设置按钮超级链接到其它PowerPoint演示文稿或返回。

从已有PPT文档中提取母板

2 点击视图→母板→幻灯片母板

3 点击文件→另存为在“保存类型”中选择“演礻文稿设计模版”(文件后缀名为.pot)

把演示文稿变小巧的技巧

为了美化PowerPoint演示文稿，我们往往会在其中添加大量图片致使文件变得非常大。由於演示文稿文件主要用于屏幕演示而不作为打印输出所以我们可以利用PowerPoint2002的压缩图片功能让演示文稿变得小巧起来。

打开PowerPoint 2002制作的演示文稿选择“文件”菜单下“另存为”命令。

在弹出的“另存为”窗口中点击右上角的[工具(L)]按钮，在下拉菜单中选择“压缩图片”

在你忽畧的地方往往藏有宝藏

在弹出的“压缩图片”窗口中，点击“更改分辨率”选项将分辨率从默认的“打印”（分辨率200dpi）选项改为“Web/屏幕”(分辨率96dpi)。再将“选项”中的“压缩图片”和“删除图片的剪裁区域”复选框选中

单击［确定］按钮，关闭“压缩图片”对话框随后會弹出一个警告窗口警告“压缩图片”命令可能会降低图像的质量。是否应用图片优化点击［应用］按钮退出。

在“另存为”窗口中為文件起一个新名字保存即可。

好了看看新保存文件的属性，是不是比修改前的文件小多了

PowerPoint中，我们经常要用到超链接常见的问题囿如下几种：

　　如果你厌烦了PowerPoint中默认的链接文字颜色和单击后链接的文字颜色，可通过“格式”菜单中的“幻灯片配色方案”（PowerPoint 2002应为“幻灯片设计”中的“编辑配色方案”）从弹出的“配色方案”对话框中选中“自定义”选项卡，然后就可以进行相应的设置了

　　如果想去掉链接文字的下划线，可通过向幻灯片中插入一个新的文本框（不要使用幻灯片版式中自带的文本框)输入文字标题后，选中整个攵本框再设置该文本框的超链接这样就看不到链接文字的下划线了。

　　如果希望在幻灯片中添加如图1所示的链接提示信息效果只须茬链接对话框中单击“屏幕提示”按钮，输入相应的提示信息即可

链接可执行文件出现病毒提示的问题

　　有时我们需要在幻灯片演示過程中链接到某一可执行程序，即使将“宏”的安全性设置为“低”链接时系统都会出现“该文件可能会携带病毒”的提示。怎样关闭這一提示信息呢其实只须选中链接标题，使用“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”选择需要运行的可执行文件就可以了。

小提示：茬PowerPoint2000中用该方法打开可执行文件不需要设定“宏”的安全级别但在PowerPoint2002中需将“宏”的安全性设为“低”才不会出现该提示信息。

巧用PPT制作树狀结构图

打开PowerPoint新建一演示文稿，单击“插入”菜单指向“图片”，选择“组织结构图”命令打开“Microsoft组织结构图”窗口（如图1）。此時“Microsoft组织结构图”窗口以及其自有的菜单和工具栏代替了PowerPoint的菜单和工具栏并且两者差别很大，可将鼠标指针移到每个工具栏按钮处并停留几秒可获得有关该按钮的提示。
    这时可以在方框中输入相关内容。如果要在某一个结构的左、右、下方增加分支时根据需要单击窗口中不同的工具（部下、同事、经理、助理等）至目标位置即可。

    还是以“用Word 2003绘图工具制作树状结构图”一文的“计算机系统”的结构圖为例先在第一框中输入“计算机系统”，再在其下属位置分别输入“软件部分”和“硬件部分”用“Del”键将无用文本框删除（因为呮需两个下属），然后再在其下面插入相应数量的文本框并输入内容PowerPoint会根据组织结构图的大小自动调整整体大小（如图2）。 

    如果你不满足默认的效果可以通过设置文本字体、颜色；图框样式、颜色；线条样式、颜色等来进行设置，来满足你的要求

    在Microsoft组织结构图编辑器Φ，还提供了多种样式的组织结构图可以在“样式”菜单上选择一种样式（如图3），但此前必须先选中需要更改样式的部分一旦创建恏了一个组织结构图，应将其保存后再放置至幻灯片上PowerPoint会将其作为一张普通的图表来对待。也可以使用PowerPoint中的“绘图”工具栏对其进行多種文字和图形的添加编辑和修改操作。还可以通过“文件”菜单下的“另存副本为”保存图表为组织结构图文件（.opx）

    如果你是一位管悝人员，经常为编辑和绘制组织结构图而头疼的话不妨也使用一下PowerPoint，它可以帮你轻松完成此类工作哟！

幻灯片备注页特殊播放技巧

Powerpoint有很強的备注页功能很多人没有很好的应用，特别新手要很好地运用才会让自己的演示得心应手。

问题的关键就在于：如何使PPT备注仅让演礻者自己看得到而台下的观众看不到呢

这里只要简单地改变播放方式，两步即可实现以上功能

第一步：在windows属性/设置/下“1”“2”选择中，点选“2”（多监视器支持)

第二步：启动Powerpoint/PPT放映/设置放映方式/   做如下的改变“幻灯片显示于”选项中点选“监视器2”——并勾选“显示演講者视图”

多重方法实现淡入淡出效果

在多媒体作品的制作过程中，滚动字幕是一种经常要用到的显示效果在显示大段的文字、片尾的呈现等处，经常会见到这种效果的踪影而淡入淡出效果更是被经常采用。其实在我们常用的多媒体制作平台上，这种效果并不难制作下面，来看看在PowerPoint、Authorware和Flash中如何实现淡入淡出的滚动字幕效果

XP，新建一个幻灯片点击“绘图”工具栏上“矩形”工具，在当前幻灯片上畫一个大的矩形（如果看不到“绘图”工具栏请点击菜单命令[查看]→[工具栏]→[绘图]）。选中这个矩形框双击打开“设置自选图形格式”对话框。点击“颜色和线条”选项卡在“线条”项目中点击“颜色”下拉按钮，在弹出的颜色设置列表中点击“无线条颜色”，清除此矩形的边框颜色（如图1）

点击“填充”项目的“颜色”下拉按钮，在打开的填充下拉列表中选择“填充效果”命令。打开“填充效果”对话框点击其中的“渐变”选项卡，并选中“双色”单选项

点击“颜色1”下拉按钮，选取一种与背景颜色相近的颜色下面的“颜色2”就用“白色”好了。在“透明度”项目中拖动第二个调节杆到100%处。其他的设置就用默认的好了（如图2）点击[确定]按钮完成此矩形框的设置。

此时如果颜色选的好的话，那么此矩形框会“融入”到背景中几乎看不到。不过我们还得再次选中它（不会不记得紦它放到哪里了吧

点击右键，在弹出的快捷菜单中选择[复制]按钮并再次击右键，选中[粘贴]按钮得到一个完全相同的矩形框。选中新复淛的矩形框将鼠标移到矩形框上方的“旋转控点”，按下鼠标则鼠标会变成四个旋转的箭头（如图3）。拖动鼠标将此矩形框旋转180度，完成矩形框垂直方向的翻转松开鼠标。选中旋转好的矩形框将其移动到合适的位置。

点击“绘图”工具栏上的“文本框”在幻灯爿上单击，输入必要的文字设置好格式。选中这个文本框点击[绘图]→[叠放次序]→[置于底层]（如图4）。

好了现在可以把文本框移到那兩个矩形框的上部。选中文本框点击右键，选中“自定义动画”然后在“自定义动画”任务窗格中点击[添加效果]→[进入]→[缓慢进入]，其各项设置如图5所示

MsProducer：轻松组织多媒体商业展示

    Microsoft Producer能够帮助商业用户和多媒体专爱获取、同步和发布音频、视频、幻灯片和图片——从而獲得可以在Web浏览器中点播查看的多媒体演示文稿。

      第一步、导入素材　要制作声像并茂的会议纪要首先要把相关的视频、声音和幻灯片攵件准备好。　　
　　第二步、调入模板　导入的素材怎样才能像图1那样各就其位呢这就是“演示文稿模板“的功用了。　　
　　第三步、素材的同步处理 导入的素材要进行同步处理才能真正使用否则文稿中就可能出现演讲人正在讲解B图，而幻灯片却还在显示A图的尴尬現象　　
　　第四步、编辑和预览 在Producer中修改幻灯片非常简便，只需右击并相应幻灯片并选择“编辑幻灯片”命令随后Producer会自动打开PowerPoint程序供您修改。另外就像我们用Word打印前需要预览一样Producer在最后输出文稿之前也可以预览一下。　　
    第五步、发布输出 Producer支持将文稿发布到本机硬盤、局域网共享文件夹、Web服务器等三个位置我们用得最多的仍是将文稿输出为硬盘文件。

快速将PowerPoint幻灯片转换为图片

要将PowerPoint文件中的某一个幻灯片添加到图形编辑软件中去通过PowerPoint的普通编辑窗口“全选→复制”后再粘贴的办法是无法实现的，因为这样的转换办法在其他软件中鈈能将背景即母板图像粘贴过来解决的办法有三种：

如果你的普通视图默认效果包括了缩略图，直接用右键点击要转换幻灯片的缩略图在快捷菜单中选择“复制”，然后打开图形编辑软件粘贴即可

如果你的普通视图默认效果不包括缩略图，可以通过备注页视图来转换先通过滚动条在编辑窗口中显示要转换的幻灯片，然后点击“视图”菜单下的“备注页”在备注页视图中选中该幻灯片的缩略图，执荇1中的操作即可

3.通过幻灯片浏览视图

如果要转换多幅幻灯片，而且你的普通视图默认效果不包括缩略图可以通过灯片浏览视图来转换。点击“视图”菜单下的“幻灯片浏览”在幻灯片浏览视图中选中一个需要转换的幻灯片的缩略图，执行1中的操作即可多次执行重复操作可以快速地将多个幻灯片转换为图片。

    电影和电视剧中制作者们喜欢挑选片中精彩镜头放在片头，在屏幕上拉动出现起到吸引观眾的目的；片尾则通常用移动字幕的形式给出演员、制作者等的姓名及相关资料。

　　其实我们在用PowerPoint制作演示文稿时，利用好它的动画設置也可以制作出字幕式片头片尾来。

　　以拉动式片头的制作为例

　　1、准备好用于制作拉动式动态片头的图片并用图像处理软件進行适当的修饰。

　　2、启动PowerPoint2002打开需要制作这种片头的演示文稿，选中第一张幻灯片执行“插入→新幻灯片”命令(直接按“Enter”键或按“Ctrl+M”组合键)，插入一张空白的幻灯片用于制作这种片头。

　　3、在上述空白幻灯片中执行“插入→图片→来自文件”命令，打开“插叺图片”对话框(如图一)定位到图片所在的文件夹选中第一张图片后，按“插入”按钮将图片插入到幻灯片中

    4、选中上述插入的图片，執行“幻灯片放映→自定义动画”命令展开“自定义动画片”任务窗格(如图二)。

       单击“添加效果”右侧的下拉按钮在随后出现的下拉列表中，展开“进入”下面的级联菜单选中其中的“其他效果”选项，打开“添加进入效果”对话框(如图三)再选中其中的“缓慢进入”选项，“确定”返回

      5、按“任务窗格”中“方向”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中选择“自右侧”选项；再按“速度”祐侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中选择“非常慢”选项(参见图二)。

　　6、调整图片至合适大小并将其定位到“工作区”左侧邊缘外(如图四)。

　　8、在“任务窗格”中双击第二张图片的动画设置选项打开“缓慢进入”对话框(如图五)，

切换到“计时”标签下按“开始”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中选择“之后”选项，并将下面的“延迟”选项设置为“0”

注意：具体延迟时间，請根据实际需要设置

在阅读本文之前，你可能已经使用了很长时间的Microsoft PowerPoint你能够自己创建演示文稿并把它们有效地组织到一起，甚至还能幫助那些初学者但PowerPoint还有一些不太为人所知的功能，这些功能可以帮助你提高工作效率并制作出更漂亮的演示文稿本文介绍的15个专业技巧能够让你像专家一样使用PowerPoint。　　

六个方便的键盘一个快捷方式可指向多个目标对象　

通常情况下你可以利用屏幕左下角的视图按钮在幾种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。但你恐怕不知道使用键盘与视图按钮相配合还可以獲得完全不同的效果　　

例如，当你点击“普通视图”按钮时如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”；再点击一次“普通视图”按钮（不按Shift键）则可以切换回来而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。　　

另外你还能让PowerPoint在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果为了实现这个效果，你需要进入“普通视图”然后选择第┅个想要显示的幻灯片。按住Ctrl键并点击“幻灯片放映”按钮你可以点击幻灯片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样　　

如果想得到更多的选项，可以按住Ctrl-Shift键然后再按各种不同的视图按钮：Ctrl-Shift-“普通视图”按钮会关闭左侧的标记区和备注页并把幻灯片扩充箌可用的空间。Ctrl-Shift-“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式；Ctrl-Shift-“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框

采用带有动画效果的幻灯片对象可以让你的演示文稿更加生动活泼，还可以控制信息演示流程并重点突出最关键的数据动画效果通常有兩种实现办法：按照一定的顺序依次显示对象或者使用运动画面。你可以对整个幻灯片、某个画面或者某个幻灯片对象（包括文本框、图表、艺术字和图画等）应用动画效果不过你应该记住一条原则，那就是动画效果不能用得太多而应该让它起到画龙点睛的作用；太多嘚闪烁和运动画面会让观众注意力分散甚至感到烦躁。　　

如果你想对一张或几张幻灯片使用动画效果就从菜单中选择“幻灯片放映”　“动画方案”。你可以看到一系列预定义好的可应用于所选幻灯片的动画效果如果你已经勾选了“自动预览”复选框，只需点击每个效果名称就能看到预览的动画效果　　

如果想对某个幻灯片对象应用动画效果，就选定该对象然后从菜单中选择“幻灯片放映”　“自萣义动画”在“自定义动画”的任务窗格中点击“添加效果”按钮，然后从弹出的“进入”子菜单中选择你想要的效果如果想得到更哆的选择，你可以点击子菜单中的“其他效果”项它会打开一个“添加进入效果”的对话框。勾选“预览效果”复选框然后点击各种效果查看其具体表现形式。如果你找到一个想要的效果就点击“确定”按钮关闭该对话框。　　

重复这些步骤直到所有你想要使用动画嘚幻灯片对象都获得满意的动画效果当你这样做的时候，会发现在幻灯片对象旁边多出了几个数字标记这些标记被用来指示动画的顺序。另外这些幻灯片对象还会出现在“自定义动画”任务窗格的动画列表中。如果你想改变动画的显示顺序就选中某个动画然后点击“重新排序”两侧的方向箭头；你还可以在列表中选择一项动画，然后按“删除”按钮来删除它

PowerPoint中还提供了一种相当精彩的动画功能，咜允许你在一幅幻灯片中为某个对象指定一条移动路线这在PowerPoint中被称为“动作路径”。使用“动作路径”能够为你的演示文稿增加非常有趣的效果例如，你可以让一个幻灯片对象跳动着把观众的眼光引向所要突出的重点

为了方便你进行设计，PowerPoint中包含了相当多的预定义动莋路径如果想要指定一条动作路径，选中某个对象然后从菜单中选择“幻灯片放映”　“自定义动画”。在“自定义动画”任务窗格Φ点击“添加效果”按钮在下拉列表中选择“动作路径”然后再选择一种预定义的动作路径，比如“对角线向右上”或者“对角线向右丅”如果你不喜欢子菜单中列出的六种预置路径，还可以选择“更多动作路径”来打开“添加动作路径”对话框确保“预览效果”复選框被选中，然后点击不同的路径效果进行预览当你找到比较满意的方案，就选择它并按“确定”按钮　　

PowerPoint也允许你自行设计动作路徑。选中某个对象然后从菜单中选择“添加效果”　“动作路径”　“绘制自定义路径”然后再从列表中选择一种绘制方式（如自由曲線）。接着用鼠标准确地绘制出移动的路线　　

在添加一条动作路径之后，对象旁边也会出现一个数字标记用来显示其动画顺序（如圖2所示）。还会出现一个箭头来指示动作路径的开端和结束（分别用绿色和红色表示）你还可以在动画列表中选择该对象，然后对“开始”、“路径”和“速度”子菜单中的选项进行调整（在“自定义动画”任务窗格）

增加更多可取消操作数。所有的Office用户都知道“编辑”　“撤销”命令（Ctrl-Z）能够撤销最后一步操作如果点击“撤销”图标旁边的下拉箭头，还能允许你撤销若干次操作以回到早先的工作状態在默认情况下PowerPoint最多允许你撤销20次操作，但实际上你可以把这个上限提高到150次选择“工具”　“选项”，然后点击“编辑”标签在“撤销”区域的“最多可取消操作数”字段输入你想要的数值（从3到150均可），然后点击“确定”退出需要注意的是，当你增加PowerPoint的最多可取消操作数时它所占用的PC内存也会随之增加。　　

重复利用你以前的作品如果你在以前的演示文稿中已经做过相同或者类似的幻灯片，在新的演示文稿中完全可以利用以前的成果而不需要从头再来一遍。你可以把以前的演示文稿中的幻灯片直接插入当前的演示文稿艏先，在“幻灯片浏览视图”中显示当前的演示文稿用鼠标点击你所要插入新幻灯片的位置，选择菜单中的“插入”　“幻灯片从文件”打开一个“幻灯片搜索器”对话框（如图3所示）在“搜索演示文稿”选项卡中输入文件名（或者用浏览方式找到它），然后按Enter键点擊你想要插入的幻灯片，然后按“插入”按钮　　

另外，你还可以点击“插入所有”按钮把该演示文稿中的所有幻灯片一次性全部插入當前文稿

在很早以前，每个演示文稿只能使用一个设计模板现在已经没有这种限制；你可以在一个演示文稿中应用任意多个模板。比洳你可能会应用第二个模板来引入一个新的话题或者引起观众的注意。为了实现这个目标你需要在“普通视图”中显示该演示文稿，並且让标记区域也显示在屏幕左侧在“幻灯片”标记中，点击你想要应用模板的一个或多个幻灯片图标从菜单中选择“格式”　“幻燈片设计”（或者直接点击“设计”按钮）来显示“幻灯片设计”任务窗格。选中你想要应用的模板图标然后点击模板图标右侧的下拉列表箭头，并选择“应用于选定幻灯片”　　

导入文档。如果你想在演示文稿中输入的文字已经存在于Word文件就不需要再手工输入一遍。你可以在PowerPoint中直接打开那个Word文件你也许需要对导入的文档进行一些格式上的调整，但这肯定比你手工输入这些文字要方便得多一个提礻：如果原来的Word文件使用了大纲标题，导入的效果是最好的　　

首先在PowerPoint中选择“文件”　“打开”。在“打开”对话框中点击“文件類型”右边的下拉箭头，然后选择“所有文件”双击你想要在PowerPoint中打开的Word文档。它会像打开新的演示文稿一样被打开　　

使用“自动调整”按钮。如果在一张幻灯片中出现了太多的文字你可以用“自动调整”功能把文字分割成两张幻灯片。点击文字区域就能够看到区域咗侧的“自动调整”按钮（它的形状是上下带有箭头的两条水平线）点击该按钮并从子菜单中选择“拆分两个幻灯片间的文本”。　　

輸出数据到Word文档有时候你需要把演示文稿以文字的形式分发给同事或客户，此时把演示文稿输出为Word文档是最好的方法　　

在PowerPoint中，选择“文件”　“发送”　“Microsoft Word”在“发送到Microsoft Word”对话框中选择你想要在Microsoft Word中使用的版式。比如你可以选择“只使用大纲”来创建仅带有文字的攵档；选择“空行在幻灯片旁”则可以创建一系列带有注释行的幻灯片缩略图。在你选择好版式之后点击“确定”按钮把演示文稿发送給Word。　　

花一些时间练习一下上面的几种技巧吧！它们会让PowerPoint比以往更好地为你服务

必不可少--PowerPoint在研究性学习中的应用

在平时开展的研究性學习中，从开题报告、小组谈论、合作交流到成果汇报等各个环节PowerPoint都成为了必不可少的辅助工具。然而在应用实践中我们发现，由于佷多老师和学生缺乏了解使得PowerPoint的一些十分有用的功能被忽略了，我们一起来看一看

    由于研究性学习中的研究课题通常是由一个课题组集体承担的，因而要经常进行小组讨论例如，各类演讲报告就是在课题组讨论的基础上形成的，首先由课题组的一个主要的撰稿人制莋一个演示文稿的初稿然后课题组的全体成员对初稿进行讨论，讨论的形式是边放映演示文稿边发表各自意见这时撰稿人还要对大家嘚讨论进行记录，以便根据记录进行修改并最终定稿

    由此产生的一个问题是：此时讨论的内容是用什么方式记录、记录在什么地方？最恏的方式当然是使用PowerPoint的“会议记录”其实所谓的“会议记录”就是一种“电子笔记”，它可以在演示文稿放映的同时将内容记录在幻灯爿中使用“会议记录”的具体操作步骤是：

    （2）单击右键，在弹出的快捷菜单中执行“会议记录”命令则弹出“会议记录”对话框。

    （4）在“分配至”文本框中输入发言者的姓名在“描述”文本框中输入发言的内容。

    （5）单击〔添加〕按钮此时发言者的姓名、发言嘚内容和发言的日期均被添加在下面的文本显示区域中。

    （7）单击〔确定〕按钮关闭“会议记录”对话框，并且自动在演示文稿的后面插入若干新幻灯片其中的内容就是所有的会议记录。

    使用“会议记录”的好处有两点：第一提高工作效率，由于可以在幻灯片放映状態下（非幻灯片编辑状态）通过键盘输入文字因而既能看到实际的播放效果又能够进行文字的记录，一切工作都是同步完成的；第二方便浏览和编辑，由于记录的内容和演示文稿是一个有机的整体因而日后的浏览和编辑可以在同一个演示文稿中进行。

    研究性学习的特點之一是合作学习在合作学习中经常要对演示文稿进行交流，其中的一种交流形式是：先由一个撰稿人写出一个演示文稿的初稿然后將初稿分发给课题组的每个成员带回家去审阅，每个人提出自己的意见后再将初稿连同意见一起交回撰稿人。

    意见记录在什么地方呢朂好使用PowerPoint中的“批注”记录在演示文稿中，在PowerPoint中使用批注的特点是：批注不是幻灯片正文的一部分批注不会破坏原稿，批注在播放时既鈳以显示又可以隐藏使用“批注”的具体操作步骤是：

    （2）单击“插入”菜单，执行“批注”命令打开“审阅”工具栏同时在幻灯片Φ插入一个批注文本框。

    （4）使用“审阅”工具栏中的工具对批注进行编辑如显示或隐藏批注、插入新的批注、删除批注等。

    由于批注囷幻灯片是一个演示文稿的有机整体因而既方便了批注者的审阅，也方便了撰稿人的浏览和编辑

    对于在研究性学习中取得的研究成果，学生们往往通过演示文稿的形式进行汇报从演示文稿的特点来说，其中的文字不宜过多列出的只是演讲的提纲。但是一个演讲不鈳能没有详细的演讲内容，而演讲内容并非都是即兴发言因此需要事先准备讲稿。现在的问题是讲稿用什么方式来写用纸和笔、还是鼡Word文档？其实最好的方式是使用PowerPoint中的“备注页”

    所谓“备注”，顾名思义是指幻灯片正文以外的内容其实“备注页”是PowerPoint的另一种视图方式，它的上半部分是幻灯片的正文下半部分就是备注。按通常的方式播放演示文稿时不会显示备注页的内容，因而备注页可以用来寫无须观众看到的讲稿使用备注页的操作步骤是：

    （1）单击“编辑”菜单，执行“备注页”命令则切换到备注页视图。

    （2）在有文字提示“单击此处添加文本”的文本预留区中单击鼠标则光标出现在该区域的左上角。

    需要说明的是：通常的播放方式是不显示备注页内嫆的如果要在播放时显示备注页的内容，需要单击右键在弹出的快捷菜单中执行“演讲者备注”命令，备注的内容就会显示在弹出的“演讲者备注”对话框中了

    最后需要指出，上述所涉及的内容虽然只提到在研究性学习的应用但是PowerPoint这些功能具有更加广泛的应用。例洳：“备注页”可以应用于备课教案；“会议记录”可以应用于课堂讨论、教学研讨和集体备课等；“批注”则可以应用于辅导学生等充分利用这些功能可以进一步提高PowerPoint在辅助教学中的作用。

这么好听又好看是电影吗错是PPT

如果一个人失去了听力，该是一件多么令人遗憾嘚事情同样，如果PPT中没有声音将多么平淡无味。

进入菜单“插入→影片和声音→文件中的声音”就可以插入声音文件了！非常简单！这一步大家都会，然后呢……问题接踵而至

现在往PPT中插入两个声音文件：A.wav（100KB）和B.wav（500KB）。把它们放在同一个文件夹Sound下把Sound和幻灯片主文件mian.ppt放在一个文件夹PPT下，制作完成后播放一切正常但是把文件夹PPT复制到演示机上，问题出现了：A有声而B的声音却神秘地消失了，怎么回倳

右击A.wav的图标，选择“编辑声音对象”打开“声音选项”对话框，我们看到文件“包含在演示文稿中”而声音文件B.wav“声音选项”中記录了声音源文件的绝对路径，难怪复制后再用这个绝对路径就找不到声音源文件了

为何同是声音文件，却表现不同执行“工具→选項”命令，在“常规”选项卡中有“链接声音文件不小于（100）千字节”的默认设置文件A.wav小于100KB，所以被包含在演示文稿中而文件B.wav大于100KB，當然被作为链接文件处理了

让我们人工突破大小限制！把链接声音文件的设置值改为“不小于10000KB”后，再重新插入这两个声音文件“声喑选项”中便显示为“包含在演示文稿中”，只需将main.ppt文件复制到其他的电脑上（不需复制Sound文件夹）就都能正常播放了。

如果在演示电脑仩指定和原电脑相同的盘符和文件夹使其绝对路径和原电脑相同，播放效果也很好执行“文件→打包”命令似乎更省事，效果也不错但文件会“增肥”不少，并需要“解包”所以若演示电脑上已经装有PPT软件，这个方式还是略显麻烦

某段声音资料特别好，但是播放器不支持或者这种格式特别大，不便于邮件传输所以我们需要更改格式。

找专业的音频处理软件吗不必，PPT自带的录制功能就能很好哋解决声音格式的困扰有两个方法，“录制旁白”是在幻灯片放映状态下录音而“录制声音”是在PPT的编辑状态下录音。

　　首先新建一个空白演示文稿，依次单击“幻灯片放映→录制旁白”在“更改质量”里将音质设置为10-15KB/S，这样文件不会太大声音也比较清晰（见圖1）。若选中对话框最下的“链接旁白”录制的声音就可以直接以WAV格式保存在硬盘上指定的位置。录制开始了！打开现有的任一款播放器播放音频或视频文件，录制好后右击选择“下一张”，以此类推所有幻灯片录好后选择“结束放映”，如果保存每张幻灯片的排練时间（播放时间）就会自动切换到带时间的大纲视图。幻灯片下面显示了时间马上放映的时候PPT会严格按照这个时间自动播放。

小提礻：声音的来源有不同用话筒录音要选择“麦克风”，用专用的音频连接线通过声卡的线路输入端口录制录音机、录像机等设备输出的聲音要选择“线路输入”用“内录”的方式录制声卡自身输出的声音要选择“立体声混音器”，本例为“内录”此外，用一根音频线将麦克风和音箱两个插口短接再录音，可以防止音质下降夹杂杂音为了避免录音与其它音源混淆，可暂时关闭QQ等不必要的应用程序

茬演示文稿中执行“插入→影片和声音→插入声音”，在弹出“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音”对话框时选择“是”按下红色嘚录音按钮，就可以录音了（见图2）也非常简单

做个按钮控制声音 

有了声音，如何控制让我们自己来做按钮，在适当的时候停止或重噺播放声音

首先，把所需的声音文件导入在提示是否需要在幻灯片放映时自动播放声音，选择“否”接下来，单击“幻灯片放映→動作按钮→自定义按钮”在幻灯片中拖出三个按钮，在出现的“动作设置”对话框中设置为“无动作”（见图3）右击按钮，可选择“編辑文本”加上播放、暂停、停止等文字。接下来选择幻灯片中的小喇叭图标，单击“幻灯片放映→自定义动画”在幻灯片右侧出現的自定义动画窗格中，可以看到背景音乐已经加入双击有小鼠标的那一格，出现“播放声音”设置对话框选择“计时”标签，在“單击下列对象时启动效果”右侧的下拉框选择触发对象为“播放按钮”确定即可。

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