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Other（4）
在“开始”标签页，“段落”子标签中，点击“多级列表”按钮右端的小箭头，选择“定义新的列表样式”，打开“定义新的列表样式”对话框。
点击左下角的“格式”按钮，选择“编号”，打开“修改多级列表”对话框。
在右上角的“将级别链接到样式”中选择样式即可。
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排名：千里之外
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妙用word软件
Word 和 WPS 通用的文档排版技巧！无论用 Word 还是 wps 排版文档时难免会使用文本对齐、段落设置的功能，本文总结了 Word 和 WPS 通用的文本 排版技巧，希望对大家排版的工作有所帮助。 1.单元格数字小数点对齐 选中要处理小数点对齐的数字，如果是表格内的某行、某列一组数字的需要对齐，可选中单元格，接着在“格式” 菜单下选择“制表位”命令打开“制表
位”对话框。 在“制表位位置”下输入制表位数值，在“对齐方式”中选择“小数点对齐”，“前导符”选择“无”。 然后点击“设置”按钮，指定所设置的制表位，不需要的制表位可用“清除”或“全部清除”按钮来删除，确定后退出对 话框。然后在该单元格输入的数字小数点就会自动对齐。 2.段落对齐 一般我们在文本每个段落的首行文字都会缩进 2 个字符，编写文档时先不处理段落格式，编写结束后将段落全部 选中点击鼠标右键选择“段落”命令，打开“段落”设置窗口，在“缩进和间距”选项卡中“缩进”中应用“特殊格式”下的“首 行缩进”效果，设置“度量值”为“2”确定即可。 如果要让文本内容自动适应页面的宽度，可以设置“常规”选项下“对齐方式”为“分散对齐”。 3.巧设“列”距 在“段落”设置中我们可以使用“间距”的“行距” 功能设置文本每行的间隔距离，但这里没有列距的设置选项。 如果要设置列之间的间隔距离，可以在“文本”菜单下打开“页面设置”对话框，然后在“文档网络” 选项卡的“网格”中选 择“文字对齐字符网格”，再设置“字符”中每行的字符个数，例如“20”这样就可增加文字之间的距离，变相增加列距。Word 另类应用 制作字体没商量如果你曾在 Word 中使用过格式工具栏中的字体下拉菜单的话，或许会注意到两个变化：Word 97 为用户提供了最 近使用的（MRU, most recently used）字体列表，这就是人们为何能够在字体列表顶部的横线上方看到一些最近使用 过的字体的缘故；其后的一个版本―Word 2000 在此基础上又增加了一种更华丽的功能，它能够在菜单中以相应的字体 显示字体名称，这样我们就可以准确地分辨哪个是宋体，哪个是仿宋了。 然而，当这两个特性伴随着新的 Word 版本出现的时候，与之相关的小问题也浮出了水面：并不是每个人都喜欢这 些新功能，那么怎么才能将它们关闭呢？或许你花了许多时间去研究“工具”菜单中的“选项”，但最终却无功而返。 在“工具” “自定义” “选项”标签页中，有一项名为“列出字体名称时显示该字体的实际外观”的复选项，除 此之外，这一标签页上还有诸如“始终显示整个菜单”等复选项，但这些不能帮助我们成功关闭新功能。要取消最近 使用的字体列表需要一些技巧，因为 Microsoft 并没有在用户界面上提供这一功能，但这并不意味着我们不能够关闭 这项功能―通过更改 Windows 注册表中的一个键值就能控制这个特性。 虽然在用户界面中没有内置的程序来进行相应的操作，但是 Microsoft 为人们提供了一个宏来修改此类看似“遥不可 及”的设置。首先用户要在 Office 程序所在文件夹中名为 Macros 的文件夹里找到一个叫做 Support.dot（或 Supportn.doc,其中 n 是 Word 的版本号）的文件，如果文件夹中没有这个文件，那么就需要找来 Office 安装 CD，打开 Windows“控制面板”中的“添加/卸载应用程序”功能，选中“Microsoft Office”点击“更改”，选择“添加或删 除功能”。在随后出现的对话框中选中“选择应用程序的高级自定义”复选框，再点击“下一步”按钮。你要找的文 件位置在“Microsoft Office Word” “向导和模板” 其它模版与宏”，点击“下一步”进行添加。做完上述工作 后，打开上文中提到的 Support.dot 文件，你就可以找到一个编辑 Windows 注册表设置的宏，在多数版本中可以直接 运行这个宏。你要找的的选项名为“NoFontMRUList”，如果将它的值设置为 1，“MRUList”功能就被取消了。修改完 毕之后，重新启动 Word 就可以使新的设置生效了，除此之外，你还可以通过这个宏来设置一些其它的项目，譬如.doc 的后缀，拼写和语法检验中下划曲线的颜色等。Word 中巧用查找替换功能制作试卷作为教师，经常会整理一些从网上下载的资料，并制作成试卷。有一次，一位朋友从网上另存了一个试卷的网页 文本，有很多手动换行符，而且有答案。想把这个试卷让学生做一遍，当然不需要答案，还要在每个选择题的前面加 上一个括号，用来让学生填上答案。如果一个个地修改，要花费很多时间。能不能想一个办法，快速地将这些问题都 解决呢？当然有办法了，用“查找/替换”功能。1把不必要的手动换行符去掉 在 Word 2003 中打开“查找/替换”对话框（如图 1） ，在“查找内容”输入框中输入“^l^l”，当然也可以在打开【高级】 按钮后，在“特殊字符”中选“手动换行符”两次（如图 2） ；在“替换为”输入框中输入“^p”，即在“特殊字符”中选“段落标 记”（如图 3） ，点击“全部替换”后，将两个手动换行符换成了一个段落标记。没有 Word 照样可以打开 DOC 文件笔者发送了一个 doc 文件给朋友，但他的电脑上却没有安装 Word，以至于无法打开这个由 Word 创建的 doc 文件。 其实我们也常常遇到这样的情况，如何解决呢？方法很简单，安装 Microsoft Word Viewer 就可以。 Microsoft Word Viewer 这款软件的体积为 11MB 多一点， 如果本机上没有安装 Microsoft Word,有了这款软件同样可 以 打 开 doc 文 件 ， 但 只 能 对 doc 文 件 进 行 查 看 、 复 制 和 打 印 ， 无 法 对 其 进 行 编 辑 。 先 在 /download/8/2/e/82e16622-7fee-4c10-b9a2-df/wdviewer.exe 上下载此软件，安装 之后打开程序，可以看到此软件界面很简单（如图 1） 。2软件要求直接选择 doc 文件进行查看，选择好文件之后点击“打开”即可。 这个软件也有另外一种用途，大家都知道，Word 的体积比较大，启动的时候速度比较慢，对于想快速查看 doc 文 件的用户来说，这时就可以选用 Microsoft Word Viewer 对 doc 文件进行查看。 在软件中打开 doc 文件后，如果想要对它进行编辑，而本机上又有 Word 程序的话，可以点击主菜单中的“文 件”――“打开并编辑”以启动 Word 程序（如图 2） 。大家都知道，Microsoft Office 所包含的程序，除了 Word 之外还有其它几个，比如 Excel，它也有一个查看器，名 字 叫 Microsoft Excel Viewer 。 这 几 个 Office 组 件 的 查 看 器 程 序 都 可 以 在 /zh-cn/officeupdate/CD.aspx 上下载（如图 3） 。这些查看器的使用方法都很简单， 和 Microsoft Word Viewer 大同小异，在此不再赘述。3Word 中查找和替换功能详细介绍在 Word 中查找和替换功能很多人都会使用,最通常是用它来查找和替换文字,但实际上还可用查找和替换格式、 段 落标记、分页符和其他项目,并且还可以使用通配符和代码来扩展搜索。 笔者以一些例子来说明如何将 word 中查找和替换功能运用地自如，或许对你有帮助。 一、查找和替换文字 可以自动替换文字，例如：将“ 改善”替换为“进步” 1.单击“编辑”菜单中的“替换”命令。2.在“查找内容”框内键入要查找的文字, 在“替换为”框内输入替换文字。43.单击“查找下一处”或“查找全部”，后单击“替换”或者“全部替换”按钮。 二、查找和替换指定的格式 例如，查找指定的单词或词组并更改字体颜色；或查找指定的格式（如加粗）并更改它。 1.在“编辑”菜单上，单击“查找”。 2.如果看不到“格式”按钮，请单击“高级”按钮。3.在“查找内容”框中，请执行下列操作之一： ?若要只搜索文字，而不考虑特定的格式，请输入文字。 ?若要搜索带有特定格式的文字，请输入文字，再单击“格式”按钮，然后选择所需格式。 ?若要只搜索特定的格式，请删除所有文字，再单击“格式”按钮，然后选择所需格式。54.单击“全部替换”后，单击“关闭”。三、查找和替换段落标记、分页符和其他项目 可以方便地搜索和替换特殊字符和文档元素，例如分页符和制表符。 1.单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。 2.如果看不到“特殊字符”按钮，请单击“高级”按钮。 3.在“查找内容”框中，请执行下列操作之一： ?若要从列表中选择项目，请单击“特殊字符”按钮，然后单击所需项目。6?在“查找内容”框中直接键入项目的代码。4.如果要替换该项，请在“替换为”框输入替换内容。 5.单击“查找下一处”、“替换”或者“全部替换”按钮。7四、查找和替换名词、形容词的各种形式或动词的各种时态 您可以搜索： 名词的单数和复数形式 例如，在将“apple”替换为“orange”的同时，将“apples”替换为“oranges”。 所有形容词形式 例如，在将“worse”替换为“better”的同时，将“worst”替换为“best”。 动词词根的所有时态 例如，在将“sit”替换为“stand”的同时，将“sat”替换为“stood”。 1.单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。 2.如果看不到“查找单词的各种形式”复选框，请单击“高级”按钮。 3.选中“查找单词的各种形式”复选框。 4.在“查找内容”框中输入要查找的文字。 5.如果要替换该文字，请在“替换为”框中输入替换文字。86.单击“查找下一处”、“替换”或者“全部替换”按钮。7.如果替换文字不明确，请单击与所需含义最匹配的单词。 例如，“saw”可以是名词也可以是动词，单击“saws”以替换名词；单击“sawing”以替换动词。 其他形容词的各种形式或动词的各种时态替换，读者可以动手试试。 注意： ?替换文字时最好使用“替换”按钮，而不要用“全部替换”按钮，这样可以确认每一处替换，以免发生错误。 ?查找和替换文本时，应使用相同的词性和时态，例如，可以搜索“see”，并将其替换为“observe”（两者都 是一般现在时的动词） 。9五、 A、使用通配符查找和替换 例如，可用星号 (*) 通配符搜索字符串（使用“s*d”将找到“sad”和“started”） 。 1.单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。 2.如果看不到“使用通配符”复选框，请单击“高级”按钮。 3.选中“使用通配符”复选框。 4.在“查找内容”框中输入通配符，请执行下列操作之一： ?若要从列表中选择通配符，请单击“特殊字符”按钮，再单击所需通配符，然后在“查找内容”框键入要查找 的其他文字。 ?在“查找内容”框中直接键入通配符。 5.如果要替换该项，请在“替换为”框键入替换内容。6.单击“查找下一处”、“替换”或者“全部替换”按钮。 注释 ?选中“使用通配符”复选框后，Word 只查找与指定文本精确匹配的文本。 ?要查找已被定义为通配符的字符，请在该字符前键入反斜扛 (\)，例如，要查找问号，可键入“\？”。 B、要查找和替换的项目的通配符（笔者整理） 如果要查找： 任意单个字符 键入 ? 例如，s?t 可查找“sat”和“set”。 任意字符串 键入 * 例如，s*d 可查找“sad”和“started”。 单词的开头 键入 & 例如，&(inter) 查找“interesting”和“intercept”，但不查找“splintered”。 单词的结尾 键入 & 例如，(in)& 查找“in”和“within”，但不查找“interesting”。10指定字符之一 键入 [ ] 例如，w[io]n 查找“win”和“won”。 指定范围内任意单个字符 键入 [-] 例如，[r-t]ight 查找“right”和“sight”。必须用升序来表示该范围。 中括号内指定字符范围以外的任意单个字符 键入 [!x-z] 例如，t[!a-m]ck 查找“tock”和“tuck”，但不查找“tack”和“tick”。 n 个重复的前一字符或表达式 键入 {n} 例如，fe{2}d 查找“feed”，但不查找“fed”。 至少 n 个前一字符或表达式 键入 {n,} 例如，fe{1,}d 查找“fed”和“feed”。 n 到 m 个前一字符或表达式 键入 {n,m} 例如，10{1,3} 查找“10”、“100”和“1000”。 一个以上的前一字符或表达式 键入 @ 例如，lo@t 查找“lot”和“loot”。 注释 ?可使用括号对通配符和文字进行分组，以指明处理次序，例如，可以通过键入 “&(pre)*(ed)&”来查找 “presorted”和“prevented”。 ?可使用 \n 通配符搜索表达式，然后将其替换为经过重新排列的表达式，例如，在 “查找内容”框键入 “(Newton)(Christie)”， 在“替换为”框键入“\2\1”， Word 将找到“Newton Christie”并将其替换为“Christie Newton”。 六、 A、使用代码查找和替换 1.单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。 2.如果看不到“特殊字符”按钮，请单击“高级”。 3.在“查找内容”框中输入代码。请执行下列操作之一： ?若要从列表中选择代码，请单击“特殊字符”按钮，再单击所需字符，然后在“查找内容”框键入要查找的其 他文字。 ?在“查找内容”框中直接键入代码。 例如，键入 ^p 来查找段落标记。 4.如果要替换该项，请在“替换为”框输入替换内容。 5.单击“查找下一处”、“替换”或者“全部替换”按钮。 B、要查找和替换的项目的代码（笔者整理） 一些代码只有在选中或清除“使用通配符”选项时才能使用。 可以在“查找内容”或“替换为”框中使用的代码 若要指定： 段落标记 ( ) 键入 ^p（选中“使用通配符”复选框时在“查找内容”框中无效）或键入 ^1311制表符 ( ) 键入 ^t 或键入 ^9 ASCII 字符 键入 ^nnn，其中 nnn 是字符代码 ANSI character 键入 ^0nnn，其中 nnn 是字符代码 长划线 ( ― ) 键入 ^+ 短划线 ( C ) 键入 ^= 脱字号 键入 ^^ 手动换行符 ( ) 键入 ^l 或键入 ^11 分栏符 键入 ^n 或键入 ^14 分页符或分节符 键入 ^12（替换时，插入分页符） 手动分页符 键入 ^m（当选中“使用通配符”复选框时，还将查找或替换分节符） 不间断空格 ( ) 键入 ^s 不间断连字符 ( ) 键入 ^~ 可选连字符 ( ) 键入 ^只能在“查找内容”框中使用的代码（选中“使用通配符”复选框时） 图片或图形（仅嵌入） 键入 ^g 只能在“查找内容”框中使用的代码（清除“使用通配符”复选框时） 任意字符12键入 ^? 任意数字 键入 ^# 任意字 键入 ^$ Unicode 字符 键入 ^Unnnn，其中“nnnn”是字符代码 图片或图形（仅嵌入） 键入 ^1 脚注标记 键入 ^f 或键入 ^2 尾注标记 键入 ^e 域 键入 ^d 正在打开域大括号（当域代码可见时） 键入 ^19 正在关闭域大括号（当域代码可见时） 键入 ^21 批注 键入 ^a 或键入 ^5 分节符 键入 ^b 全角空格 (Unicode) 键入 ^u8195 半角空格 (Unicode) 键入 ^u8194 白色空格 键入 ^w（可以是常规空格、不间断空格以及制表符的任意组合） 只能在“替换为”框中使用的代码 “Windows 剪贴板”的内容 键入 ^c “查找内容”框的内容 键入 ^& 通过以上的学习，想必对 word 的查找和替换功能有了更深的认识。Word2007 新工具“SmartArt”介绍Word2007 增加了“SmartArt”工具，是指插入 SmartArt 图形，用于演示流程、层次结构、循环或关系。SmartArt 图 形包括水平列表和垂直列表、组织结构图以及射线图和维恩图。熟悉这一工具，可以使你更加快捷地制作出的精美文 档。 1.在主窗口中选择“插入”即可看到“ SmartArt”工具。132、点击 SmartArt，可看到其图形库，提供了 80 种不同类型的模板，有列表、流程、循环、层次结构、关系、矩阵、 棱锥图等七大类。在每个类别下还分为很多种。143、点击循环结构中的射线图，单击“确定”。15在左边的框中可输入文字，字体等等格式是按照预先模板的格式显示的，可选中文字后单击右键就可调整文字的格式， 也可单独对各个区块用鼠标调整。164、在选中 SmartArt 图形时，工具栏上就会出现“SmartArt 工具”，下面还有“设计”与“格式”两大功能区。 在“设计”工具中，可以对图表的层级变化、布局、色彩、样式进行设置。 （1）设置字体格式和层次。（2）选择布局。17（3）选择一个色彩搭配醒目的模板。（4）在“样式”中为区块选择外观风格，有简单和三维。5、在“格式”工具区分别有“形状”“形状样式”等工具供您选择使用。18（1）在“形状”中改变形状大小、样式。（2）形状样式中可进行填充、改变轮廊和效果等。19（3）在“快速样式”中还可为文本选择一种喜欢的样式。经过这些的设置，应该可以做出令你满意的样式。20各种不同的图型有相应的制作方法，只要你能够熟悉它们，然后多加练习，就一定会制作出非常精美的文档图型。对 WORD2007 我都不是很熟悉，如果有错误的地方，希望能够指出。Word 中插入 cad 图的技巧大放送在日常的工作中，大家可能会遇到写说明书之类的事情，像在 word 文件中插入我们绘制的 cad 图，方法大体上有 三种，但是它们达到的效果却并不相同，有的显得精致些，有的显得粗糙些，根据我们写作的目的还要进行相应的再 处理，这个过程有一些技巧，现在把它写下来，希望能给读者朋友以启发。 比如，我们要在 word 文件中插入一个 cad 图，可以利用下面的三种方法来实现： 第一种，利用键盘上的“print screen sysrq”来抓取 cad 图，再通过系统自带的画图软件做进一步的修剪，去 掉 cad 剪贴图中多余的部分，这项工作为了是能使图片在 word 文件中显示的足够的清晰。如图 1、图 2 所示：图121图2 其实，做到这里，工作基本上已经完成了，但是在先前还疏漏了一个地方，就是应当在 cad 中将它的背景色“黑 色”调成“白色”，通过点击 autocad2002 中的“工具”菜单中的“选项”，打开“显示”卡，改之。如图 3 所示：图3 同时，为了显示的更加清晰，将 cad 图中的标注线也更换成黑色，不然打印出的效果很淡，标注数字可以不按标 准制图中的规定，适当的大一些，从而使得最终的插入图片清晰。 第二种，就是利用 Autocad2002 中的“文件”菜单的“输出”命令，通过改变文件的后缀类型，从而保存图片的 格式为 wmf 或 bmp，再导入到 word 文件中。如图 4 所示：22图4 同样地，在做保存时候，也要将 cad 中的背景改为白色。 第三种，就是通过第三方软件来达到。比如 BetterWMF 汉化版，它是一款可以将 AutoCAD 中的 DWG 图形拷贝到 Word 中的软件。它的独特之处是在拷贝时可以自动去除那令人烦恼的黑色背景并具有自动修剪图形的空白边缘、自动 填充颜色、自动将 DWG 格式的图形文件转变为 WMF 图像格式的功能，另外它还能对图形进行缩放、旋转，并能根据 使用者的需要对线条的宽度和颜色进行设置。该软件所支持的 AutoCAD 版本：R14，i，。 软件大小：637KB 软件语言：简体中文 软件类别：汉化补丁/共享版/CAD 图形 运行环境：Win9x/Me/NT/2000/XP 下载地址：http://www.onlinedown.net/soft/13945.htm。 下载后，我们通过不断点击下一步，便可轻松的安装完成。打开它的程序，如图 5 所示：快马加鞭，用快捷键设定文字字号23图5 点击确定后，它便以最小化的形式出现在 window 的任务栏中，当我们在 Autocad2002 中执行复制动作时，便会出 现了“剪贴板中的数据已被 BetterWMF 修改（大小:9.33”*2.55”）”的提示字样。此时，到 word 文件中通过粘贴， 实现了 cad 图的插入，如图 6 所示：图6 是不是特别的清晰，而且通过前面的设置，它已经将背景的黑色过滤掉了，在 word 文本中只出现了 cad 图。 总体上，通过上面的三种方法的回放，大家可能会感觉到使用第三方软件来实现 cad 图的插入更方便些，只需要一个 前期的设置，便可轻松实现。巧在 WORD 表格中行列轻松对调在日常工作中，我们经常会遇到将 Word 表格行列对调的情况，但这个看似简单的要求在 Word 中却很难实现，因 为 Word 本身并不提供这样的功能。不过，要解决这个难题也不是没有办法，今天笔者就给大家介绍一个利用 Excel 轻 松互换 Word 表格的小技巧，希望对大家能有所帮助。 【注】 本文所述技巧已于 Word 2003 + Excel 2003 环境下测试通过 1.打开 Word 软件，选中需要进行行列对调的表格，右击执行“复制”命令 2.再打开 Excel 软件，新建一个工作簿，用鼠标在空白单元格处右击并选择“粘贴”命令 3.在 Excel 软件中，将刚刚粘贴下来的表格再次选中，同样是右击执行“复制”命令 4.在空白单元格处再次右击并执行“选择性粘贴”命令，同时勾选上“转置”复选框后点击“确定”按钮 5.此时，表格中的行列内容已经互换，将完成后的 Excel 表格选中，并粘贴到 Word 中，基本操作即告完成246.最后，别忘了删除掉 Word 中的原有表格。至此，所有工作正式完成实用技巧：Word 实用技巧八则1、隐藏 Office 剪切板 在 Word XP 中， 按下 CTRL+C 组合键两次， 窗体右侧便会出现剪切板任务窗格， 有时候我们并不想让它显示出来， 如何隐藏它呢？点击剪切板任务窗格下方的“选项”按钮，然后选中“收集而不显示 OFFICE 剪切板”。 每当我们在 WORD 中复制了文字后，任务栏处就会显示出复制状态，如果我们不想让它出现，可以点击“选项”按 钮，并去掉“复制时在任务栏附近显示状态”（如图 1） 。 2、在 WORD 中隐藏文字 有时候我们不希望别人看到自己在 WORD 上所写的文字，要隐藏它。方法是：选中要隐藏的文字，然后点击主菜 单栏中的“格式”――“字体”，在“字体”选项卡中，选中“隐藏文字”。 而要查看文档中的隐藏文字该怎么办呢？可以点击“常用”工具栏中的“显示/隐藏编辑标记” 按钮。3、更改“自动恢复”文件的位置 Word XP 有自动恢复文件的功能，你的自动恢复文件所在的文件夹的路径你知道吗？点击主菜单中的 “工 具”――“选项”，在“选项”对话框中点击“文件位置”选项卡，可以看到，“自动恢复”文件右侧便是它所在的文件夹了； 如果想更改所在文件夹的位置，先选中“自动恢复”文件，然后点击下方的“修改”，就可以对它的路径进行更改。 4、以实际字体显示字体列表 在 Word 的字体列表中，我们可以让各种字体以实际的字体样式来显示字体，方法很简单，点击主菜单中的“工 具”――“自定义”，在弹出的“自定义”对话框中点击“选项”选项卡，选中“列出字体名称时显示该字体的实际外观”复选 框。 5、用密码保护好你的文档 点击主菜单中的“工具”――“选项”，然后点击“安全性”选项卡，在“打开权限密码”处输入密码，然后按下回车键， 这时弹出“确认密码”对话框，再次输入密码后，点击“确定”。这样一来，以后一旦要打开此文件，就要先输入密码，否 则文档无法打开。 以相同的方法设置“修改权限密码”，修改文档时需要输入密码，否则无法对此文档进行修改。 6、鼠标滚轮的特殊应用 如果你的鼠标有滚轮，在 Word 文档中可以使用它来上下翻动页面；而在按住“Ctrl”键的同时滑动鼠标滚轮，你会 看到什么呢？Word 会放大和缩小页面显示比例。 7、隐藏最近使用过的文件列表 在 Word 的中“文件”菜单下，一般来说显示出四个最近使用过的文档，可能有的时候我们并不想让它显示出来，如 何隐藏它呢？ 点击主菜单中的“工具”――“选项”，然后点击“常规”选项卡，不要选中“列出最近所用文件”复选框。 8、更改下拉列表的大小 在 Word 中有好几个下拉列表，有时候我们想调整它的大小，方法很简单。 点击主菜单中的“工具”――“自定义”， 然后把鼠标移动至下拉列表框的左边或右边边缘处， 然后用鼠标来调整它们的大 小即可。变换思路，解决页码设置难题在打印小册子或编辑书籍的过程中，我们有可能会碰到这样的一则难题：要是想把打印出来的内容装订成一本 32 开的小册子时，我们往往只需要进入到页面设置对话框中，将纸张属性设置为 16 开、2 栏打印就可以了；在这种设置 状态下，每栏都应该在页脚处设置有不同的页号。不过因为两栏内容处于同一个页面，要是直接在页脚处添加页号时， 就可能使同一页面中的两栏页码完全相同，那我们有没有办法解决这样的页码设置难题呢？其实，只要我们变换一下 思路，按照下面的操作步骤来正确设置页码，就能轻松做到让同一页面中的两栏页脚处显示不同的页码。 首先启动 Word 应用程序，并打开需要打印的目标文档；然后依次单击文本编辑界面中的“文件”/“页面设置”命令， 进入到打印页面设置窗口，在该窗口中将纸张属性设置为 16 开、2 栏打印。下面，再将鼠标指针移动到已经分为两栏 的目标文档中的任意一张页面， 然后单击菜单栏中的“视图”菜单项， 从弹出的下拉菜单中执行“页眉/页脚”命令， 打开“页 眉/页脚”工具栏，当然我们也能直接用鼠标双击目标文档任意一页面中的“页眉/页脚”区域，来快速打开“页眉/页脚”工25具栏。 接下来将鼠标指针移动到“页脚”区域处，并同时按下键盘上的 Ctrl 键与 F9 键，这样的话鼠标指针所在的位置就会 自动弹出一个包含有阴影的花括号“{}”，该括号其实就是域标志；在该域标志中我们可以直接输入字符串“=”，然后再 同时按下键盘上的 Ctrl 键与 F9 键，这样我们又将看到一个包含有阴影的花括号“{}”（如图 1 所示） ，在这个域标志中 我们需要输入字符串“page”，以便提醒 Word 应用程序此处插入的是当前页面的域代码。下面再将鼠标移动到内部域标 志之后，然后输入字符串“*2-1”，这样的话在当前页面的页脚处我们就能看到“{={page}*2-1}”这样完整的一行域代码 了。编辑好域代码后，再将鼠标指针移动到该域代码中，同时按下键盘上的 Shift 键与 F9 键，如此一来我们就能在当 前页面的左侧页脚区域处看到具体的页脚号码了。图1 紧接着，再依次单击菜单栏中的“视图”/“页眉/页脚”命令，然后将鼠标指针移动到当前页面页脚区域的右侧位置； 接下来同时按下键盘上的 Ctrl 键与 F9 键，这样的话鼠标指针所在的位置又会自动弹出一个包含有阴影的花括号“{}”， 在该花括号中输入字符串“=”，随后再同时按下键盘上的 Ctrl 键与 F9 键，在后面出现的花括号中输入字符串“page”， 以便提醒 Word 应用程序此处也有一个域代码。下面将鼠标移动到内部花括号之后，并输入字符串“*2”，这样的话在当 前页面的页脚处我们就能看到“{={page}*2}”这样完整的一行域代码了（如图 2 所示） 。编辑好右侧的域代码后，再将鼠 标指针移动到该域代码中，同时按下键盘上的 Shift 键与 F9 键，这样的话我们又能在当前页面的右侧页脚区域处看到 不同的页脚号码了，最终我们就能实现在同一个页面中插入两个不同页码的目的了。26图2小技巧轻松缩短页眉横线长度经常使用 Word 编辑文件的朋友一定都知道，当我们为一份文档设置了页眉以后，Word 默认会在页眉与文档之间 加上一条横线，但却没有给出这条横线的更具体设置。有时，出于排版的需要，我们可能想把这根横线的长度缩短一 点，其实借助一个小技巧，实现这样的目的并不困难。 【注】 本文所述技巧已于 Word 2003 下测试通过 1.打开一份 Word 文档，并为它设置好一个页眉 2.在页眉编辑状态下，用鼠标将负责文档左右缩进的标尺拖拽到满意位置 3.最后，退出页眉编辑状态，页眉横线的长度便合乎我们的需要了文件结尾快速输入多行公司信息有时，我们在编写公司文档时，需要在文件结尾处注上自己公司的联系方式。但每次都要手工输入非常麻烦，于 是有不少朋友便想到将公司信息事先写好在一份 TXT 文件中，然后写完文档后再将 TXT 文件里的公司信息拷贝过来， 虽然这样比以前的手工输入方便了一些，但相对来说还是比较麻烦。而另一种方法则是通过 Word 自带的“自动图文集” 功能完成， 但默认的自动图文集只能输入单行词条， 像公司联系方式这种多行信息用默认的方法很难输入。 其实， Word 的自动图文集功能是可以支持多行信息存储的，下面笔者就来给大家演示一下。 【注】 本文所述技巧已于 Word 2003 下测试通过 1.在 Word 中事先输入好自己公司的联系方式 2.将联系方式中的文字选中，点击“插入”菜单→“自动图文集→新建”命令，为该图文集词条起个名字 3.此时，在文档的需要位置输入那个代表公司联系方式的词条名后回车，即可快速完成公司信息的输入了事半功倍-Office Word 也玩批处理Word 是办公一族经常需要用到的文字处理软件，其强大的文字处理和表格编辑功能给我们的工作带来了很多方 便。 如果能合理使用一些技巧， 批量处理文档， 就能有效提高工作效率， 达到事半功倍的目的。 下面笔者就以 Word 2003 为例，带领大家一起去领略 Word 的“批处理”能力，感受自动化办公的乐趣。 一、批量生成信封27大家知道，通过邮局寄信需要在信封上填写收信人的邮编、地址、姓名，以及寄信人的地址、姓名、邮编等信息， 如果需要发出去的信件很多，手工填写是一件繁锁的事。其实，用 Word 2003 的“中文信封向导”不仅可以批量生成漂 亮的信封，而且可以批量填写信封上的各项内容，实现信封批处理。 第一步：制作信封模板。运行 Word 2003，单击“工具/信函与邮件/中文信封向导”，系统会启动“信封制作向导”。 在“向导”的带领下，首先按实际需要选择信封规格；然后单击“下一步”，在“生成选项”窗口中选中“打印邮政编码边框” 和“以此信封为模板， 生成多个信封”， 并在“使用预定义的地址薄”一项的下拉列表中根据自己的喜好选择地址薄文件类 型(这里有三个选项可选，分别是 Microsoft Word、Microsoft Excel 和 Microsoft Access，本文以选择 Microsoft Excel 为 例。)；最后单击“完成”，向导将自动生成信封模板，同时还生成一个地址薄文件，并以“中文信封地址.xls”为文件名保 存在“我的文档”中。 第二步：编辑地址薄。进入“我的文档”，打开自动生成的地址簿文件―“中文信封地址.xls”，大家会看到这是一个 Excel 表格文件，表头中已经自动填写了收信人邮编、收信人地址一、收信人地址二、收信人姓名、收信人职务、发信 人地址、发信人姓名和发信人邮编等项目，我们要做的就是在单元格中输入收信人和发信人的相关信息即可（如图 1） 。图1 第三步：批量生成信封。打开由“信封制作向导”自动生成的信封模板文档，我们会发现 Word 的程序窗口中多了一 个“邮件合并”工具栏，点击“邮件合并”工具栏上的“合并至新文档”按钮（如图 2） ，系统会根据模板的样式和“中文信封 地址.xls”文件中的信息，批量生成信封，并在新文档中一一列出，剩下的工作，只要联上打印机打印就大功告成了。图2 小提示：如果你对生成的信封不满意，可以在模板中对信封上文字的字体、字型、字号、颜色和位置进行调 整，然后再点击“邮件合并”工具栏上的“合并至新文档”按钮，系统会根据调整后的模板样式再次批量生成信封。 二、批量处理表格 除了编辑文字，Word 还能绘制表格的功能也很强大，在绘制和编辑表格的过程中运用一些小技巧，同样可以实现28“批处理”，节省时间，提高效率。 实例 1：自动生成表头。当一份表格有多页时，为了便于查阅和录入数据，最好是每一页都有一个相同的表头，如 果采用手工的方法一页一页添加表头，不仅麻烦，而且容易出错。其实，Word 有为多页表格自动生成表头的功能。 运行 Word 2003，打开一份含有多页表格的文档，选中第一页表格的表头，然后单击“表格”／“标题行重复”(如图 3)，这样在后面的每一页表格的第一行就会自动生成和第一页一样的表头，不仅方便查阅表格中的数据，而且录入数 据过程中也不容易发生错误。图3 实例 2：插入多行多列。绘制好一份表格，有时因为数据有变动，需要在原表格中插入多行或多列，而利用“表 格”菜单中的插入行或列工具一次只能插入一行或一列，有没有办法一次性批量插入多行或多列呢？答案是肯定的。 以一次性在表格的末尾插入 5 行为例，打开一份含有表格的 Word 文档，将光标定位到表格的最后一行，然后 用鼠标选中表格中任意连续的 5 行，单击“表格/插入/行(在下方)”，这样就会在表格的末尾一次性批量插入 5 行，如果 需要一次性插入多列，只要依样画葫芦就可以了。 三、批量抓取图片 一提起批量“抓图”，大家首先想到的也许是利用抓图软件来实现，其实让 Word 和键盘上的“Print Screen”键协同 工作就可以实现批量抓取图片。 第一步：抓取图片。运行 Word 2003，新建一个空白文档，然后根据实际需要用“Print Screen”键抓取整个屏幕， 或用“Alt+Print Screen”组合键抓取某个活动窗口，记住每抓一次马上切换到 Word 窗口，并按下“Ctrl+v”键将抓取的画 面粘贴到 Word 文档中。 第二步：保存图片。将抓取的画面全部粘贴到 Word 文档后，单击“文件/另存为”，在保存类型中选择“网页”(如图 4)，并选择好保存路径，随意取个文件名，单击“保存”按钮，这样在目标文件夹中会出现名“***.files”的为文件夹(*** 为保存文档时所取的文件名)，其中以 image001、image002、image003……为文件名的图片文件，就是刚才抓取并粘贴 到 Word 文档中的图片。29图4Word：文档自我防卫妙招文档也有安全性问题，尤其对于 Office 文档，为了让您的文档更安全，Office 提供了比较完善的安全和文档保护 功能，它包括：安全级别、数字签名、密码设置、窗体保护和批注口令。 文档的安全级别 对 Word 文档最大的安全隐患就是宏病毒，为了防止宏病毒 Word 设立了安全级别的概念。您可在“工具→选项 →“安全性”选项卡→宏安全性”的“安全级”选项卡中进行设置，安全级别共分为高、中、低三挡。高级别将只运 行可靠来源的宏，其它宏一律取消；中级别在打开一个宏时，您会看到一条警告，让您选择是否启用；低级别就不进 行宏的保护。当选择高级别时，已安装的模板和加载项(包括向导)中的宏可能会被禁用。您只有在“工具→选项→安 全性→宏安全性”中单击“可靠来源”选项卡，然后点击“信任所有安装的加载项和模板”复选框，才能让安装的宏 不被禁用。注意：所有随 Microsoft Office XP 的模板、加载项和宏都经过了 Microsoft 数字签名。一旦针对这些已 安装文件中的一个安装添加到了您的可靠来源列表中，随后与这些文件的交互操作将不再生成消息。 数字证书的保护 很多文档的来源都是不详的，所以安全性无法保证。Office 可以通过数字证书来确认来源的可靠。并通过数字证 书对文件或宏进行数字签名。一般来说，数字证书是从商业证书颁发机构和内部安全管理员或信息技术专业人员处获 得的。普通用户可以使用 Selfcert.exe 工具亲自创建数字签名（由于用 Selfcert.exe 自己创建的数字证书不是由正 式证书颁发机构发行的，使用这种证书添加签名的宏方案将被认为是自签名的方案，这样其他用户有可能无法运行自 签名的宏） 。用数字证书进行宏的签名很简单：打开包含要签名的宏方案的文件，在“工具→宏→Visual Basic 编辑器 →工程资源管理器”中，选择要签名的方案。再点击“工具→数字签名”命令。 提示： 1. 一定要在宏测试完毕确认后再对宏进行签名，因为对已签名的宏方案的代码进行了更改，它的数字签名就会被 删除。如果是自签名的证书，那么在每次保存时都会对宏方案自动重新进行签名。 2. 如果要防止用户因意外修改宏方案而导致签名失效，请在签发之前锁定宏方案。您的数字签名只能说明您保证 该方案是安全的，并不能证明是您编写了该方案。因此锁定宏方案不能防止其他用户利用另一个签名替换您的数字签 名。 3. 如果您创建了一个可向宏方案添加代码的加载项，则代码应该确定下列内容：如果方案已经进行了数字签名， 在继续运行之前，是否通知用户修改签名方案的结果。 文件的密码设置 Word 的文件密码包括两种：修改权限密码和打开权限密码。打开权限密码使得 Word 文档变成只读文件，如果打开 了文档并对其进行了更改，则只能以其他的文件名保存该文档。而修改权限密码则允许用户随意修改保存。具体设置 办法：打开文件，在“工具→选项→安全性”选项卡中进行密码设置。 提示：若要创建一个长的密码，请单击“高级”，然后选择 RC4 加密类型。 防止用户改窗体30由于某些文档需要将窗体保护起来，以便他人只能在指定的区域中输入信息。所以 Office 提供了窗体保护功能。 使用窗体保护功能时，窗体域中的任何信息都将重新设置。具体方法：“工具→保护文档→窗体”。若要给窗体指定 密码，以便知道密码的用户能解除保护并修改窗体，在“密码（非必选项）”框中键入密码。不知道密码的用户仍可 在窗体域中输入信息。如果要保护整个窗体，请单击“确定”按钮。若要只保护部分窗体，这些部分必须处于不同的 节中，单击“节”，然后清除不需要保护的节的复选框。 批注口令的添加 批注在审阅中是非常重要的， Office 在“工具→保护文档”中进行了对批注的保护。 您只需选择需要保护的对象， 将密码键入到“密码”框中，即可实现保护。 在 Word 中使用超链接技巧三则 对于 Word 中的超链接功能，大家应该并不陌生，笔者在使用 Word 中的超链接时总结出了一些经验，现在写出来供大 家参考。 1.使用“屏幕提示” 我们在浏览网页时，如果把鼠标指针悬停在某个超链接上面，有时就会出现这个超链接的内容介绍。其实这很容 易用 Word 的超链接功能实现。方法如下：在要添加屏幕提示的文字或图片超链接上面点击右键，选择“编辑超链接”， 然后点击“屏幕提示”，在“屏幕提示文字”中输入要显示的文字，然后点击“确定”即可。2.单击鼠标左键跟踪超链接 安装好 Word 后， 软件默认跟踪超链接的方式是在按下 CTRL 键的同时按下鼠标左键， 对于想快速访问超链接的用 户来说这就有点儿慢了，如何单击鼠标左键就可以跟踪超链接呢？点击主菜单中的“工具”――“选项”，然后点击“编辑” 选项卡，清除“用 Ctrl+单击跟踪超链接”复选框。 3.关闭自动设置超链接功能选项 当我们在使用 Word 的时候，如果输入网址或电子邮件地址，软件就会自动把它们设置为超链接，而有时我们 并不想让它们成为超链接， 如何关闭自动设置超链接功能呢？点击菜单栏中的“工具”――“自动更正选项”， 然后点击“键 入时自动套用格式”选项卡，清除“Internet 及网络路径替换为超链接”复选框。31分节符在长篇文档排版中的妙用在上一篇文章里，我们介绍了样式与格式在长篇文档排版中的妙用。其实，除此之外在 Word 中还有好多功能也可 以大幅度地提高长篇排版时的工作效率，今天介绍的“分节符”就是其中一例。妙用一. 轻松打印超宽图片 相信好多朋友都遇到过编排文档时忽然发现插入的图片大于纸宽的情况，以往要想将图片完整打印出来就要先将 图片拷贝到一篇新文档中，然后再将该文档的纸型设为横向，等图片文档和原文档全部打印完成时，再手工插入到一 起。虽然也达到了想要的目的，但是一来步骤繁琐，二来也不便于文档的后期管理。 其实，如果使用了 Word 的分节符功能，这个难题就能够迎刃而解了。 1. 首先将光标定位于超宽图片的上方322. 点击“插入”菜单→“分隔符”命令，在弹出的窗口中选择分节符类型中的“下一页”，点击“确定”按钮插入第一个 分节符。如图 2 所示3. 然后再将光标定位于图片下方，重复上面的操作，插入第二个“下一页”分节符 4. 此时， 超宽图片便自己占据了一个页面， 将光标定位于这个页面中， 点击“文件”菜单→“页面设置”命令， 在弹出的“页 面设置”窗口中将“纸张方面”改为“横向”，同时将应用范围选择为“本节”后确定即可。如图 3 所示这样，我们就轻松地解决了如何打印超宽图片这个难题。如图 4 所示便是该文档的打印预览图33妙用二. 巧用分节符避免重复排版 分节符除了能够分隔文档以外，也能够起到避免重复排版的作用。相信好多朋友都打印过那种带封面的文件，不 知大家都用什么方法将封面的标题与第二页分开的，不过我相信大多数朋友都是习惯于直接在标题后面打上一串回车 来达到如图 5 所示的效果。其实，这种方法如果能够保证文章不再调整的话，也说不上有什么不好，可一旦我们在封面上加字或者删字，就 肯定会让第二页文字产生错位，从而导致重复排版。其实，和上例一样，如果我们使用了分节符功能，那么也能轻易 地解决掉这个难题了。 使用方法很简单，只需先将光标定位于第二页正文区的最前面，再重复上面的方法插入一个“下一页”分节符即可。 这时，无论我们怎样在封面里添字删字，也都不会影响到正文区的版面了。 妙用三. 让当前章节的标题显示在页眉处34不知大家在翻阅一些计算机书籍时注意过没有，有些图书的页眉处总是显示着当前章节的标题，而并不像我们平 时使用的页眉那样只有一个样子，这其实也是分节符的功劳。不过，和上述两例不同的是，要想真正实现这样的效果， 还得使用上篇文章介绍的“样式与格式”功能与之配合方才生效。 1. 首先，我们要事先对文档中的各级标题套用上相应的样式 2. 再将光标定位于每一章节文字的前面，点击“插入”菜单→“分隔符”命令，插入一个“下一页”分节符（每一章节 均按此操作） 3. 接下来，再点击“视图”菜单→“页眉与页脚”命令进入页眉页脚编辑模式 4. 点击“插入”菜单→“域”命令，在弹出的“域”窗口中单击“StyleRef”这个域名，再从右窗格中找到一个合适的样式 （在笔者的文档中，章节标题使用了“标题 2”样式，所以这里也要选择“标题 2”） ，点击“确定”按钮完成插入5. 此时，本章节的标题便自动显示到了页眉位置。大家再翻动到其他章节看看，就会发现无论显示到哪个章节， 页眉的内容也总是正确的章节标题了。如图 7 所示写在最后 当然，和样式与格式一样，今天这篇文件也仅仅是列举了分节符在长篇排版中的几个用法，而在实际工作过程中，我 们可能会遇到更多不同的难题。所以，还是希望大家看过这篇文章后，举一反三细致研究一下分节符的更多用法，只35有事先熟练掌握它的用法，遇到问题时才能够快速地迎刃而解。“样式与格式”在排版中的妙用相信好多朋友都见到过 Word 的“样式与格式”功能，如图 1 所示。但是，大多数朋友可能还是更习惯于使用格式刷来批 量设置文本格式，每次询问他们时，都会得到“Word 的默认样式太简陋，也不及格式刷用起来方便 ……”这样的答复。 其实，笔者认为这都是由于大家对 Word 样式的功能了解不深所致。所以，今天笔者就来给大家介绍一下这个“样 式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用？好处一. 快速同步同级标题的格式 好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵，原因大体有两个，首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标 题格式，本身就是个麻烦的事情。试想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来，恐怕没有几十分钟是下不 来的。两者，如果文件排好后交到领导手里，领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换，那么刚才那份“折磨”恐 怕又得重来一次了，整体效率很低。其实，如果我们事先使用了“格式与样式”功能，这些问题就能轻松地迎刃而解了。 一. 快速套用现有标题样式 1. 编辑完成后套用样式 这种方法非常类似于平时的格式刷使用，需要先将标题选中，然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。 虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式， 但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。 那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。 2. 编写文件时套用样式 这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式，为了加快操作效率，可以给每个样式设置一个快捷键 1） 点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮，执行“修改”命令，如图 2 位置 1 2） 然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令，如图 2 位置 2 3） 将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏，为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可，如图 2 位置 3 4） 以此类推，为其他样式也设置好相应的快捷键36而这时，我们就可以在每录完一个标题后，按下快捷键快速设置该标题的样式了。 二. 快速修改同级标题样式 不过，刚才使用的还都是 Word 默认的一种比较简陋的样式，如果我们对标题格式有着特殊的要求，其实也是可以 自定义样式并同步更新的。 1. 手动更新同级标题 首先，按照自己的要求对标题设置一个新格式，然后再点击它所属样式的菜单钮（如图 2 位置 1） ，执行“更新以匹 配选择”命令。此时您便会发现，文档中所有使用了该样式的标题（同级标题）会马上同步换成新样式。如图 3 所示372. 自动更新同级标题 而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话，Word 还支持一个自动更新样式的功能，用起来更加方便。 同样，先点击样式窗格中一个样式的菜单钮，执行“修改”命令。然后，在弹出的如图 4 所示“修改样式”窗口中勾选“自 动更新”一项，点击“确定”按钮。这时，当我们对这个级别的标题进行格式修改时，无须点击“更新以匹配选择”即可以马上将样式同步到其他标题 上，操作更加方便。 好处二. 快速在文档中定位 Word 的样式功能除了能够快速同步标题格式以外，还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中迅速定位。38使用方法很简单， 只要点击“视图”菜单→“文档结构图”命令， 那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧， 如图 5 所示。点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区，就像使用 Web 导航页面一样方便。好处三. 方便生成文档目录 不过，上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效，如果想让打印出来的文件也能快速查找，恐怕就 只能借助于文档目录了。值得庆幸的是，如果在 Word 中设置了样式以后，繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松。 一. 快速建立目录 1. 点击“插入”菜单→“插入目录”命令，弹出“目录”窗口 2. 确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”，然后点击“确定”按钮 3. 此时，文章的开头便会自动生成一个目录，如图 6 所示。而且值得一提的是，这个目录除了能够直接打印出来以外， 还能在通过电脑浏览文件时，用 Ctrl 键 + 相关目录项 来实现内容的快速跳转，效果类似于上面介绍的“文档结构图”。不过，可能我们也会不满意 Word 所默认的目录级别，这时可以由我们自已定义。点击“工具”菜单→“插入目录”命 令，在如图 7 所示的“目录”窗口中选择好新的级别，然后点击“确定”按钮即可更新整个目录了。39【小提示】 有些朋友在自己的电脑上可能找不到“插入目录”这个命令，这一般是由于用户没有默认安装此功能所致， 此时可以点击“视图”菜单→“工具栏→自定义”命令，在弹出的窗口中再选中“插入”类别，然后从右侧窗格中找到“插入 目录”菜单项，将其手动拖拽到“插入”菜单中即可。如图 8 所示二. 快速更新目录 随着编辑的深入，有时我们可以会对文章添加或删除一些段落，这样就可能导致目录的页码与实际位置不符，此 时就要利用 Word 的目录更新功能了。 使用方法很简单， 只要先将鼠标定位于目录之中， 然后右击并执行“更新域”命令， 再选中如图 9 所示窗口中的“更新整体目录”单选项后确定即可，这时 Word 会仅更新目录中的内容，达到快速更新目录 的目的。40写在最后 写到这里，关于“样式与格式”在长篇文档排版中的妙用就给大家介绍完了，不知您有没有豁然开朗的感觉？其实，在 我们的 Word 之中，还有好多像“样式与格式”这样值得学习的好功能，正确地了解并掌握这些功能，可以帮助我们更快 更好地完成文档的编制，希望今天这篇文章能够抛砖引玉，让更多的朋友积极去查找 Word 的一些“隐藏功能”，提高自 己的工作效率。从头到脚完美：Word 文档布局页眉和页脚是分别位于页面的顶部和底部并独立于文档的部分，在其中不仅可以包括“自动图文集”，页码等信息， 还能将更多有趣的应用运用其中。 除了写字板外大部分的字处理应用软件都允许用户设计出与众不同的首页文档格式，比如左右分栏格式等。如果 把页眉和页脚与一些属性相结合使用，那么 Word 文档的布局会更加人性化，满足更多需求。 有些 Word 的狂热爱好者，从其 version 1 版本就开始研究它的博大精深。最近，他们遇到了一个问题―有位同仁 需要创建一份页眉只在第一页，而页脚只在最后一页的文档模板。这个文档模板的页数应该是可变的，也就是说，你 不用做任何设置，页眉和页脚就会分别在整篇文档的第一页和最后一页出现。 这个问题的挑战就在于只在首页出现页眉，尾页出现页脚，而其余各页都不出现。可以采用的一个建议是运用 endnote，它通常出现在文档的最后。不过需要提醒的是，首先，endnote 并不会出现在最后一页的最底部而是跟在最后 一个段落后面；第二，一个 endnote 必须依附于文字中的注释，这样就会很容易地被删除。一个好方法是在运用非首页 的页脚检查是否为最后一页之后再输入文字。 因此不论是首页页脚还是非首页页脚你都需要插入“域”语句： {IF {PAGE} = {NUMPAGES} “This text only appears on the last page”} 小提示：实际上你并不需要手动输入{} ，只要同时按住 Ctrl 和 F9 键即可得到空的花括号了。可以在其中按常规 输入内容及等号。当选中域后，同时按下 Alt 和 F9 键，就会看到域中代码所产生的结果。 在尝试这种方法时很可能会遇到一个问题，即使你为页眉和页脚设定了“不同的首页”，但是仍旧不能将文本页脚 移至模板。这里的技巧是在模板中利用分页符得到了第二页，从而达到获得非首页的页眉和页脚的效果。 已经设置好页眉和页脚后，删除分页符。这时文档模板会转变为一个记录了页眉和页脚的独立页。记住在保存文 档之前同时按住 Alt 和 F9 键以确保得到域中的结果而不只显示是代码（而且其他用户也会看到这些代码） 。最后，选 择“工具” “选项” “打印” “更新域”即可。41你变我也变 Word 中更新数据两法在办公操作中，常常遇到这种情况，文档已经输入完成时，某一个数值发生了变化，要将文档中所有相同的数值 也要进行改变。这时，我们虽然可以执行“编辑/替换”命令，将数值进行更新。但这种方法效率较低，且属于事后补救。 那么有没有什么方法，可以让 Word 文档中某一数值发生变化后，其它相同数值自动进行改变呢？在日常办公操作中， 笔者总结出如下两种方法。 一、定义书签法 将相关的数值及文字 （如“利润比上年同期增长 70%”等） 输入到 Word 文档中， 然后选中这一特定字符串， 执行“插 入/书签”命令，打开“书签”对话框（如图 1） ，输入一个便于理解的名称（如“替换百分比”） ，然后按下“添加”键，这个 对话框就自动关闭了。以后需要输入该词条时，执行“插入/引用/交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，按“引用类型”右侧的下拉按钮， 选择“书签”选项，然后在下方列表中选择需要的书签名称，并确定“引用内容”为“书签文字”，最后单击“插入”按钮即可 （如图 2） 。42执行完这些操作后，如果要对相关数值进行修改，如改为“利润比上年同期增长 70%”我们只需在原始数据（也就 是定义成书签的那个数据）上修改，然后按“Ctrl+A”组合键选中全文，再按一下 F9 功能键，后面相同的数值也会做出 应的更改，更加方便、准确、高效。 二、选择性粘贴法 将需要的特定字符（如“利润比上年同期增长 70%”等）输入到 Word 文档中，然后选中这一特定字符，执行“复制” 操作。再将光标定在需要再次输入此词条的位置上，执行“编辑/选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其 中的“粘贴为链接”选项（其它选项不需要更改） ，确定返回就行了。重复执行此操作，直到将所有的相关数值及文字输 入完成（如图 2） 。以后按照方法一的操作步骤，就可以更新数据了！ 小提示：这两种方式支持对原始数据进行删除、数据更改，如果要在原始数据上面添加文字或者数据，那可就不行了。Word、Excel 组合 批量打印信封很多学校期末都都要给学生寄成绩通知单，教务处需要打印大量的信封。利用 Word XP 与 Excel XP 可以协作来批 量打印信封，一起来看看吧。 1、准备阶段 (1)新建一 Excel 文件“新生名单”，将新生名单的各项信息导入或直接输入，如:邮政编码、通讯地址、姓名等。 (2)新建一 Word 文件“信封”，调用菜单“工具→信函与邮件→中文信封向导”，打开“信封制作向导”对话框(没 有此功能需用 Office XP 源盘来安装)，根据向导提示设计一个信封，设置好字体、字号. 2、调用数据43(1)在“信封”文件中，调用菜单“视图→邮件合并”，显示邮件合并工具栏，点击[打开数据源]工具按钮，按提示 选择新建的 Excel 文件“新生名单”，选择 sheet1。 (2)选择“000000”(代表邮政编码)，点击邮件合并工具栏[插入域]按钮，在对话框中选择插入“邮政编码”， “000000”被“《邮政编码》”所代替。然后进行同样操作，替换“地址”、“姓名”。 (3)点击邮件合并工具栏[查看合并数据图标]按钮，会显示“新生名单”中的学生数据。 3、打印信封 点击邮件合并工具栏中的[合并到打印机]，同时对对话框进行设置，最后打印出信封。真正经典的十个 Word XP 实用技巧现在是讲效率的年代， 使用 Word 来进行平时的办公处理也是一样， 那么， 我们怎样才能够在 Word 中“快”起来呢？ 那就请这位作者给我们带来的 Word 中快速操作的 10 个技巧，小编看完后也觉得相当实用。 1.快速定位光标位置 用 WPS 编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一 WPS 文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。 不过，Word 却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开 Word 文件后，如果按下 Shift+F5 键您就会发现光标已经 快速定位到你上一次编辑的位置了。 小提示：其实 Shift+F5 的作用是定位到 Word 最后三次编辑的位置，即 Word 会记录下一篇文档最近三次编辑文字 的位置，可以重复按下 Shift+F5 键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下 Shift+F5 就会定位到上一次编辑时的位 置了。 2.快速插入当前日期或时间 有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其 实我们可以按 Alt+Shift+D 键来插入系统日期，而按下 Alt+Shift+T 组合键则插入系统当前时间，很快！ 3.快速多次使用格式刷 Word 中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按 下 Esc 键即可关闭格式刷。 4.快速打印多页表格标题 选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格 都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。 5.快速将文本提升为标题 首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按 Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，且样式为标题 1，再连续按 Alt+Shift+→键，可将标题 1 降低为标题 2、标题 3……标题 9。 6．快速改变文本字号 Word 的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为 5 磅到 72 磅，这对于一般的办公人员来说，当然 已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻 烦了。 其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在 Word 中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下 拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在 Excel 和 WPS 2000/Office 中同样适用。 小提示：其实，小编还有两种快速更改 Word 文本字号的方法： （1）选中文字后，按下 Ctrl+Shift+&键，以 10 磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下 Ctrl+Shift+&键，则以 10 磅为一级快速减少所选定文字字号； （2）选中文字后，按 Ctrl+]键逐磅增大所选文字，按 Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。 7．快速设置上下标注 首先选中需要做上标文字，然后按下组合键 Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按 Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。 小提示：详见本刊前期《Word XP 中神奇的 Ctrl 键》一文，掌握一些快捷按键对快速、高效操作 Word 很有借鉴意 义。 8．快速取消自动编号 虽然 Word 中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实，我们可以通 过下面的方法来快速取消自动编号。44（1）当 Word 为其自动加上编号时，您只要按下 Ctrl+Z 键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时， 该功能就会被禁止了； （2）选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然 后取消选择“自动编号列表”复选框（如图 1） ，最后单击“确定”按钮完成即可； 9．快速选择字体 为了达到快速选择字体的目的， 我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。 首先右击 Word 工具栏， 选择“自 定义“命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看 到平时经常使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按 钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。 10．快速去除 Word 页眉下横线 快速去除 Word 页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚 时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标 栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。二招搞定 word 文档中的乱码有的时候可能由于操作的问题，当你再次打开一个你认为没有问题的文档时，可能会看见文件中一片乱码更本就 无法阅读！如果出现了这写情况可以通过下面的两个方法，来挽救你的文件。 一、替换格式法 这种方法就是把被破坏的 Word 文档另存为另一种格式。 1、打开被损坏的文档单击“文件/另存为”菜单，在 “保存类型”列表中，选择“RTF 格式”，然后单击“保存”按钮， 并关闭 word。 2、打开刚才刚才保存的 RTF 格式文件，再次使用 “另存为”将文件重新保存为“Word 文档”，现在打开这个 word 文件就可以发现文件已经被恢复过来了。 如果在转换成 rtf 格式后文件仍然不能被恢复，可以将文件再次转换为纯文本格式（*.txt） ，再转换回 Word 格式。 当然在转换为 txt 文件的时候其图片等信息会丢失掉。 二、重设格式法 在 Word 有一个隐藏的位置，用来保存文档中的各种格式信息，所以只要删除这些格式信息就可以将文件恢复了。 1、在打开损坏的文档后，单击“工具/选项”菜单，选择“编辑”标签，取消对“使用智能段落选择范围”复选框的勾选， 然后单击 按钮。这样就可以修复文件了。 2、选定最后一个段落之外的全部内容，然后将这些内容粘贴复制到新的 word 文件中即可。让 Word 文档瘦身的几种小方法老师们在平时的工作中，经常要用 Word 编制试卷、教案等内容，而且还经常需要拷来拷去。我们知道，相同内容 的 Word 文档，经过不同的操作处理后，其大小是有所区别的，甚至相当惊人。所以我们希望有办法能给 Word 文档“瘦 身”。 １．重新进行页面设置可以缩小文件 每当文档编辑完成后，在保存之前，都重新点击“文件”菜单，选“页面设置”打开对话框，鼠标任意点击其中的“纸 张大小”或“页边距”等标签(无需改动原来的设置)，按(确定)按钮即可，最后再保存文档。你会发现，文档变小许多。 ２．多次编辑 Word 文档会增加文件大小 Word 文档经过多次编辑，其存盘后的文件迅速膨胀。笔者曾在含有数个图片的 Word 文档中，编辑了十多次图片 后，文件大小由原来的 160 多 KB 涨到 1.5MB，后来将该文件拷贝到新建文档中存盘，文件长度不过 170KB。所以， 当一篇文档经过反复编辑并已定稿后，就应将文档内容复制到新建文档中。 ３．插入不同格式的图片会严重影响文件大小 在插入图片之前，首先应对图片格式进行处理。图１是同一幅图片以各种不同格式保存的文件大小，从图中不难 看出，插入 JPG 格式的文件较理想。对那些本身颜色不多的图片，可以用较少的颜色保存，这样也会减少存储空间。 有趣的是，在 Word 文档中缩放图片对文件大小无影响。另外，Word 对插入的图片也会进行适当处理，如一幅 3.5MB 的ＢＭＰ图片插入 Word 文档后存盘，其大小为 1.52MB，480KB 的 GIF 图片插入 Word 文档后其大小为 460KB。454．设置文档格式会影响文件大小在文档中设置各种字号和字体也会影响文件大小，笔者对长度为７８KB 的文档做单一字号、单一字体、单一颜色 的测试，它们对文件长度的影响如图２所示。显然，如果设置多种字体、字号、颜色，影响更大。因而在文字格式设 置上不必过多渲染。如虎添翼 Word 配上“瑞士军刀”作为一款功能强大通用性极强的办公软件，Word 往往给人全面性、通用性、标准化，却有些缺少个性。未来，充 分张扬 Word 的个性，许多配合 Word 使用的工具应运而生，“轻松工具箱”软件就是其中的一款。 “轻松工具箱”是一款基于 Word 的一个工具软件，专门用于编写教学文档、电子备课、试题编辑、课件制作以及办 公应用的通用工具。该工具弥补了 Word 编辑过程中输入各种学科图形符号的不足，极大的方便了作图，使您不必再为 输入一个很常见的学科图形符号而费尽心思，还要浪费大量的宝贵时间。该软件含盖了语、数、英、理、化、生、地 理及信息技术等学科，内置了 2000 多个适用的图形和符号。另外还集成了针对这些图形进行处理的一套工具(图形调 整工具)和一套文字处理工具，使用非常方便，可以说是教师、文秘人员及办公应用的“瑞士军刀”。 一、 安装 “轻松工具箱”的安装比较简单。 先双击轻松工具箱的安装文件图标，在进入安装进程之后，只要按默认安装，一路“下一步”即可完成安装工作。在选择安装部分，你可以根据自己的实际情况进行选择。是安装全部，还是其中的一个部分。 “轻松工具箱”软件安装成功后，系统会提示是否立即重新启动，为了使安装生效建议按“是”按键。 二、使用 重新启动完成后，启用 Word，就可在 Word 的菜单栏上看到“轻松工具箱”菜单项，同时，在工具条面板上也会增 加“轻松工具箱”的专用工具条。如上图所示46该工具的使用还是非常简单，跟 Word 中的菜单和工具栏的使用方法完全相同。下面，我们就以在 Word 中正常需 要处理的文字、符号、图形为例、专用工具几个方面，看一看该软件的犀锐独到的功能。 1、 文字处理 (1)拼音输入 在日常文字输入中，输入汉语拼音是一件非常令人头疼的事。针对这种情况，在该软件中单独设计了一个“汉语拼 音工具”。 单击“轻松工具箱”专用工具条上“语文英语”按钮，在弹出的下拉菜单中，单击“汉语拼音”项，即可打开该工具(条)。 如下图所示(如果想学习拼音的相关知识，可以单击“拼音常识”或者“声母韵母表”按。)① 直接输入 单击“汉语拼音工具”条上的“直接输入拼音”按钮。在弹出的“直接输入拼音工具”窗口的输入框中直接输入拼音。如“我”的拼音是“wǒ ”，在输入时，只要在输入框中， 先输入“wo”，然后再输入一个数字“3”，即可把该拼音完整的输入到光标所在的位置。为了调整方便，在直接输入拼音 工具中还可以设置两个拼音之间的间距。 ② 选定文本注音 先选定文档中需要加注拼音的文字，然后单击“汉语拼音工具”条上的“选定文本注音”按钮。弹出“选定文本注音工具”窗口，在该窗口中还可以对加注拼音作进一步的调整。如拼音和汉字的字体、偏移量、 是否自动调整字间距等。如果不作任何调整，可以直接按“开始”按钮，以软件将以默认的方式进行加注拼音。 ③ 输入文本注音 如果觉得一个个加注太费力气，或需要加注的文字不在当前文档中，则可以使用“输入文本注意”项。 先将要加注拼音的文字复制到剪贴板中(选中文字之后，按一下复制按钮)，然后单击“输入文本注意”按钮。 在弹出的“输入文本注音”窗口中，单击“粘贴”按钮，即将剪贴板中的文字粘贴进来(文字前后不可有不见字，且不 能有西文的双引号和花括号，如有请先将它删除。)。如上图所示。47在该窗口中，可以对加注拼音的效果作进一步的设置，甚至可以形成特殊的效果(如汉字填空、拼音填空)。 设置完成，按“开始注音”按钮，即可将加注的拼音连同文字，插入当前光标处。 ④ 修改注音 如果想对已注音的文字进行修改，先选中欲修改注音的文字，然后单击“修改注音”按钮。在该窗口中，可直接对文字及字音进行修改，修改完成后，单击“替换或修改”按钮。 ⑤ 删除注音 如果对已加注的拼音不满意，可以选中已加注的拼音文字，然后单击“删除注音”按钮，已加注的拼音将被删除。 1、 文字处理 (1)拼音输入 在日常文字输入中，输入汉语拼音是一件非常令人头疼的事。针对这种情况，在该软件中单独设计了一个“汉语拼 音工具”。 单击“轻松工具箱”专用工具条上“语文英语”按钮，在弹出的下拉菜单中，单击“汉语拼音”项，即可打开该工具(条)。 如下图所示(如果想学习拼音的相关知识，可以单击“拼音常识”或者“声母韵母表”按。)① 直接输入 单击“汉语拼音工具”条上的“直接输入拼音”按钮。48在弹出的“直接输入拼音工具”窗口的输入框中直接输入拼音。如“我”的拼音是“wǒ ”，在输入时，只要在输入框中， 先输入“wo”，然后再输入一个数字“3”，即可把该拼音完整的输入到光标所在的位置。为了调整方便，在直接输入拼音 工具中还可以设置两个拼音之间的间距。 ② 选定文本注音 先选定文档中需要加注拼音的文字，然后单击“汉语拼音工具”条上的“选定文本注音”按钮。弹出“选定文本注音工具”窗口，在该窗口中还可以对加注拼音作进一步的调整。如拼音和汉字的字体、偏移量、 是否自动调整字间距等。如果不作任何调整，可以直接按“开始”按钮，以软件将以默认的方式进行加注拼音。 ③ 输入文本注音 如果觉得一个个加注太费力气，或需要加注的文字不在当前文档中，则可以使用“输入文本注意”项。 先将要加注拼音的文字复制到剪贴板中(选中文字之后，按一下复制按钮)，然后单击“输入文本注意”按钮。 在弹出的“输入文本注音”窗口中，单击“粘贴”按钮，即将剪贴板中的文字粘贴进来(文字前后不可有不见字，且不 能有西文的双引号和花括号，如有请先将它删除。)。如上图所示。在该窗口中，可以对加注拼音的效果作进一步的设置，甚至可以形成特殊的效果(如汉字填空、拼音填空)。 设置完成，按“开始注音”按钮，即可将加注的拼音连同文字，插入当前光标处。49④ 修改注音 如果想对已注音的文字进行修改，先选中欲修改注音的文字，然后单击“修改注音”按钮。在该窗口中，可直接对文字及字音进行修改，修改完成后，单击“替换或修改”按钮。 ⑤ 删除注音 如果对已加注的拼音不满意，可以选中已加注的拼音文字，然后单击“删除注音”按钮，已加注的拼音将被删除。 2、符号工具 在该工具软件中，除了设置了一些通用性符号之外，还专门针对学科进行了设计，提供了许多和学科紧密相关的 专用符号(这里以物理符号为例) 单击“物理”按钮，在弹出的下拉菜单中单击“专用符号”项，打开物理专用符号工具。如下图所示在该工具窗口上每类符号都有明确的文字和图形标识，还是非常容易辨认的。(以在文档中插入一个仪表为例) 单击“仪表”按钮，则在文档当前光标处会插入一组仪表符号(如果当前光标处设置的字体较小，则插入的符号了较 小)，如下图所示可以选择使用，删除其余不用的符号。 如果想调整符号的大小，可以先选中它，然后通过改变文字大小的方法改变它的大小。该方法也适用于改变符号 位置 3、图形工具 在文档中一幅图所起的作用往往成篇累牍文字无法比拟的，因此，在文档中少不了起到画龙点睛之作用的图形。 使用该工具提供的图形工具轻松帮你实现图文并茂的效果。(以计算机的网络结构为类) 单击“信息技术”按钮，在弹出的下拉菜单中单击“硬件设备图形”项，打开“硬件设备图形”工具。如下图所示单击“网络”按钮，可以在文档中插入网络的基本构架图。如下图所示插入图形后，可以用“轻松工具箱”中的“图形调整工具”对其作任意调整或改变。如下图所示(单击工具条上的“图形 调整”按钮即可打开)例如，放大、缩小、移动等等，如果原图是一个组合图形，也可用“图形调整工具”中的“装配”、“拆卸”按钮将其拆 散或删去其中某些组件，然后重新组装在一起，形成自己需要的图形。504、专用工具 使用软件中集成的固然方便，但是因为实际使用的情况多样性，为了方便用户使用，还有一些专用工具。(以数学 专用工具定制正弦波为例) 单击“数学”按钮，在弹出的下拉列表中，单击“袖珍工具”项，打开“数学袖珍工具”。如上图所示单击“定制正弦波”按钮，弹出“自定义正弦曲线工具”窗口，在该窗口中输入相应的值后，单击“确定”即可在文档插入按要求绘制的正弦曲线。如下图所示为了便于教学的使用，该软件中特地设计了一个“教案模板”工具，使用该工具可以轻松设计出非常专业的教案、 行事历、课表、公文、还可以设计试卷……。真是又适用又方便。 三、界面定制 如果你在使用过程中，并不是使用该工具的全部功能，完全可以简化界面，以节省桌面空间，更可以方便使用。 单击“开关”按钮，在下拉列表中单击“自定义工具栏”项，弹出“定制界面”对话框。在该对话框中，对过单击将要隐藏的项目打上钩，然后按“确定”键即可。 总的来说，“轻松工具箱”包括的工具很多，功能强大，有很多技巧和功能需要您在使用一段时间后，靠自己的实 践和摸索才能真正掌握。到那时“轻松工具箱”就会成为你真正的得力助手，成为你披荆斩棘的瑞士军刀。 友情提醒： 1、建议使用 Word2000，如果您的系统是 windows XP，那在插入专用字符前应先单击工具条上的“设置”按钮，还 要注意不能改变插入的专用字符的字体“EUDC”，否则将显示为空白的内容。 2 、 如 果 是 Windows XP 操 作 系 统 ， 安 装 [ 轻 松 工 具 箱 ] 通 用 版 后 ， 还 需 将 “c:\qsgj\EUDC.TTE” 文 件 复 制 到 “x:\windows\fonts\”下(其中“x:\windows”是系统安装目录，应根据您机器的实际情况而改变)。 3、如果使用的是未注册版，会有使用次数限制。Word 中快速输入上下标的五则经验在 Word 中编辑文本的时候，尤其编辑数学或化学习题或试卷时，需要为某些字符设置上标或者下标，比如水的分51子式。 常用的方法是：首先选中这些字符，然后打开“格式”菜单，选中“字体”命令中的“字体”选项卡，在此对话框的“效 果”栏中选择“上标(P)”或“下标(B)”，然后单击“确定”按钮。 可是这种操作步骤很多，如果编辑的时候涉及多次输入上标或下标，每次这样进行编辑就太麻烦了，下面的这些 方法就可以大大提高输入效率。 一、 使用快捷键 在 Word 中使用快捷键进行输入，既方便又快捷。 1. 加上标:使用 Ctrl+Shift+=组合键，按一次后就可进入上标输入状态，再按一次可恢复到正常状态。 2. 加下标:使用 Ctrl+ =组合键，同样按一次后就可进入下标输入状态，再次按就可恢复到正常状态。 如果是先选中文本再按这两个快捷键，则直接对选中的文本产生作用。 注意:在智能 ABC 输入法下，此快捷键功能无效。 二、 利用剪贴板 先用上面的方法将某处的上标或下标设置好，然后将其复制，等用的时候进行粘贴，然后修改数值就可。 三、 在工具栏上创建上标和下标按钮 点击“工具”菜单的“自定义”命令，在弹出的对话框中，选择“命令”选项卡，在左侧“类别”项中选择“格式”项，然后 拖动右侧“命令”项中的滑动条，找到“上标”命令，按下鼠标左键，这时会看到“上标”变成了按钮形状，并且在鼠标指针 旁出现一个&x&号，拖动鼠标至常用工具栏，可以看到工具栏上出现一“I”状标志，放开鼠标，出“I”处就会出现一个“x2” 按钮，此为上标按钮，同样方法再制做一个下标按钮。使用时按下相应按钮即可输入上下标。 四、 利用查找和替换功能 在输入上下标时在数字前加一个不常用到的符号，比如“*”，全文完成后，用&替换&命令将所有的“*3”替换为下标 “3”，很快就全部完成。 五、利用“自动更正”功能 “自动更正”是 Word 的一个重要功能，该功能可以自动更正常见的输入错误、拼写错误和语法错误。只要我们先预 设好输入错误和更正后的正确结果，当我们输入一个错误时，系统就能自动地把它们变成正确的，出现在屏幕上。 以 H2O 为例，预设方法:正确写出 H2O，选中它。然后，打开“工具”菜单，选择其中的“自动更正”命令，在出现的 “自动更正”对话框里选择“带格式文本”， 在“替换”项中的的空格里键入按一般的文字输入的 H2O， 然后单击“添加”、 “确 定”按钮，完成预设。以后若按一般的文字输入 H2O 时，屏幕上就会自动地出现设置好下标的 H2O。 学会以上方法，相信您在编辑这些带有上标、下标的字符时，速度会成倍增加！办公：Word 打印文档实用技巧两则我们平时用电脑的时候可能都少不了打印材料， Word 是我们平常用的最多的 Office 软件之一。 有时我们要用 Word 打印许多页的文档，出于格式要求或为了节省纸张，会进行双面打印。 我们一般常用的操作方法是：选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”，来实 现双面打印。我们设定为先打印奇数页。等奇数页打印结束后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，选择 该设置的“打印偶数页”，单击“确定”按钮。这样通过两次打印命令就可以实现双面打印。 我们也可以利用另一种更灵活的双面打印方式:打开“打印”对话框，选中“人工双面打印”，确定后就会出现一个“请 将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中，然后?确定?按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页， 打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上， 然后按下该对话框的“确定”按键， Word 就会自动再打印偶数页， 这样只用一次打印命令就可以了。 我们在用 Word 打印文档的时候要注意哪些问题，可以使我们的打印更加简单有效，来提高我们的办公效率呢？ 比如，如果我们想使 Word 输出文档按页序排列，该怎么办呢？ 我们打印一篇有很多页的文档时， Word 默认总是从第一页打印到最后一页，所以文档打印完后是最后一页在最上面， 第一页在最下面，是按页号的逆序排列的。现在有一部分激光打印机可以使输出的文档按页号正序排列，或者有的打 印机有两个输出纸道，可以调节不同的输出纸道使输出文档按正序还是逆序排列。但绝大多数的喷墨打印机只能使输 出的文档按页号逆序排列，这样的话我们只能用手工方式将所有的页逆序整理一遍，十分麻烦。其实存在这种问题的 打印机我们在打印前只要先在 Word 的“文件”→ “打印”→“选项”中，选中“逆页序打印”，即可在打印时从最后一页打印 到第一页，这样打印机打印完后所有的页都是按顺序排列的。52用 Word 来帮忙代替抓图软件一提起“抓图”，我们首先想到的是抓图软件。大家可到网上以“抓图软件”为关键字进行搜索，可以查到好多这样的 第三方软件，其功能很强大。但笔者更喜欢挖掘现有软件的功能来完成同样的操作。利用 Word 并配合键盘上的 Print Screen 键可以批量地抓取和保存图片。 打开 Word 新建一文档， 然后根据需要用 Print Screen 键抓取整个屏幕或配合 Alt 键(Alt+Print Screen 组合键)抓取活 动窗口，再切换到 Word 窗口中粘贴(注意：抓一次粘贴一次)。上述操作完成后，选择 Word 中的“文件”菜单中的“另存 为”命令，在保存类型中选择“网页”，文件名随意定。单击[保存]后，在目标文件夹中会出现文件夹“***.files”(其中*** 为保存时起的文件名字)，其中保存着刚才抓取的所有图片文件。每个文件都是独立的，且自动编号。 再经过简单的整理，分类保存到特定的文件夹、改名等即可。如果需要其他格式的话可用相应软件进行批量的格 式转换。Word 2000 表格编辑“自动化”编辑 Word 文档时，我们经常会用到表格。这时，充分利用 Word 2000 提供的一些“自动化”命令将会起到事半功倍 的效果。 1． 多页表格标题行快速设置 编辑 Word 文档时，经常会遇到表格内容多于一页的情况。为了方便阅读，通常会将每页表格的第一行设置为标题 行。这时，只需选中已经设置好的第一页表格上的标题行，然后执行“表格→标题行重复”命令，其他各页表格的首行 都会自动设置为标题行。 2． 表格中数值型数据按小数点对齐 为便于比较，我们经常需要将表格中的某一列数字按小数点对齐，可用如下方法：选中需要按小数点对齐的这一 列，然后执行“表格→制表位”命令，此时弹出制表位对话框，在制表位位置中键入所需要的度量值，在对齐方式中选 择“小数点对齐”，前导符中选择“无”，单击[确定]按钮，即可自动将选中列的数字按小数点对齐。 3． 表格中数据的排序 当我们在 Word 表格中需要将数据排序时，可用 Word 2000 提供的表格中数据的排序功能。具体方法是：执行“表格→ 排序”命令，此时，弹出排序对话框，在对话框中，选择合适的排序依据、类型，及递增还是递减。然后单击[确定]按 钮，表格中的数据排序即可按要求自动完成。Word 中轻松实现段落首行精确缩进在使用 Word 时，大多数人习惯使用水平标尺上的缩进标记来实现段落缩进或首行缩进。在用鼠标左键拖动缩进标记 时，Word 每次会缩进固定的宽度。然而有许多时候，我们希望能够缩进量再精确一些，或者说每次移动的量能够再小 一些，要是有一种办法能够随心所欲地对缩进量进行调整就好了。 办法当然是有的，下面我们详细介绍。 一、使用“格式”菜单中的“段落”命令 将插入点定位到要缩进的段落或行，单击“格式”菜单，再单击“段落”命令，打开“段落”对话框。在“缩进和间距”选项 卡中的“缩进”下方的“左”、“右”右侧的输入框中可以输入左缩进、右缩进的精确数值，比如“0.1 厘米”、“3 毫米”等，默 认的单位是“字符”，也可以在“特殊格式”下方的下拉列表中选择“首行缩进”或“悬挂缩进”，然后在右侧的“度量值”框中 输入要缩进的精确数值。这里要注意的是，在输入单位时，只能用中文，如“厘米”、“毫米”、“磅”等，输入完成后单击 “确定”按钮即可完成精确缩进。再次打开“段落”对话框，会发现不管输入的是什么单位，都会换算为“厘米”。 （图 1）53使用“段落”命令的好处是可以精确地控制缩进量，但需要每次都得手动打开对话框、输入数值。有没有一种更快捷 的方法呢？当然有了，方法如下。 二、巧用 Alt 键协助快捷调整 将插入点定位到要缩进的段落或行， 按住 Alt 键的同时拖动鼠标左键， 你会发现标尺上出现了如下图所示的数值指示， 表示出了当前缩进的量，单位是“字符”，以这种方式拖动时，鼠标不再每次移动固定数量，而是可以实现微小的移动。 这种方法的优点是灵活易用，只需要多按下一个按键即可轻松实现精确缩进。 （图 2）“榨干”Word 表格的最后空间Word 中制作表格时，往往会因为一两个字或一行（列）的增加使得表格无法按要求完成，特别是有字号和其他格 式限制时，更让许多新手朋友为了找出这点空间而急得抓耳挠腮。 1.让直接“拖拽”更精确 也许本列只需要再增加 1、2mm 就不至于使表格多出一行，其他列也许能再挤一挤，而这个数目已是最大限度了， 可是用鼠标拖动表格线时，总是无法达到理想的位置…… 在“视图”的“工具栏”中调出“绘图”， 在“绘图”菜单中打开“绘图网格”对话框， 把网格设置中的“水平间距”和“垂直间 距”设置到最小（0.01 字符和 0.01 行） ，如图所示，如果常用此项最好设置成默认值。再拖动表格线试试，已经服服帖 帖任你摆布了。542.字体缩放 在格式工具栏里有字体缩放按钮，平时可能不常用它，就是 A 头上长着两个箭头的那个。它提供的“百分比” 可以让字体肥起来，也可以瘦下去，应用中我们多数是要它苗条。虽然苗条了，它的字号却没有变，这样即使有字号 要求也不用怕了。 3.不改字的容颜 缩小字间距 一般情况下字间距默认为“标准”，对于表格中的列无法再拓宽，而这一列又需要为一两个字挤出空间时，把 原来的“标准”改为“紧缩”，也许可以挤进去一两个字。至于使用的字号能紧缩多少，与字号的大小有关系。如 5 号字在 紧缩 1 磅时，文字已经相互交错了，0.5 磅才能保持字体的完整，而 3 号字紧缩 1 磅仍能保持字体完整。 4.行距调整能让出不少空间 一般情况下，如果想在某个页面内再加一行（列）时，如果这个页面已满，可以通过拖动（向上或向左）表 格右下角的斜双向箭头的方法挤出一行（列）的地儿。但是，这种方法受文档网格的限制，在网格固定的情况下，可 能会无法再挤压出空间。 这时候就可以通过取消网格限制 （在页面设置对话框中， 找到“文档网络”标签， 选用“无网络”） 来调整行间距以缩小表格所占用的面积，为加上一行（列）找出了空间。只有取消了网络限制，行距的调整才能体现 出明显效果（有时候，因网格的限制，1.5 倍行距和 2 倍行距没有区别） 。另外，行距不光是单倍、1.5 倍、2 倍，可以 通过“多倍行距”在“设置值”中输入参数，如：0.8、1.1 等。 四种方法比较而言，最后一种办法挤出的空间最多，为了达到满意效果，我们可以把这几种方法结合起来使用。巧妙去除 Word 文档修订和批注帮助您从同事的电子邮件中收到一个文档，它对于您要制作的文档来说可能是一个很好的起点，于是您用新名称保存 了它并按你的需要进行定制。您没有在意您的同事在原始文档中留的批注，因为在您的副本中没有看见它们。现在您 准备把文档传递到客户手中，但是您要送给他们的是您最后的完成文档，而不是原始文档、同事的批注和您的更新的 大杂烩。 或者您使用了 Word 中的修订功能来保持跟踪您对简历所做的修改，现在您要把简历寄给可能的雇主。但是，请 注意，他看到的应该是您的编辑结果，而不是您达成结果的思考过程。 在这两种情况下，当接到文档的人报告说您的文档难以阅读，到处都是删除线、下划线和编上的批注框时，您可 能感到很震惊。看!这就是您在简历中的目标陈述，还有三个带删除线的不同目标― 而您这一次要使用的目标却是用 下划线文本显示的，您可能就得不到这份工作了。 这些文本在您发送文档的时候并不在其中。Word 怎么会找到并显示这些内容的呢?要使 Word 的表现如您所愿， 应该怎么做? 理解修订功能 可能您已经在 Word 中使用修订或批注功能，却没有意识到。通常在 Word 跟踪更改时，它会用删除线格式显示 删除内容，而将插入内容显示为带下划线的文本。删除内容与插入内容― 以及批注(或“注释”)― 都可显示在页边上的 批注框中。 有各种方法可以隐藏修改或批注， 但使用修订功能所作的修改会一直打开，而所有插入的批注也一直是文档的一 部分，直到它们被接受或拒绝(对于批注来说是删除)为}