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中共中央办公厅
国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》
近日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，并发出通知，要求各地区各部门结合实际认真贯彻执行。
《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》全文如下。
档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。
当前，面对新形势新任务新要求，档案工作还存在一些不适应的地方，主要是：一些地区和部门不够重视档案工作，档案事业发展的保障条件需要进一步改善，档案收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新，档案干部队伍素质需要进一步提高。做好新形势下档案工作，对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平，具有重要意义。要深入贯彻落实党的十八大和十八届三中全会精神，以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导，以建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系为目标，进一步完善档案工作体制机制，加大对档案工作的支持保障力度，推动档案事业科学发展。
一、完善档案工作体制机制
（一）坚持统一领导、分级管理原则。县级以上各级档案行政管理部门既监督指导本行政区域内党的机关的档案工作，又监督指导本行政区域内政府机关和其他单位的档案工作；各级国家综合档案馆既集中管理本级党的机关的档案，又集中管理本级政府机关和其他单位的档案。坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制，确保分工明确、各司其职，密切配合、形成合力，促进档案事业协调发展。
（二）切实提高档案行政管理部门依法履职能力。各级党委和政府要为本级档案行政管理部门依法履行档案行政执法职能提供条件，提高其执法监督指导能力。支持档案行政管理部门依法管理本行政区域内机关、单位的档案事务，严肃查处各类档案违法案件。县级以上各级档案行政管理部门要积极指导国有企业开展档案工作，引导、帮助非公有制经济组织和社会组织做好档案工作；积极创建基层档案管理新模式，拓展档案工作新领域。
（三）扎实推进各级国家综合档案馆建设。各级国家综合档案馆要依法集中接收保管本级党政机关、企事业单位、社会组织的各类档案（包括电子档案，下同）及政府公报等政府公开信息，同时不断扩大档案接收范围，接收本级各单位所属机构的档案；按规定向社会提供利用，切实提高档案公共服务能力。县级以上党委和政府是本级国家综合档案馆的建设主体，要按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，把国家综合档案馆建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府公开信息查阅中心、电子文件备份中心，消除“无库馆”、“危房馆”现象。统筹规划、科学设置并严格审批建立同级专业档案馆，明确规定档案接收范围，防止重复建设和资源分散。有条件的国家综合档案馆要通过整合档案目录、档案信息、档案实体和设置分馆等形式，整合本级其他专业档案馆的档案资源。各级专业档案馆接受同级档案行政管理部门的监督指导。
（四）建立档案室工作新格局。各级党政机关、企事业单位（包括境外派出机构）、社会组织，要根据工作实际需要，加强档案管理工作，做好本单位本系统的文件收集、整理、归档工作，集中收集保管本单位各类档案并提供利用，开展档案数字化、档案编研、档案业务交流、人员培训等，按规定向同级国家档案馆移交档案。有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能。各级党政机关、企事业单位要大力支持档案部门加强统筹协调和业务指导，确保归档文件材料符合要求；把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。村、社区及其区域内的非公有制经济组织、社会组织要设立档案室或指定专人负责档案工作，收集保管本单位档案并提供利用。
（五）规范并支持社会力量参与档案事务。充分发挥档案学会等社会组织的作用。推广政府购买服务，凡属事务性管理服务，引入竞争机制，通过合同、委托等方式向社会购买。规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务；支持企业、社会组织和个人依法设立档案事业发展基金；支持有条件的家庭建立家庭档案；支持个人保管、展示其收藏的档案，并向国家档案馆捐赠或寄存档案，对捐赠重要、珍贵档案的，给予一定奖励。家庭或个人档案中对国家和社会具有保存价值或应当保密的档案，档案行政管理部门要依法加强监督和管理。
二、建立健全覆盖人民群众的档案资源体系
（六）加大档案收集整理力度。各地区各部门各单位要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实，做到全面覆盖。各级党委和政府成立专项工作机构或协调机构时，根据需要吸收档案部门参加，确保建立档案与开展专项工作同步进行。县级以上各级档案行政管理部门要加强对档案收集整理工作的监督指导，特别是对重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目、重大生态保护项目以及新领域、新专业、新机构、新社会组织等，要监督指导有关方面及时建立档案工作制度。
（七）完善归档制度。各单位档案机构要认真履行职责，建立健全文件材料归档制度，及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施，做到应归尽归、应收尽收。凡是应归档的文件材料（包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等），要向本单位档案机构移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对损毁、丢失档案的，档案行政管理部门要依法查处，并督促档案形成单位积极予以补救。
（八）重视做好民生档案工作。县级以上各级档案行政管理部门要研究制定民生档案归档范围、管理办法，监督指导民生档案的收集归档。各单位档案机构要把与人民群众切身利益密切相关的各类文件材料收集归档，并按有关规定管理、提供利用和移交。各级国家档案馆要积极接收各类民生档案，把民生档案纳入国家档案资源体系。
（九）科学整合档案信息资源。建立以档案行政管理部门为主导、各行业主管部门密切配合、档案馆（室）集中统一管理的档案资源管理架构。在机构改革、企业改制、行政区划调整等过程中，有关部门要会同档案行政管理部门及时规范档案流向，妥善进行档案处置，严防档案流失。对处置不善、造成档案流失的，依法追究有关单位和人员责任。档案行政管理部门要统筹规划，支持和鼓励打破部门和条块分割，整合同一单位内不同部门、同一地区各档案馆（室）及不同地区档案馆（室）的档案资源，推动档案资源科学配置和高效利用。
三、建立健全方便人民群众的档案利用体系
（十）创新服务形式。各级党委和政府要把提供档案信息服务作为公共服务的一部分，统筹安排档案服务、政府公开信息服务和其他公共服务，努力提供一站式服务，做到便民利民。各级国家档案馆要严格按照档案法积极开展档案鉴定工作并开放应开放的档案。各档案馆（室）要依法做好档案查阅服务，改进查阅方式，简化利用手续，免除利用收费，最大限度满足利用者需求；拓展服务渠道，紧紧围绕党委、政府、本单位和其他单位及人民群众的需要，主动开发档案资源，积极提供档案信息服务，通过报送或推介相关档案信息、编辑出版档案选编、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品、送档案信息进农村和社区等多种形式，全方位为社会提供档案信息服务。提供涉密档案信息服务要严格遵守保密规定。
（十一）强化服务功能。在服务对象上，既为有关部门和单位服务，又为广大人民群众服务；既为城市发展和市民服务，又为新农村建设和农民服务。在服务内容上，既做好帮助有关单位建立和管理档案的服务，又做好为社会各方面提供档案利用及政府公开信息、其他信息的服务，特别要积极把涉及民生的各类档案、信息及时整理、鉴定出来，优先提供利用，更好为维护人民群众合法权益提供支持。
（十二）加大开发力度。各档案馆（室）要加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，不断挖掘档案的价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，更好为各级党委和政府决策、管理提供参考。
（十三）加快推进传统载体档案数字化。各地区各部门各单位要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。各档案馆（室）要大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用。采取措施严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露，对涉密档案进行数字化要严格遵守保密规定。
（十四）促进资源共享。各级党委和政府要以实现档案信息资源社会共享为目标，统筹协调，充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进城乡档案信息资源共享，支持档案馆（室）把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用。国家档案行政管理部门要搭建全国开放档案平台，并与政府公开信息系统对接，实现资源共享，逐步把各级国家综合档案馆已开放的档案以及各级政府的公开信息上传到平台上，真正建立起方便人民群众的档案利用体系，使档案公共服务惠及广大人民群众。要建立健全档案信息公开发布保密审查制度，严格档案信息公开保密审查，确保公开的档案信息不涉及国家秘密和个人隐私。
四、建立健全确保档案安全保密的档案安全体系
（十五）加大安全保密执法检查力度。建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。县级以上各级档案行政管理部门要会同有关部门，经常对档案馆（室）进行安全保密执法检查，发现隐患及时督促整改。对发生档案安全事故的，依法追究有关领导和责任人的责任。各档案馆（室）要建立健全并严格执行各项规章制度，经常开展档案安全保密自查，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞，严防档案损毁和失泄密事件发生。
（十六）建立完善档案安全应急管理制度。各地区各部门各单位要建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，制定应急预案，把档案馆（室）列入重点保护范围，确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置，把损失降到最低限度。
（十七）切实改善档案保管保密条件。严格按照有关规范和标准加快改造或新建、扩建档案库房，进一步提高档案库房的安全防灾标准，采用先进的安全保密技术、设备和材料，改善档案保管保密条件，确保档案安全保密。
（十八）对重要档案实行异地异质备份保管。县以上各级国家综合档案馆要对同级党政机关、企事业单位、社会组织的重要档案（包括新闻类电影、电视片、照片、录音、录像等音像档案）实行异地备份保管，对重要电子档案实行异地异质备份保管，确保党和国家重要档案绝对安全。
（十九）保障档案信息安全。建立标准，采取措施，确保电子文件、电子档案长期保存和利用。按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系，推进档案信息系统安全等级保护和分级保护工作。进一步完善数字档案馆测评标准，严格执行档案安全保密管理制度，对上网文件、档案进行严格审查，严防把涉密文件、档案传输到非涉密网络上。加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理，按照涉及国家秘密的信息系统分级保护要求，严防文件、档案在传输过程中失泄密。对涉密档案、重要档案的存储介质进行检验和认证，确保长期可用。
五、加大对档案工作的支持保障力度
（二十）加强对档案工作的领导。各地区各部门各单位要指定专人分管档案工作，切实把档案工作纳入本地区经济社会发展规划，纳入本部门本单位事业发展规划和年度工作计划，列入工作考核检查的内容；定期听取档案部门工作汇报，定期进行督促检查，及时研究并协调解决档案工作中的重大问题，为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障，推动档案事业发展同经济社会发展相协调。
（二十一）完善档案事业投入机制。各级党委和政府要把档案馆建设纳入基础设施建设项目，统筹规划，统一建设。按照部门预算编制和管理有关规定，科学合理核定档案工作经费，将档案馆（室）在档案资料征集、抢救保护、安全保密、数字化、现代化管理、提供利用、编纂、陈列展览及设备购置和维护等方面的经费列入同级财政预算。加强对档案科研和教育工作的支持。加强对档案项目经费的审计督查和绩效考核，确保专款专用、科学使用。
（二十二）加强档案干部队伍建设。各地区各部门各单位要把档案干部培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用统一规划，统筹安排，为档案干部学习培训、下基层挂职锻炼、交流任职等创造条件，不断提高档案干部队伍素质；为档案部门配备坚强有力的领导班子；关心档案干部成长，切实帮助他们解决各种实际问题和后顾之忧，保持档案干部队伍稳定。要用中国特色社会主义理论体系武装档案干部头脑，鼓励他们埋头苦干、乐于奉献、锐意进取；建立科学的引才育才机制，引进和培养档案专业人才；积极运用远程教育开展档案干部继续教育，让广大档案干部接受专业培训，努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案干部队伍。
（二十三）加强档案宣传工作。充分利用各级各类新闻媒体，大力宣传档案部门贯彻党和国家方针政策的新举措、档案工作服务社会的新成绩、档案工作者投身现代化建设的时代精神。充分挖掘档案资源的现实和历史价值，设计宣传主题，创新宣传形式，推出一批有档案特色、有社会影响力、为人民群众喜闻乐见的档案宣传精品力作，为档案事业科学发展提供强大舆论支持。加强档案工作对外交流，不断提高我国档案工作在国际上的影响力。
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• 版权所有 Copyright 2011 All rights reserved.档案服务工作应以利用者的要求为宗旨
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档案服务工作应以利用者的要求为宗旨
档案服务工作应以利用者的要求为宗旨
摘要：要想最大限度地实现档案的利用价值，取得最佳服务效果，就必须掌握档案利用者的需求。本文通过对利用者的心理分析，认为档案工作人员必须有针对性地为档案利用者服务。
关键词：档案利用者；心理特点；档案服务&&&&
&一、档案服务工作要有一个明确的目标和方向
&&&& 在思想上，新时期档案工作必须坚持以马列主义、毛泽东思想和邓小平理论为指导坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的世界观坚持正确的政治方向?深入开展档案利用工作为经济建设和精神文明建设服务大胆地进行档案工作的改革。在改革过程中既要积极又要慎重要以邓小平同志指示的“三个有利于”为前提无条件地执行党关于档案开放、开发、公布与利用的方针、政策、法规坚持以社会利益为最高利益的原则实现档案工作社会效益和经济效益的最大统一确保党和国家秘密的安全维护安定团结政治上同党中央保持高度一致使档案工作的服务职能有一个正确的政治定位。
在业务上，要在信息开发和编研工作上下功夫。广泛征集各类文件，选材要精、准、全，如选题不典型。如果选材不到位，容易造成库存档案的冗杂，在查阅利用时就方便，造成人力财力物力的巨大浪费。在信息开发及编研工作上要根据利用规律及社会各项工作发展的趋势、目标提前作出预测，有目的地进行选题，突出重点，使开发的信息及编研的成果具有特色。积极利用现代化的开发编研手段开发编研出“精品”，通过最快捷的途径把最优秀、最有价值的档案信息传递给利用者为现代化建设服务。
在人员上，在生产生活的发展过程中，人是起决定作用的因素。因此，档案服务工作的好坏，服务人员的素质是关键。在档案工作不断深入发展过程中，档案工作人员要不断提高自身业务素质，与时俱进。
二、档案信息的内容要真实可靠和精准，具有权威性，档案利用者出于不同的需要，在档案利用过程中，往往产生不同的心理特点，档案工作人员必须重视他们的心理表现，才能更好做好服务工作。
&&&&&&一是急切心理。档案利用者到档案馆查阅的档案，通常都是必需的而在原单位又找不到的。因此，档案利用的最大特点就是提供原件用作凭证，这也是其他任何人或材料所不能做到的，档案查阅者到档案馆来一般都是来寻找凭证或带着明确的目的目的而来，而这些目的通常都是其他途径无法实现的，尤其是对一些实际问题的解决，如学历、科研方面的原始材料，有的还必须有准确的时间要求，一旦不能及时准确的查到档案其损失有时是非常巨大的。所以，查阅者都希望尽快查到自己所需的档案材料，在得到档案的心理上表现得比较迫切，而存这种心理的人是不分阶层，不分职业的，比较普遍。
&&&&&&二是寻求帮求助。许多档案利用者在最初来查阅档案时，通常不能正确的表达出自己的需求，或者是不能将自己的需求转变为正确的查问，也不知如何才能查找到自己所需的档案资料，这时，其渴望得到帮助的心情是十分迫切的。在这种情况下，他们总是希望档案管理人员能够最大限度地为其提供信息，甚至亲自帮其查阅。这需要档案工作人员的耐心，若馆内有的材料，尽力帮其查找，若没有的，也要做好指引服务，告诉来查阅者需到什么地方才能找到自己所需的档案、资料。满足利用者的求助心理，有助于提高档案的利用率及全社会的档案意识。
&&&&&&三是追求完美。带着此种心态来的人，主要是研究人员或编史修志的人员，工作性质决定了他们需要非常完整的并且真实的档案资料，要研究好自己的课题或编撰出一份有价值的真实的历史记载，必须利用好大量的档案、资料，其最终表现在行动上就是不但要求所需要的档案材料和自己的课题直接有关，还需要一些间接的、对所涉及的课题有辅助作用的材料。他们要求档案馆应该提供、也能够提供全面系统的档案信息。这种追求完美的心理，给档案服务工作者带来很大的困难。
&&&&四是对档案工作人员的话持怀疑态度。这种心理的人，他们对档案馆工作人员的服务诚意、态度和工作能力往往是不信任的。在遇到不能提供他们所需要的档案资料时，有时告诉其馆内没有他们所需要的档案时，而是告诉他们到某某单位去查时，他们总认为是工作人员的不负责或是怕麻烦而不让他们查，有的甚至会因此向档案人员发难，这时就需要档案管理人员要有极大的耐心和包容心，因此，不通过正常的途径利用档案，而是找关系、托人情到档案馆查档案，以期得到较好的服务。
当有些利用者的需求得不到满足时，就会加大对档案工作人员的不信任感，他们根据主观意愿，无理地要求提供大于实际需求几倍乃至十几倍的档案、资料有的利用者还坚持要查完所有的检索目录；有的利用者甚至三番五次的托领导和熟人到档案馆说情，要求查询所需档案等等。这种心理状态和作法，加大了档案工作人员不必要的工作量，打破了利用者和档案工作人员之间的和谐气氛。
&&五是心怀恶意。有这种心理人很少，但是一旦遇上损失和危害都非常大。他们到档案馆不是为了查阅档案，而是想窃取一些不应该得的的档案资料，比如说，有些人为了达到自己的利益，不顾档案法的规定，企图通过各种不正当的手段，如企图使用人际关系，让档案管理人员为其出具虚假证明等；有些人为达到解决个人问题之目的，在查档案时利用可乘之机，私自篡改、盗窃有关档案、资料对这些另有所图者，不仅应正确引导，还应严加防范，以免给档案馆造成不应有的损害。
以上谈到的这些怀着种种目的而来的档案查阅者，他们的行为和心态与档案工作人员的工作息息相关，了解和掌握这些人的心理状态，对于档案工作人员做好档案工作有很大的帮助。
三、档案人员要根据来查阅档案人群的不同需要，主动做好档案查阅的服务工作。主要应做到以下几点：
&一是要充分认识档案服务工作的重要性。
&档案利用者通常是坏着某种需要或目的或需要解决的某种问题而到档案馆查阅档案的，在很多情况下，他们都无法准确地提出具体需要某一份档案的要求，而是只能提供一个大致的方向或是某一个大概的范围，而档案馆内的档案数量种类繁多，内容复杂，使得档案查阅者很难一下子对其有一个全面、深入、充分的了解。不管他们的利用目的是什么，或对档案工作的了解有多深，但在获取档案资料时都或多或少的需要档案管理人员的协助，这就明显地体现出档案服务工作的重要性：①帮助档案利用者快速查找档案、资料，提高他们的工作效率，增强档案查阅者对档案馆及档案人员的信任感和尊重感；②可以主动为档案利用者提供所需的情报服务，如在其查不到所需资料时，向其提供其他可供利用的资料，充分发挥档案利用价值，扩大档案馆的社会影响；③在工作中善于发现档案馆管理工作中存在的问题和基础工作上的缺点，及时予以改正，有利于提高档案馆的管理水平；○4档案服务工作的需要促使档案服务人员在实践中不断充实多方面的学科知识。
提高档案管理人员的综合服务能力。档案人员要练就过硬的业务技能，档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使档案服务成为一项面向大众的服务，让越来越多的人能正确认识和利用档案。&&&&&
&&二是要充分认识档案服务工作的性。
&任何事物都具有两面性，档案服务工作也不例外，档案利用者在利用档案的过程中所产生的心理及行为，有积极的一面，也有消极的一面，这就需要档案工作者在工作中能够正确的认识和对待，也就是说，要针对利用者的心理活动，注意服务工作的艺术性。①应讲究档案利用服务场所布置的艺术性。档案利用服务场所是档案馆为利用者提供的工作环境，环境氛围的好坏直接关系到利用者的心理情绪。所以服务场所布置的整齐、大方；检索工具与资料柜等设备放置的合理、有序、便于查找；室内要经常保持清洁、充足的光照和良好的通风条件；必要的制度等在写法和张贴上应给利用者以亲切感。总之，要调动一切手段，为利用者创造一个和谐、优美、安静的宽松环境，使利用者能够在一种整洁、明朗的环境中查阅资料，做到了这些，使档案查阅者能身心愉快地完成查阅工作；②应讲究档案利用服务人员的仪表和服务用语的艺术性。档案服务人员的仪表由服饰、表情、姿态、动作等内容组成。在开展服务工作时，应注意做到：服饰整洁大方，表情热情和蔼，姿态端庄雅致，动作稳重敏捷。尤其是在与利用者的对话和回答利用者问题的过程中，应针对不同利用者的心理特征，使用不同的服务用语。如对年青的利用者答疑问题时，应语言规范，简明扼要、正确无误；对年长的利用者，应吐字清楚，语言缓慢、温和，必要时可重复多次。对存有感激心理的利用者，用语应谦虚得体，如“不必客气，这是我们应该做的等等。”对未能满足需求的利用者，用语应礼貌、客气，如“对不起，这部分档案可能在某某地方，请到那里查询。”对某些“肝火旺”的利用者，也应避其锋芒，如“请坐下，有什么意见慢慢说”，并适时的递上一杯热水，以善意的真诚去调节他们失控的心理等等。通过诸如此类的恰到好处的服务，在心理上得到一种被人尊重的满足，从而对档案服务人员产生一种信任感，达到满意的服务效果；&③在工作方法上要有艺术性。档案馆的服务方法是多种多样的，在具体运作时不是简单的一成不变的，应根据不同的服务对象采取不同的方法，如对一些初次进馆或不熟悉档案馆情况的利用者，可向他们介绍怎样快速而简便地查阅档案，对一些表达不清自己需求的利用者，可主动询问其利用目的，把握其要求，以便有的放矢的去指导或帮助其查询；对于存有急迫心理的利用者，尽量满足其“快”的需求，并及时提供准确、可靠的档案材料对于某些利用者面对几份各不相同或相互矛盾的档案材料而无所适从时，可适时的参与其利用活动，为他们在利用者和服务人员之间形成一种相互信任、相互理解的和谐关系，而且能够充分发挥档案的利用价值，真正起到档案服务部门的职能作用。
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