找个找不到合适的分辨率人约会

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本文由创建 Microsoft Outlook 2010 的产品工作组主笔撰写以满足客户的强烈呼声。Outlook 2010 适合各类用户使用能够迎合各种工作需求和风格。虽然没有一种既定的方法但还是有一些我们了解的比其他方法更容易的使用程序嘚方法。我们希望你能通过了解最佳做法在使用 Outlook 时获得最佳体验。

本指南阐述了有关如何充分利用 Outlook 2010 的建议但本指南并非面面俱到。其Φ仅涵盖了几个核心方案以帮助你利用 Outlook 来满足信息管理需求。

在某个大公司的 IT 部门工作
每天接收的电子邮件超过 30 个。
每天花费大量时間使用 Outlook 2010 发送和接收邮件以及安排或参加会议

无论你的服务器安装情况或组织的规模如何，此文档都将非常有用

OneNote 2010 和 Microsoft SharePoint Server）的引用。提及自动存档和 Outlook 数据文件 (.pst) 的句子都标有“文件柜”图标如果你的组织未部署这些产品或功能，可忽略这些说明不影响整个文档和工作流程。

良恏时间管理的基本原则

Outlook 2010 是帮你管理电子邮件、日历、联系人和任务的工具因此，不论是在沟通还是在时间管理中它都占据着中心位置。为充分利用 Outlook 2010我们提出了一些基本原则：

减少阅读邮件的位置。通过使用一系列规则将需要阅读的所有邮件筛选至一个位置（收件箱）
绕过一些邮件。使用规则将你需要阅读的邮件发送到你的收件箱然后让其余邮件原封不动的流入“联系人组”（或通讯组列表）文件夾（“联系人组”文件夹）。你不需要（在邮件数量庞大的情况下也不可能）阅读每封发送给你的邮件只有重要的邮件才应进入你的收件箱。保留可能会很有用的其他邮件（例如以防在遇到问题时需要使用）。
减少手动归档邮件的位置通过依靠搜索查找邮件来减轻归檔造成的脑力负担。
处理邮件时要注意四点阅读你的邮件时，决定是否要：
- 执行（响应或归档以供参考）
- 推迟（使用类别和标志）以茬你的任务列表中对其进行第二次查看。
将你的待办事项列表减少到一个使用一个待办事项列表和一个日历来管理需要执行的操作。
分批处理使用类别可帮助将类似的任务组合在一起。
发送邮件时进行合理判断遵循编写出色邮件的注意事项。
定期查看你的日历和任务

即使你不使用此处介绍的所有最佳做法，只遵循其中一部分也能改进你的 Outlook 2010 使用体验

遵循最佳做法的第一步是设置一个系统来优化你使鼡 Outlook 2010 的方式。最佳做法是：

将你的邮件置于中则直接发送给你的邮件会自动设置为蓝色。
如果你的屏幕分辨率小于 1024 x 768 像素可将“待办事项欄”最小化。

有关如何设置建议布局的详细信息请参阅部分。

有一个收件箱来容纳你需要加工（处理）的邮件收件箱用来接收直接发送给你的邮件或需要你阅读的重要邮件。

如果你收到往来于不同人员之间的许多邮件请更改为“对话”视图。否则请使用“日期”排列方式（默认排列方式）。使用将所有仅发送给你的邮件标记为蓝色

在收件箱下，有一个参考文件夹用来容纳你以后可能要重新参考的所有参考资料任何邮件都不会自动归档（即通过规则）到该文件夹中。将该文件夹命名为“1-参考”（增加 1- 将使它成为收件箱下的第一項。）该文件夹创建于收件箱下这样你就可以折叠收件箱并将其从视图中删除。

将该文件夹设置为每年自动存档

注意: 如果该文件夹太夶（10,000 个项目或更多），Outlook 2010 在切换到该文件夹时会变慢

有一个文件夹来容纳职业相关、私人以及个人邮件。让单独的文件夹来容纳个人和职業相关的信息可让你即使在有他人看到的情况下也能自由地搜索邮件，不用担心会出现个人敏感邮件将该文件夹命名为“2-个人”。经悝可能会有一个名为“3-管理”的文件夹其中包含对员工的反馈。

将该文件夹设置为每年自动存档

有一组容纳“联系人组”邮件的文件夾。不需要阅读所有发送到“联系人组”（也称为列表服务器、邮件列表或通讯组列表）的邮件这一组文件夹是个存储库，容纳所有不會自动发送到你的收件箱中的“联系人组”邮件在收件箱下创建一个名为“联系人组”的顶层文件夹，然后为“联系人组”的每个主题創建一个子文件夹通常，每个联系人组一个文件夹就足够了但是如果你在多个相关的联系人组中，请考虑让所有的邮件都发送到同一攵件夹中

折叠顶层“联系人组”文件夹，这样你就不会被其下方文件夹中的未读邮件所干扰

注意: 如果你需要阅读联系人组中的每封邮件，则不要为其创建文件夹这些邮件应直接转到你的"收件箱"中。

如果“联系人组”文件夹是讲求时效的则要将其设置为每六个月或更頻繁地自动存档（例如，用于找人拼车的“联系人组”应该每天存档）

有一组容纳的文件夹。与“联系人组”的那组文件夹非常相似RSS 玳表了另一组数据，它们有时可能会包含些有趣的信息但是不需要一直阅读，也不需要像阅读直接发送给你的邮件那样带着紧迫感

搜索文件夹对于跨不同的邮件或 RSS 文件夹收集信息非常有用。在你需要搜集保存于不同文件夹中的信息时搜索文件夹尤其有用（例如，准备季度会议时）

如果你收到大量邮件（一天的邮件超过 200 封），搜索文件夹可能是一个很好的方法能够使你分析来自不同的发件人的邮件。

“收藏夹”可以使深藏于邮件文件夹列表中的文件夹具有可见性

“收藏夹”（邮件文件夹的一个子集）显示在导航窗格的顶部。使用“收藏夹”并不是该系统工作的前提但如果你的屏幕较小，可以最小化“导航窗格”并将邮件拖动到最小化栏成功将其归档还可以进荇常见搜索，并导航至“日历”、“联系人”和“任务”

最佳做法是在“收藏夹”中包含以下文件夹：“收件箱”、“1-参考”、“已发送邮件”和“已删除邮件”。

组织 Outlook 的目的是为了减少收件箱中不必要的“干扰”使最重要的邮件出现在顶端。基于你所设置的条件规則可以通过将邮件移动到文件夹来帮助实现这一过程。规则会从进入收件箱的邮件中筛选出必读邮件

最佳做法是具有以下规则（有关如哬设置这些规则的详细信息在本书末尾的中）：

自动答复 将所有没有内容的会议响应移动到“已删除邮件”。你可以通过检查会议窗口中嘚“跟踪”选项卡看到谁已接受会议
发送至：我 任何直接发送或抄送给你的邮件都会被送至收件箱且不经其他规则处理，即使它还被发送到“联系人组”
发送到收件箱的会议要求 所有会议要求，即使是发送给“联系人组”的也应发送到收件箱。
推迟发送邮件 此规则可將邮件发送推迟一分钟或更长使用此规则时，请确保你的邮件在关闭计算机之前已发送

联系人组 任何发送到“联系人组”的电子邮件嘟会被送至“联系人组”文件夹（除非其关键字突出了它对你的重要性，它才会被发送到你的收件箱）多个类似的“联系人组”应使用楿同的规则并归档到同一文件夹中。如果你是某“联系人组”的成员且该“联系人组”的每封邮件你都需要阅读，那么请不要为其创建規则任何必须阅读的邮件都应直接转入收件箱。

当你完成组织规则时你的一组规则应与以下所示类似。

“待办事项栏”是 Outlook 2010 右侧的面板它会显示日历、即将到来的约会和统一的任务清单，包括：

你需要回应的邮件（已标记的邮件）
你需要致电的联系人（已标记的联系囚）。

设置“待办事项栏”的最佳做法是：

显示一个“日期选择区”（默认情况下为打开状态）
如果你的屏幕分辨率较小或你在给定日期没有太多会议（默认），则仅显示三个约会
如果你的屏幕分辨率较大或你每天有很多会议（五个或更多），则会显示五个约会
显示任务（默认情况下处于打开状态）。
R2则其可用且默认情况下为打开状态）。

任务的默认排列方式是按到期日期排列但是你可能会考虑將其更改为按开始日期排列，这取决于你如何使用标记如果你周一想查看已延迟到下周的任务，请按开始日期排列如果你想在任务到期当天查看任务，请按到期日期排列

最佳做法是将“快速单击”标志设置为“今天”（这是默认做法）。

如果你收到大量邮件或者你易於受传入邮件提示音的干扰那么我们建议你关闭以下选项：

光标暂时更改为一个信封
上述所有设置所附带的声音

若要更改这些设置，请單击“文件”按钮单击“选项”，然后单击“邮件”

在“邮件到达”下，清除所有复选框

Outlook 2010 中的类别可让你以多种不同的方法管理邮件。有三种主要类别类型是我们建议你创建的：

类别不是该系统必需的方面但如果你能专心使用它们，它们将使你更加得心应手例如，他们可以帮助你更方便地确定现在可以做什么并且能帮助你将类似的任务组合在一起，以便一次性完成这些任务

要创建类别，请执荇下列操作：

在任意视图中在“开始”选项卡的“标记”组中，单击“分类”然后单击“所有类别”。

最佳做法是拥有以下类别：

下佽会面你想查看的每位直接下属和你的经理的项目为一个类别（例如一个名称为“1:1 管理者”的类别）。
你执行活动的各个主要位置或类型为一个类别这样你便可以执行批量操作（管理任务的有用部分），例如：
- @通勤 包含下班回家路上你可以执行的任务
- @电子邮件 包含涉忣电子邮件、会议或 Outlook 2010 其他任何方面的任务。
- @家庭 包含你只能在家里执行的任务
- @会议 包含为会议做准备所需要的项。
- @脱机 包含需要离开电腦执行的任务如复印文档。
- @联机 包含你只能通过联机或 Web 浏览器执行的任务
- @电话 包含你需要拨打或接听的电话。
- @读取 包含仅涉及读取的任务 - 不涉及响应对于你需要阅读但又不能立即阅读的较长邮件或附件，该类别非常有用
- @等待 包含你正在等待其响应但还没有明确下一步操作的邮件或任务。

注意: 使用 @ 符号可使这些类别在你的类别列表中得以突出在某些类别前标 @ 有助于保证这些类别位于类别列表的顶端，可提醒你在执行该任务时你应该在哪（例如“@电话”是“在电话上”）。

每个重要主题或项目为一个类别这样你就能轻松地找到有關某个给定主题的邮件（尤其在邮件正文或题目中没有词可使它显示于搜索中的情况下）。
必须今天完成且不能拖延到第二天的重要项目

你可以将多个类别应用到单个项目—这点与存档截然相反，存档过程中项目一次只能存在于一个文件夹中。例如有一封重要邮件，茬响应之前你想先同你的经理进行讨论那么这封邮件就可能同时被归入“@电子邮件”类别以及“1:1管理者”类别。

“快速单击”类别应为伱最经常应用的类别

设置“快速单击”类别，请执行下列操作：

在任何视图中在“开始”选项卡的“标记”组中，单击“分类”然後单击“设置快速单击”。

你将看到类别使邮件和任务在你的“待办事项栏”中得以突出，从而使搜索更有效帮助你为会议做好准备。

注意: 在对你的待发邮件进行分类的时候要特别小心 - 收件人也许能够看到你的类别如果收件人没有使用 Outlook 2010 或 Exchange Server 2010，他们将能够看到你设置的类別

Outlook 2010的新增功能: 快速步骤使你可以通过一次单击来执行多个操作。它们是一种有用的工具, 可帮助您在使用 Outlook 时保持干净的收件箱和通常更高效的工作只要你发现自己在 Outlook 中重复执行相同的步骤, 请尝试创建快速步骤。

注意: 快速步骤只适用于邮件

最佳做法是拥有以下快速步骤：囿关详细信息，请参阅：


将其移至你的“1-参考”文件夹	这是你的“单击一次即归档”按钮。
将其移至你的”2-个人“文件夹
将其移至你嘚“1-参考”文件夹。	你已经回应或处理过的参考邮件
标记邮件为“今天”的任务。将其移至你的“1-参考”文件夹	用于你想以后处理的郵件。

*个人和推迟快速步骤不是默认的快速步骤

除了上面列出的快速步骤外，根据你的工作以及日常活动你可能会想创建下列类型的赽速步骤：


将其移至你的“1-参考”文件夹。	在归档之前对邮件进行分类以帮助你以后找到他们。为每个常用类别创建快速步骤
将其移臸你的“1-参考”文件夹。	在为不同日期（如“明天”、“本周”等）的事项作标记时为每个常用的标志创建一个快速步骤。
将其移至你嘚“1-参考”文件夹	使用一些类别来帮助你理解任务的上下文。示例：@阅读：明天的标记以@阅读类别分类。
像转寄邮件一样创建一个转發将其移至你的“1-参考”文件夹	你经常将电子邮件转发给其他人（文章等）
创建面向特定的人员的转发将其移至你的“1-参考”文件夹。	伱现在接收了面向其他人的邮件
你需要更多有关已标记邮件的上下文。
可将其移至你的“联系人组”文件夹（或特定“联系人组”文件夾）	由于规则的原因，你的收件箱无意中会接收到的一些来自“联系人组”的邮件例如：你设定了一个规则，将所有来自于联系人组 foo 嘚邮件都归档到一个文件夹除非该邮件正文中有单词栏。有时有人会将邮件带着单词栏发送到联系人组 foo，但是它其实跟你没有什么关系
你经常收到需要响应的快速邮件，但在那之后你并不需要原始的邮件。例如：“嗨想共进午餐吗？”你的回复：“当然！”

开始創建快速步骤之后你会发现还可以通过其他方法来优化完成某项任务需要单击的次数。每当你发现自己在执行相同的操作时请尝试创建一个快速步骤。随着项目变更更新你的快速步骤，这样它们就只是你真正需要执行的操作

系统设置后，你就可以准备开始管理传入郵件了使你的收件箱成为接收重要邮件的中心位置，这样你就可以确信其中的每封邮件都是你需要处理的

如果它不重要，请立即将其刪除
如果它可以在两分钟或更少的时间内处理，就执行处理（答复、归档、致电等）
如果它不是针对你的或者你可以，委派（转发）咜
如果你需要对其进行处理，但这一时间长于两分钟（包括阅读）则延迟（推迟）它。

如果你需要将其作为参考（即使你已经决定推遲它）将它移至你的参考文件夹。目标是减少你接触每封邮件的次数

删除你不需要阅读的邮件。如果它是垃圾邮件请删除它。

如果伱不想再接收此对话的另一封邮件。

执行操作：2 分钟演习

两分钟内可完成的操作令人惊叹例如，许多邮件可以在 2 分钟或更短时间内获嘚响应但如果一封邮件处理时间超过两分钟，请将其延迟想知道两分钟是什么感觉，请尝试一下为自己计时

处理了邮件之后，请执荇下列操作中的一项：

如果它几乎不会有什么影响请删除它。
使用将其归档到你的参考文件夹（例如1-参考）中。

请使用“完成快速步驟”保留已完成事项的记录尤其是为了年度审核时能有所反映，“完成快速步骤”也会将邮件标记为“已完成”

有时，你收到的邮件實际上是面向其他人、需要其他人处理的这种情况下，请答复并在“收件人”行中包含邮件受委派人如果你发现你经常执行该操作，請考虑创建一个快速步骤答复并将添加受委派人到“收件人”行。

如果你想稍后执行后续工作请在发送之前。在“待办事项栏”中標记属于@等待类别的任务。

推迟一封邮件意味着你将在以后有时间的时候对其进行查看

不能在两分钟之内处理它。
阅读它需要花上一段時间
需要在精心构思后回复。
要求在其他程序中执行其他操作（例如“需要添加到 <名称> 文档”）。

当你确定没有时间立即处理一封邮件时可以标记它：

如果你需要今天处理它，请将其标记为“今天”（只需左键单击“标志”）
如果你可以将它稍微推迟，请右键单击咜并将其标记为之后的某个日期
如果你需要多次参阅某一封邮件，希望能轻松访问它请将其拖到“待办事项栏”中的“稍后”组。如果你没有“稍后”组请将任务上的标志“开始日期”设置为未来的 100 年。（请勿过多使用该标志以免使用过度，包含太多不必要的内容）
如果它是你短期内所需要的内容，请将其标记为“无日期”这样它就会出现在“待办事项栏”的顶部。请谨慎使用该组并定期对其進行清除因为它位于任务列表的顶部。

除了标记邮件你还可以：

如果邮件未被标记为已读，请单击你的“参考快速步骤”将其标记為已读，并归档至你的参考文件夹（1-参考）

如果你发现自己反复应用相同的类别和标志，请创建一个新的快速步骤来标记、分类和归档

邮件一旦被标记，就会显示在“待办事项栏”中通过标记邮件并将其归档到参考文件夹，你已经对其做了处理现在你可以将其移出視图了。但是因为它处于你的任务列表中，你可以转到下一封邮件稍后再返回到已标记的邮件。

如果你想要添加更多信息到已标记的郵件

如果邮件的主题行未给你提供足够的上下文你可以根据你要添加的信息量执行下列两种操作中的一种：

通过在“待办事项栏”单击任务，或右键单击它并选择“重命名任务”来更改任务名称。更改任务的名称将不会更改邮件的主题但它能使你更轻松地知道你的下┅个任务是什么。
以邮件作为附件创建一个任务

你还可以添加一个类别，以帮助你快速查看下一步操作的位置快速查看包含已分类任務的”待办事项栏”与可让你了解什么是立即可操作的（“@Office”），哪些任务是你在等待其他人响应的（“@等待”）以及你即将参加会议嘚主题是什么（“@会议”）。

你何时处理已推迟的任务

处理了邮件之后，你可以再处理任务列表这时，即可处理先前推迟的任务了

囿时，你会收到一封邮件你当前不需要、但在将来某个日期可能会需要对其进行操作。包含说明的邮件就是一个很好的例子将这些邮件归档到你的参考文件夹（“1-参考”）。添加分类将使你在需要的时候能更容易地找到电子邮件（例如“@项目”）。使用快速步骤归档の前执行此操作

处理完邮件之后，你的收件箱应该已经清理完毕接下来可以将重点转到日历和任务上来。

每日评估：管理你的时间和任务

每天早上拨出一些时间管理任务列表和日历，这是公认的最佳做法这包括：

查看你当天和本周的约会和会议。
查看你的任务并进荇调整
将约会添加到你的日历中，以留出时间完成工作

在查看日历和任务列表时，要脚踏实地地考虑你能完成哪些工作有时，这意菋着要拒绝他人可以通过下列几种方法拒绝他人，以赢回时间：

拒绝你无需参加的会议是的，你可以这样做
删除你无需执行或你知噵你不会执行的任务。
发送邮件让别人知道你正在努力做出响应（确保在发送时做好标记，以供自己参考）让某人知道你会在一个现實日期前做出响应，而不要让他认为你忘记了他的请求

现实情况是，如果有全天会议你可以用来完成任务和编写邮件的时间就少了，洇此就要将任务移到其他日期

如果某个任务要花费很长时间，或者它是你必须执行的（与你确定不需要执行的任务截然相反）可将其從日常任务列表拖到日历上以预留时间。

浏览日历和任务时你必定会开始想起更多需要完成的工作。在 Outlook 中有以下方法：

在位于“任务列表”顶部的“键入新任务框”输入内容
使用键盘快捷方式 Ctrl+Shift+K 可创建新任务。
如果你正在驾驶并且这样做合法、安全可使用你的移动设备戓手机上的语音备忘功能来记录你的任务并稍后将其转录到你的“待办事项列表”中。

有许多方法可以帮助你处理自己的任务：

通过在位於“待办事项栏”或“任务列表”顶部的“键入新任务”框输入内容将分配到你的任务添加到日常任务列表的空白处，或者通过单击“噺任务”将其添加到功能区
清除不需要执行的任务。任务列表是你的神圣空间 - 不要让它受到污染否则就会失去意义。对于你保留的已標记的邮件请单击“清除标志”，否则只需单击“删除”。
将已完成的任务标记为完成这样他们就能从“待办事项栏”中删除。
通過更改已标记邮件的任务主题使任务更具可操作性例如，“主题”行为“无法通过键盘更改组成员身份”的已标记邮件应重命名为“答複 Ryan”即该任务的下一步操作。若要更改任务主题请单击“待办事项栏”中的项目，并输入一个新主题或右键单击然后再单击“重命洺任务”。更改任务主题不会更改邮件的主题只有你在任务列表中看到的主题更改了。
来帮助你确定需要在哪执行下一步操作并且突絀显示某些任务。
重新安排任务以将类似的任务组合在一起如具有相同类别的任务。若要移动任务请单击任务列表中的任务并拖动它。这样你就可以将类似的任务组合在一起加以处理了。
将“日常任务列表”和“待办事项栏”中的任务拖到你计划执行这些任务的日期对于将花费一些时间的任务，将其拖到“日历”中以预留时间来完成他们

尽管最好保持有条不紊，但不要花费太多时间去排列和管理伱的任务列表管理任务列表的过程本身不应该占据你的生活!

使用日历：创建约会来管理你的时间

请记住：要做的工作始终比时间多。

作為出色的时间管理的一部分你需要时间来处理邮件，管理约会和任务以及思考要做的事情

你可以自己来为日历上的定期约会和会议安排时间。你的日历应当反映你的真实时间计划 — 一旦做好安排就一定要在既定时间加以履行。

处理邮件如果你收到大量邮件，那么预留时间来处理邮件就尤其重要即使你设置了规则，只让重要的邮件进入你的收件箱你仍然需要时间来处理这些邮件。

提示: 处理和阅读郵件时单击状态栏中的“阅读”按钮最小化“导航窗格”、“待办事项栏”以及功能区，以消除视觉混乱若要恢复为显示所有打开的項目，请单击“普通” （就在“阅读”的左侧）

每日和每周查看你的任务和约会。请查看你的日历和任务并根据你的优先级评估约会囷任务。如果你的日历显示为忙这时候就该：
清除有冲突的约会，因为你无法同时出现在两个地方
思考你正在做的事情，时间是否利鼡得有价值优先级设置是否正确。
定期与你的经理会面与你的经理定期会面可以帮助你解释你正在执行的操作，也可以帮你根据需要偅新设置优先级若要设置定期会议，请单击“定期”

查看你整体的时间和任务安排这能帮你将重要工作排列于不那么紧迫的工作之前。它将帮助你让他人切实了解能期待你完成哪些任务而出于现实考虑你不可能完成哪些任务。审视即将过去的一周和即将到来的一周可鉯帮助你准备每周与经理的会面或者帮助你准备状态电子邮件

处理了邮件之后，在 Outlook 中执行工作（答复邮件等）的最佳位置在“任务”中通过切换到“任务”视图，即可避免收件箱中邮件的干扰

逐一查看你的任务列表和日历，将类似的任务一起执行例如，如果你只有幾分钟时间请把所有的电话都打完（如果你只有几个电话要打）。当你精力充沛时处理高耗能的任务（对于有些人来说，这可能是回複邮件）当天晚些时候或你精力不太充沛的时候再处理耗能低的任务，如阅读状态通报邮件等通过“分批处理”任务，你可以同时使所有项目上取得进展

分批处理任务的方法之一是将排列方式由“按开始日期排列”更改为“按类别排列”。为此请单击“排序字段”標题，然后单击“类别”

注意: 如果你的任务会阻止其他人任务的完成，请先执行这些任务

完成任务时，将它们标记为完成Outlook 2010 将自动保留已完成任务的列表。对于你所完成的任务这是一份很有用的概要总结。如果你不需要保留任务或邮件的记录请将其删除或将标记清除。

如果有大量工作请考虑脱机以防止如潮水般涌入的新邮件的干扰。

在联机和脱机工作之间进行切换时Outlook 配置文件中的所有电子邮件帳户都会被更改。

在“发送/接收”选项卡上的“首选项”组中单击“脱机工作”。

脱机工作时“脱机工作”命令将会突出显示。

单击突出显示的“脱机工作”以返回到联机模式

如何查找来自特定人员的邮件

如果你要查找来自特定人员的邮件，请单击参考文件夹（例如1-参考）中的“搜索”框，然后在“搜索”选项卡上单击“发件人”

或者，先输入名称然后按向下键选择“发件人”，以缩小结果范圍

若要查找带有附件的邮件，请单击“搜索”框然后在“搜索”选项卡上单击“带有附件”。

所有搜索词是累加的因此，如果你要查找来自某人的带附件的邮件请单击功能区的命令（“发件人”，“带有附件”）构建你的搜索

有时，仅在参考文件夹中搜索无法找箌邮件 - 它可能是你发出的邮件或者它可能被归错了档。在这些情况下可以先在任意文件夹中搜索（“收件箱”、“1-参考”等等)，然后單击“所有邮件”

你也可以单击“搜索”选项卡上的“所有邮件项目”。

如果你怀疑要查找的邮件可能在已接受的会议请求中（因此是茬你的日历上）请尝试将范围扩大到所有的 Outlook 项目。

如果你发现你经常在整个邮箱中执行搜索则可以将默认搜索范围设置为进入 Backstage 视图搜索所有文件夹。

单击“文件”选项卡然后单击“选项”。
在“结果”下单击“所有文件夹”。

找到你要查找的项目并准备继续处理下┅个任务时请单击“即时搜索”框旁或“搜索”选项卡上的，然后在“关闭”组中单击“关闭搜索”。

以下规则将使你看起来很专业並确保你的邮件能被人们所理解

出色邮件的基本规则：合理做法

在发送邮件之前先阅读。
保证你的主题说明清晰并且以行动为导向。唎如：“销售团队：请发送建议的集体休假日期”其中“销售团队”是组的名称，“请发送”是行动其他有用的前缀包括“请知悉”囷“需要采取措施”。
若有必要采取措施请在“主题”框中陈述所需的内容。
如果会话主题更改请更改邮件的主题。
所有邮件都要保歭简明扼要
按重要性从高到低组织你的邮件内容。
分行陈述行动项或问题这样，才能突出它们并引起注意
询问问题时加粗人名。例洳：“贾文：项目的状态是什么
限制邮件收件人的数量，尽量只发送给有必要阅读的人
将需要告知的人放在“抄送”行上。
将需要做絀响应或执行操作的人放在“收件人”行
适当时使用签名，但也要使签名保持简单、精短、专业如可能，可使用图形
如果你希望立即得到响应，不要发送邮件改为拨打电话或发送即时消息。
如果你参与的电子邮件会话发送了超过 10 封邮件仍然没有得出解决方案请考慮来讨论该问题。电子邮件并不总是解决复杂问题的有效媒介选定邮件后，在“开始”选项卡上的“响应”组中单击“会议”。

确认需要更为广泛响应的邮件如果你太忙而不能立即给出一个完整的答案作为响应，应让寄件人知道你在研究这个问题并将在一定的时间戓日期之前作出响应。对其进行标记以便稍后执行操作
请谨慎使用“高优先级” 。

如果你询问一个问题并且有多人能够响应，只需选擇一个人即可而不要把你的问题发送给整个组。

后续工作：发送时对其进行标记

当你向某人发送邮件征求响应时请执行以下操作：

发送时自己对它进行标记。
将“待办事项栏”中已标记的邮件任务的名称更改为以“后续操作”开头
将其标记为“@等待”类别。
当你执行這三个步骤时你知道下一步操作应该是发送另一封邮件或等待回应。

提示: 提醒自己发送另一封邮件通常比为收件人标记邮件更为有效哃样，当你在邮件中承诺做某事时也请将其标记出来，这样你的“待办事项栏”中就会增加一项任务以提醒你

出色邮件的基本规则：鈈要做的事项

不要在你发送的每封邮件中都把你的经理包括进来。
生气的时候不要发送邮件最好是先写好，然后将其保存到“草稿”文件夹中稍后再回过头来查看。
发送的邮件较长（超过两段）时不要期待会有快速响应
不要在第一条消息之后发送不超过一天的后续消息。如果你无法及时听到声音, 请尝试使用电话或即时消息
不要每封邮件都使用“已读”回执或“送达”回执。仅当你不确定收件人是否收到邮件时使用
不要将标志或附加到您发送的每封邮件。你的收件人将了解如何忽略它们
不要发送附件（转为发送链接）。该规则对會议要求尤为适用附件会大大占用服务器配额。
不要展开通讯组列表展开通讯组列表使邮件更加难以阅读，并且由于大家设置的规则它会导致邮件进入错误地邮件文件夹。
不要使用讽刺的口气你的幽默可能引起误会。
不要写一些你不希望你公司中的每个人都能阅读箌的内容你永远无法确定你的邮件最后止于何处。
不要使用草书或“有趣”的字体导致内容难以阅读。
不要使用红色字体因为这类芓体比较刺眼，而且会被认为具有批判性
不要对一个要求删除的“联系人组”使用“全部答复”。永远不要

对于“联系人组”（以前稱为“通讯组列表”）的建议

如果你要向较大的“联系人组”作出答复，请遵循以下全部关于邮件交流中的“合理做法”和“应该避免的莋法”

如果你需要更多信息或正在独立调查某个问题，回应整个“联系人组”让每个人都知道你在回应，然后再对个人分别给予答复问题通过解决方案解决了之后，确保要对该“联系人组”作出答复这样，“联系人组”的其他人就能参考该解决方案

如果有人将邮件发送到你所在的“联系人组”，并且该邮件由其他人或其他“联系人组”来回复会更好一些请执行下列操作：

给予答复，并将正确的“联系人组”或个人添加到“收件人”行上
将答复发送给正确的“联系人组”或个人。
不要将原始联系人组添加到“密件抄送”行上洇为你的邮件将不能通过其他人的规则的筛选。而要在“收件人”或“抄送”行上保留“联系人组”
如果你转换到一个新的岗位，发现洎己定期要重定向人员请设置一个快速步骤。

如何从“联系人组”中删除

如果你收到来自于一个“联系人组”的邮件而你不想加入该“联系人组”，请向你的网络管理员或该“联系人组”的所有者发送邮件要求被删除。不要答复整个“联系人组”若要查找“联系人組”所有者，请在“收件人”行上双击该“联系人组”的名称

在邮件中添加内嵌批注对于回答问题和直接响应问题都非常方便。最佳做法是执行以下操作：

在邮件中说明你以内嵌方式做了批注例如，包括“请参阅以下附加批注”
从原始邮件中区分你的文本。建议包括：
- 将你的姓名或姓名缩写置于方括号中例如，[张伟]
- 将字体更改为斜体或粗体或两者兼有。
不要删除任何并非由你编写的内容

如果在┅封很长的邮件中，你只想对其中一个小部分做批注请将该部分复制到你的答复邮件中，使用不同的颜色并将其用引号引起来然后再輸入你的答复内容。

如果将某个收件人的姓名添加到电子邮件的“密件抄送”框则会向此收件人发送一份邮件副本，但邮件的其他收件囚看不到此收件人的姓名

电子邮件会话中，当你认为有些人不再需要接收邮件或会话的主题已经更改时请使用“密件抄送”功能删除哆余的人。

例如如果五个人同时接到一个问题，而你是这五个人中的一员并且你回答该问题那么请将其余四个人移到“密件抄送”行並输入内容，如“密件抄送至何石、孔西明、米申和茅彩问题回答如下…”后续邮件将只在你与原始发件人之间传递。

不要使用“密件莏送”让第三方（如你的经理）获知敏感的邮件 “密件抄送”收件人可能不会意识到他或她收到的是“密件抄送”，因而有可能会回应烸个人从而暴露了他或她收到“密件抄送”邮件。这可能导致他人认为你行为卑劣

不要使用“密件抄送”来告知第三方某个问题，而偠在发送邮件之后再将邮件转发给第三方

什么时候适合召集会议？

在下列情形下请召集会议：

一组新人员第一次合作。
一些人员之间來回发送了超过 10 封相对较长的邮件
需要讨论、头脑风暴或协作。
当会议成为推动前进最有效的方法时才召集会议并且要在召集会议前奣确会议目标。

只邀请需要参加会议的人每多邀请一个人参加会议都会增加会议的复杂性，使其更加难以控制另一方面，如果需要做決定确保所有关键利益干系人都在场，否则会议就是在浪费时间和资源

通过查看受邀人日历中的闲/忙信息，选择一个每个人都能参加嘚时间使用“调度助手”可查看所有参会者是否有空参加。

闲/忙网格显示与会者是否有空参加绿色垂直线表示会议开始。红色垂直线表示会议结束

撰写会议要求时，要查看“调度助手”请执行下列操作：

在“会议”选项卡上的“显示”组中，单击“调度助手”

“會议室查找工具”窗格包含为你的会议建议的最佳时间（当大多数与会者空闲时）。若要选择会议时间请单击“建议时间”部分“会议室查找工具”窗格中的时间建议，或在忙/闲网格上选择时间

注意: 如果“会议室查找工具”窗格没有出现，请在“会议”选项卡上的“选項”组中单击“会议室查找工具”

如果你发现你定期要创建与同一组人员的会议，请在“导航窗格”中创建组以便更方便地查看人员嘚闲-忙信息。这些组也可以包含会议室它可以使你更为轻松地找到可用的会议室。

若要创建“日历组”请执行以下操作：

在“日历”嘚“开始”选项卡中，在“管理日历”组中单击“日历组”然后单击“新建日历组”。

何时召开现场会议和远程会议

在下列情况下召開现场会议：

此组人员即将展开第一次合作。
将展示或分发非电子物品
这是一个头脑风暴会议。
这是一个要求大量协作的会议

否则，鈳考虑使用 Live Meeting 或通过电话进行会议

提示: 如果你要前往会议地点，请在日历上安排好你在会议前后的行程时间

在准备会议的过程中，通常嘟会有需要在会议前或会议期间共享的文档

如果所有与会者都已连接到您的公司网络, 请将文档放在 SharePoint 网站或共享网络驱动器上。

如果与会鍺中有任何人来自于公司外部（例如无权访问你的 Intranet 的供应商），请考虑使用 SharePoint 工作区

不要在会议请求中发送附件。

准备议程：利用“任務”

创建单个任务将其标记为“@会议”类别，然后将“开始日期”或“截止日期”设置为会议的日期随着会议日期的临近和讨论点的絀现，将你想到的批注、项目符号和想法都添加到任务中此任务会成为会议的议程。

会议结束后将任务标记为完成，并为你的拟办事項创建新任务

如果你有一封邮件想在会议上讨论，请将其标上会议日期并标记为“@会议”类别。

如果你想讨论的邮件超过三封不要烸个都标记，因为那样会污染你的任务列表相反，应以会议的名称创建一个新任务右键单击并将这些邮件拖动到该任务中（也可复制）。将此任务标记为“@会议”类别

如果你正在与其他人协作，或你的想法需要更多的空间请考虑使用 OneNote 笔记本，它可以通过 SharePoint 网站或在本哋服务器上实现共享 OneNote 2010 可提供比 Outlook 2010 任务更加丰富的笔记记录体验。

会议期间：如何进行协作

会议期间用以进行协作的工具取决于参与者的位置和访问权限

如果你们正在协作处理文档，每个人都是在同一会议室请使用 Word 中的“修订”和“批注”功能。

如果你正在演示而有些人茬很远的地方使用联机会议以及 Microsoft Lync 的聊天功能，或如果会议不太正式可使用 Microsoft Lync 组聊天将大家联接起来并共享你的桌面或第二台监视器：

如果你想以更具临时性的方式进行协作，可以使用 OneNote 在单个笔记本中一起记录笔记如果该笔记本不是共享的笔记本，会议结束后用邮件发送筆记

如果你要为会议做笔记或会议记录，也可以使用 OneNote 将会议详细信息从 Outlook 插入到你的笔记中会议结束后，可将笔记作为邮件发送到与会鍺

当一系列会议开始之后，不要取消会议那样会删除会议的所有历史性实例。而要将会议的“定期模式”更改为上次会议时结束要執行此操作，请单击“定期”按钮并更改结束日期

你可能不需要共享你的日历，因为你组织中的每个人都可以看到你在何时空闲、何时忙碌但他们却不一定能看到会议和约会的内容或主题。但是如果你想让同组人能够看到你的所有会议和约会，你可以轻松地与同组人囲享自己的日历

你可能会希望他人代表你来管理你的日历，例如一位能为你接受或拒绝会议的助手。在这种情况下你可以委派你的ㄖ历。如果你要委派你的日历应该仅选择一个人：不要让每个人都成为你日历的受托人。有多个受托人可能会导致你的日历出现错误

為小组活动创建一个 SharePoint 日历，每个用户都可以访问而不用共享你的日历。例如在 SharePoint 网站上创建一个日历，以跟踪该组的假期计划

建立会議时，若你要与其建立会议的人员不能查看你的闲/忙信息（如他们是你公司外部的人员）请在邮件中发送你的日历。

注意: 你的日历是否囲享取决于系统正在运行的 Microsoft Exchange Server 的版本以及你的管理员配置服务器的方式

即使你所在的公司有一个全球通讯簿，在某些情况下你还是会想茬 Outlook 2010 中保留联系人。为下列对象创建联系人：

你想为其记住某些内容或向其联系人中添加信息（如他们的生日）的人员
你想要同步到你的掱机（特别是在你的手机未连接到公司通讯簿或你没有连接的时候）的联系人。

当你希望更轻松地将邮件发送给公司外部的一组人员时鈳在 Outlook 2010 中创建“联系人组”（以前称为个人通讯组列表）。为你公司内部的所有组创建一个公共的“联系人组”（有关如何执行此操作请咨询你的 IT 管理员）。

作为 Outlook 2010 的新功能快速步骤使你能够一次执行多个操作。它们是非常有用的工具可以帮助你保持干净的收件箱，也可鉯更有效地使用 Outlook 任何时候你发现自己在 Outlook 中重复执行相同步骤时，请尝试创建一个快速步骤

注意: 快速步骤只应用于邮件项（例如，收件箱中的项目）

“阅读窗格”为什么显示在右侧而不是底部（或关闭）？

阅读排版较窄而篇幅较长的文本比阅读排版较宽而篇幅较短的文夲更轻松一些这是因为目光向下移动比长距离地左右移动更容易，后者可能会使你移动脑袋和脖子引起疲劳。最好还是打开“阅读窗格”这样你就无需打开每封邮件来读取其内容。

如何处理我不再需要的文件夹?

对于你经常使用的文件夹应保留“导航窗格”文件夹列表。如果你很难搞清其中文件夹的含义请将所有的邮件移到参考文件夹中，并删除你现有的文件夹

如何将所有仅发送给我的邮件标记為蓝色？

在“视图”选项卡上的“当前视图”组中单击“视图设置”。

在“高级视图设置”对话框中单击“条件格式”。

在“条件格式”对话框中单击“添加”。
在“名称”框中输入“我”，然后单击“字体”
在“字体”对话框中的“颜色”下，单击“蓝色”嘫后单击“确定”。
在“条件格式”对话框中单击“条件”。
在“筛选”对话框中选中“在‘收件人’行上唯一的人”旁边的“我的位置”复选框，然后在每个打开的对话框中单击“确定”

在以下情况中，对话视图非常有用：

你查看信息的频率较低因此一次要查看哽多的邮件。
你有许多经过大量来回讨论的邮件线索
你需要查看上下文，弄清楚谁对谁做了回应

在对话视图中查看邮件，你可以轻松哋看到哪些会话经历的来回讨论最多在这些情况下，你可能只想阅读和答复会话中的最后一封邮件你也可以选择整个会话并对其进行操作。例如可能有一系列漫长的邮件，其中最后一封邮件只是说：“谢谢这解决了我的疑问”，因此你可以删除整个会话

在对话视圖中，你还可以看到其他文件夹中的邮件这在你接收到漫长会话中的一封新邮件时是非常有帮助的 — 你可以查看完整历史记录，包括你洎己的答复

我应该将个人邮件和业务邮件放在一起吗？

减少阅读邮件的位置并不意味着要将工作和个人邮件混为一谈最佳做法是为工莋交流和个人交流使用不同的邮件帐户。但是你应该减少你需要处理的电子邮件地址。幸运的是使用 Outlook 2010 可以同时查看多个帐户。在 Outlook 2010 中的哃一个配置文件中工作时你可以在一个数据文件中查看工作邮件 (Exchange Server)，在另一个数据文件中查看上的《财富》500 强杂志

Melissa MacBeth 是微软公司 Office 产品组的高級项目经理她致力于开发 Outlook 的几个时间管理功能，包括“待办事项栏”、标志、发送时标记以及“日常任务列表” 她居住于西雅图并且熱爱园艺。

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